Develop project management plan

Lập kế hoạch quản lý dự án (develop project management plan) là quá trình định nghĩa, chuẩn bị, và phối hợp toàn bộ các thành phần kế hoạch và tích hợp chúng thành kế hoạch quản lý dự án tích hợp (integrated project management plan). Lợi ích của quy trình này là tạo ra một kế hoạch đầy đủ giúp xác định các thành phần cơ bản của công việc dự án và công việc được tiến hành thế nào. Quy trình này được thực hiện 1 lần hoặc tại các thời điểm nhất định trong dự án.

Lập kế hoạch quản lý dự án xác định cách thức dự án được thực hiện, được giám sát, được kiểm soát, và được kết thúc. Nội dung của kế hoạch quản lý dự án khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực áp dụng và độ phức tạp của dự án.

Kế hoạch quản lý dự án có thể ở mức độ tổng quan hoặc mức độ chi tiết. Mỗi thành phần của kế hoạch được mô tả đến mức độ mở rộng cần thiết theo dự án cụ thể. Kế hoạch quản lý dự án nên đủ mạnh để đáp ứng với sự thay đổi của môi trường dự án. Tính chất linh hoạt sẽ tạo ra được các thông tin chính xác khi dự án tiến hành.

Kế hoạch quản lý dự án nên được thống nhất (baselined); nghĩa là nó cần thiết phải định nghĩa ra ít nhất các phương diện như công việc, thời gian, chi phí, vì thế việc thực hiện dự án có thể được đánh giá và so sánh với các phương diện này và kết quả có thể được quản lý. Trước khi được phê duyệt (baselined), kế hoạch dự án có thể được cập nhật nhiều lần nếu cần. Khi đã được baseline, kế hoạch chỉ có thể được thay đổi thông qua quy trình kiểm soát sự thay đổi (perform integrated change control). Sau đó, yêu cầu thay đổi được tạo ra và quyết định có cần xử lý không. Kết quả quá trình này lại làm cho kế hoạch được chi tiết hơn và được kiểm soát và cập nhật cho đến khi dự án kết thúc.

Các dự án tồn tại trong bối cảnh của 1 chương trình hoặc danh mục (portfolio) có thể tạo ra kế hoạch nhất quán với kế hoạch của chương trình và danh mục. Ví dụ, nếu kế hoạch chương trình chỉ ra tất cả thay đổi vượt ra ngoài chi phí xác định sẽ phải được rà soát bởi ban kiểm soát thay đổi (Change control board - CCB), thì khi đó quy trình và ngưỡng chi phí phải được định nghĩa vào trong kế hoạch quản lý dự án.

Các nhân tố quan trọng khi lập kế hoạch:

- Điều lệ dự án (project charter). Điều lệ dự án được sử dụng như là điểm bắt đầu cho việc lập kế hoạch dự án. Các thông tin trong điều lệ khác nhau tùy thuộc vào dự án và thông tin nào được biết lúc tạo ra nó. Điều lệ chứa các thông tin mô tả chung (high-level) về dự án và sẽ làm rõ dần trong các thành phần của kế hoạch dự án.

- Đầu ra từ các quy trình khác. Đầu ra từ các quy trình khác được tích hợp vào trong kế hoạch quản lý dự án. Các thành phần con và baselines được tích hợp vào trong quy trình này. Các thay đổi về các tài liệu này cũng được cập nhật vào trong kế hoạch quản lý dự án.

- Các nhân tố về môi trường (EEFs). Các nhân tố này ảnh hưởng đến việc lập kế hoạch dự án như: tiêu chuẩn chính phủ hoặc ngành; yêu cầu luật pháp; môi trường, an toàn, rủi ro; cơ cấu tổ chức, văn hóa, thực hành quản lý, phát triển bền vững; khung quản trị công ty như chính sách, thủ tục, chỉ đạo, kiểm soát; và cơ sở hạ tầng.

- Tài sản quy trình tổ chức (OPAs). Các OPAs có thể ảnh hưởng đến quy trình lập kế hoạch dự án như: chính sách tổ chức, quy trình, thủ tục; các biểu mẫu kế hoạch; hướng dẫn và tiêu chuẩn xử lý để đáp ứng yêu cầu cụ thể; các thủ tục kiểm soát thay đổi; phương pháp giám sát và báo cáo, thủ tục kiểm soát rủi ro, yêu cầu truyền thông; thông tin về các dự án tương tự; hồ sơ lịch sử

Thành phần của một kế hoạch quản lý dự án là gì?

Các thành phần của một kế hoạch quản lý dự án bao gồm:

- Kế hoạch quản lý công việc (scope management plan). Chỉ ra cách thức nhận diện, phát triển, giám sát, kiểm soát, và đánh giá công việc

- Kế hoạch quản lý yêu cầu (Requirement management plan). Chỉ ra cách thức phân tích, lập tài liệu, và quản lý các yêu cầu.

- Kế hoạch quản lý tiến độ (Schedule management plan) thiết lập tiêu chí và các hoạt động cho phát triển, giám sát, và kiểm soát tiến độ.

- Kế hoạch quản lý chi phí (cost management plan) thiết lập cách thức lập kế hoạch, cấu trúc, và kiểm soát chi phí

- Kế hoạch quản lý chất lượng (quality management plan) chỉ ra cách hiện thực chính sách chất lượng, phương pháp, và tiêu chuẩn chất lượng.

- Kế hoạch quản lý nguồn lực (resource management plan) chỉ ra hướng dẫn để phân loại, phân bổ, quản lý, và giải phóng nguồn lực.

- Kế hoạch truyền thông (communication management plan) chỉ ra khi nào, cách nào, và ai sẽ nhận thông tin và quản lý thông tin trong dự án.

- Kế hoạch quản lý rủi ro (risk management plan) chỉ ra cách thực hiện các hoạt động quản lý rủi ro trong dự án.

- Kế hoạch thầu (procurrement management plan) chỉ ra cách nhóm dự án yêu cầu hàng hóa dịch vụ bên ngoài thế nào

- Kế hoạch quản lý bên liên quan (stakeholder engagement plan) chỉ ra cách các bên liên quan sẽ tham gia vào trong quyết định, thực hiện, và nhu cầu, lợi ích, tác động của họ.

- Công việc được phê duyệt (scope baseline) chỉ ra phạm vi công việc, WBS, và từ điển công việc được phê duyệt

- Tiến độ được phê duyệt (schedule baseline) chỉ ra mô hình tiến độ được sử dụng để kiểm tra kết quả dự án

- Chi phí được phê duyệt (cost baseline) chỉ ra ngân sách theo thời gian được phê duyệt và sử dụng làm cơ sở để so sánh với chi phí thực tế.

- Kế hoạch quản lý thay đổi (change management plan). Chỉ ra cách thức quản lý thay đổi trong dự án một cách chính thức và tích hợp.

- Kế hoạch quản lý cấu hình (configuration management plan) mô tả cách quản lý thông tin về các thành phần của dự án được lưu trữ và cập nhật để nhất quán với nhau

- Baseline đánh giá kết quả (Performance measurement baseline) tích hợp công việc thời gian và chi phí cho công việc dự án được dùng để so sánh và quản lý kết quả dự án.

- Vòng đời dự án (project life cycle) mô tả các giai đoạn của dự án từ đầu đến kết thúc.

- Phương pháp phát triển (development approach) chỉ ra các sản phẩm, dịch vụ, kết quả được phát triển thế nào như là predictive, iterative, agile hoặc là hybrid.

- Rà soát quản lý (management reviews) chỉ ra những diểm trong dự án khi giám đốc dự án và các bên liên quan rà soát về tiến độ dự án để xác định kết quả có như kỳ vọng không, cần hành động khắc phục hoặc ngăn ngừa gì không.