Project Charter

Phát triển điều lệ dự án (Develop Project Charter) là quá trình tạo ra 1 tài liệu để công bố chính thức về sự tồn tại của dự án và trao cho giám đốc dự án quyền sử dụng nguồn lực của tổ chức vào các hoạt động của dự án. 

Lợi ích chính của quy trình này là đưa ra mối liên hệ trực tiếp giữa dự án (project) và mục tiêu chiến lược (strategic objectives) của tổ chức, tạo ra hồ sơ chính thức của dự án, và chỉ ra cam kết của tổ chức về dự án. Quy trình này được thực hiện 1 lần hoặc tại một thời điểm xác định trong dự án.

Điều lệ dự án (project charter) thiết lập mối quan hệ giữa việc thực hiện và yêu cầu tổ chức. Trong trường hợp dự án bên ngoài, hợp đồng chính thức (formal contract) là cách thiết thiết lập sự thỏa thuận. Điều lệ dự án có thể vẫn tiếp tục được sử dụng để thiết lập sự thống nhất bên trong tổ chức để đảm bảo thực hiện đúng theo hợp đồng. Sự phê duyệt điều lệ dự án chính thức khởi tạo ra dự án. Giám đốc dự án được xác định và được phân bổ nhiệm vụ từ sớm khi dự án khả thi, và khi điều lệ (project charter) được tạo ra và thường trước giai đoạn lập kế hoạch.

Điều lệ dự án có thể được tạo ra bởi sponsor hoặc giám đốc dự án hoặc là sự phối hợp với tổ chức ban đầu. Sự phối hợp này cho phép giám đốc dự án có sự hiểu biết tốt hơn về mục tiêu, mục đích, và lợi ích kỳ vọng. Việc hiểu này cũng sẽ cho phép quản lý nguồn lực hiệu quả hơn cho các hoạt động của dự án. Điều lệ dự án cho phép giám đốc dự án các quyền về lập kế hoạch, thực thi, và kiểm soát dự án.

Các dự án được khởi tạo bởi tổ chức bên ngoài dự án như sponsor, PMO, người có thẩm quyền, Hội đồng. Những người khởi tạo dự án (project initiator) hoặc sponsor nên ở cấp độ phù hợp để có thể cấp vốn và cam kết nguồn lực cho dự án.  Các dự án được khởi tạo do nhu cầu bên trong hoặc bên ngoài của tổ chức. Những nhu cầu hoặc ảnh hưởng này thường kích hoạt việc thực hiện phân tích nhu cầu, đánh giá khả thi, tình huống kinh doanh, mô tả dự án. 

Tuyên bố điều lệ dự án đánh giá sự phù hợp của dự án với chiến lược và các hoạt động trong tổ chức. Điều lệ dự án không nên xem là hợp đồng vì ở đó không có sự xem xét về tiền được hứa hoặc trao đổi khi tạo ra nó.

Những thông tin cần biết khi tạo điều lệ dự án:

- Tình huống kinh doanh (Business Case). Khi tình huống kinh doanh được phê duyệt, tài liệu này được dùng để tạo ra điều lệ dự án. Tình huống kinh doanh mô tả các thông tin cần thiết từ quan điểm kinh doanh để việc xác định xem kết quả dự kiến của dự án để đáp ứng yêu cầu đầu tư. Tài liệu này cũng thường dùng để ra quyết định bởi cấp quản lý hoặc cấp điều hành cao hơn mức độ dự án. Tài liệu kinh doanh và phân tích chi phí lợi ích được bao gồm trong tình huống kinh doanh để điều chỉnh và thiết lập phạm vi cho dự án. Tình huống kinh doanh có thể là kết quả của các quá trình về: nhu cầu thị trường, nhu cầu tổ chức, yêu cầu khách hàng, thay đổi công nghệ, yêu cầu luật pháp, tác động kinh tế, nhu cầu xã hội, Điều lệ dự án tích hợp các thông tin phù hợp có từ tài liệu kinh doanh. Giám đốc dự án không cần phải cập nhật hoặc điều chỉnh tài liệu kinh doanh vì đây không phỉa là tài liệu của dự án; tuy nhiên, giám đốc dự án có thể có những đề xuất.

- Hợp đồng (agreement). Hợp đồng được sử dụng để xác định những dự định ban đầu của dự án. Các hợp đồng có thể ở dạng ghi nhớ (MOUs), hợp động dịch vụ (SLA), thỏa thuận, dự định, đồng ý bằng lời nói, email, hoặc các dạng ghi chép khác. Hợp đồng thường sử dụng khi dự án tiến hành công việc cho khách hàng bên ngoài.

- Nhân tố môi trường doanh nghiệp (enterprise enviromental factors). Những nhân tố môi trường ảnh hưởng đến việc tạo ra điều lệ dự án như: tiêu chuẩn của chính phủ hoặc của ngành, luật pháp, điều kiện thị trường, môi trường chính trị, văn hóa tổ chức, khung quản trị của tổ chức, khẩu vị rủi ro của các bên liên quan.

- Tài sản quy trình của tổ chức (OPA). Các tài sản quy trình tổ chức ảnh hưởng đến việc tạo ra điều lệ như: chính sách tiêu chuẩn của tổ chức, quy trình, thủ tục; khung quản trị dự án; phương pháp báo cáo và giám sát; các biểu mẫu; hồ sơ lịch sử và bài học kinh nghiệm; thông tin từ các dự án trước.

- Chuyên gia (Expert judgment). Chuyên gia được định nghĩa là người có chuyên môn trong lĩnh vực. Chuyên gia có thể là nhóm hoặc 1 người được đào tạo, có kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm. Họ có thể là những người hiểu về chiến lược công ty, quản lý lợi ích, có kiến thức về ngành và dự án, tham gia dự tính thời gian và ngân sách, nhận diện rủi ro.

- Thu thập thông tin (data gathering). Thu thập thông tin phục vụ cho việc tạo điều lệ có thể sử dụng các kỹ thuật như: brainstorming bao gồm tạo ra các ý tưởng và phân tích ý tưởng; Focus group bao gồm việc nhóm các bên liên quan và trao đổi về rủi ro dự án, điều kiện thanhfcoong, và các chủ đề khác; Interview bao gồm thu thập thông tin ở cấp độ chung, các giá định, ràng buộc, điều kiện nghiệm thu.

- Các kỹ năng tương tác và nhóm (interpersonal skills and team skills). Các kỹ năng tương tác và làm việc nhóm cần dùng cho quá trình tạo điều lệ như giải quyết xung đột, thúc đẩy (facilitation), quản lý cuộc họp.

Điều lệ chứa thông tin gì (project charter)

Điều lệ chứa các thông tin chung về dự án và về sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả mà dự án tạo ra.

- Mục đích dự án

- Các mục tiêu đánh giá được và các tiêu chí thành công liên quan

- Yêu cầu chung

- Mô tả chung về dự án, phạm vi, kết quả chính

- Rủi ro ban đầu

- Cột mốc

- Nguồn lực tài chính được phê duyệt

- Các bên liên quan chính

- Các yêu cầu được phê duyệt

- Điều kiện kết thúc dự án

- Quyền của giám đốc dự án, trách nhiệm.

- Tên và quyền của sponsor hoặc người ký điều lệ