Monitor and Control Project Work

Kiểm soát và giám sát công việc dự án (Monitor and Control Project Work) là quy trình theo dõi, rà soát, và báo cáo về tổng thể dự án để đáp ứng mục tiêu kết quả nêu trong kế hoạch quản lý dự án. Lợi ích chính của quy trình này là cho phép các bên liên quan hiểu trạng thái hiện tại của dự án, nhận ra các hành động cần thiết để giải quyết bất kỳ sự cố nào, và có được sự rõ ràng về trạng thái tương lai của dự án với các dự báo mới về tiến độ và chi phí. Quy trình này thực hiên xuyên suốt trong dự án.

Giám sát là một phương diện của quản lý dự án được thực hiện trong quá trình dự án. Giám sát bao gồm thu thập, đo lường, và đánh giá các thước đo và xu thế để ảnh hưởng lên cải tiến quy trình. Giám sát liên tục tạo cho nhóm quản lý dự án cách nhìn sâu về sức khỏe của dự án và nhận ra bất kỳ lĩnh vực nào cần thiết phải được chú ý đặc biệt. Kiểm soát bao gồm xác định hành động khắc phục và hành động dự phòng hoặc lập kế hoạc lại và theo dõi các kế hoạch hành động để xác định có nên có hành động giải quyết sự cố không. Quy trình Giám sát và Kiểm soát dự án quan tâm tới:

- So sánh thực tế kết quả dự án so với kế hoạch

- Đánh giá kết quả định kỳ để xác định xem có cần hành động khắc phục hay ngăn ngừa, và sau đó đề xuất những hành động này nếu cần;

- Kiểm tra trạng thái từng rủi ro trong dự án;

- Duy trì cơ sở thông tin kịp thời, chính xác liên quan đến sản phẩm dự án, và các tài liệu tương ứng cho đến khi kết thúc dự án;

- Cung cấp thông tin để hỗ trợ cho báo cáo trạng thái, đánh giá tiến trình, và dự báo;

- Cung cấp dự báo để cập nhật chi phí hiện tại và thông tin tiến độ hiện tại;

- Giám sát việc hiên thực những đề xuất thay đổi đã phê duyệt;

- Cung cấp các báo cáo phù hợp về tiến độ dự án và trạng thái cho quản lý chương trình khi dự án là một phần của chương trình;

- Đảm bảo dự án phù hợp với nhu cầu kinh doanh.

Các thành phần quan trọng liên quan bao gồm:

- Kế hoạch quản lý dự án

- Tài liệu dự án

- Thông tin kết quả công việc

- Yếu tố môi trường doanh nghiệp EEFs

- Thư viện quản lý dự án OPAs

- Các kỹ thuật phân tích: alternative analysis, cost-benefit analysis, Earned value analysis, Root cause analysis, Variance analysis, decision making.

- Báo cáo kết quả công việc

- Yêu cầu thay đổi

- Cập nhật kế hoạch

- Cập nhật tài liệu.