Hotline: 0708 25 99 25
English Tiếng Việt
Viện đào tạo FMIT
Góc bài viết
Tải Brochure
Giải thưởng
Từ điển quản lý
Thi thử
Mentorship Expertise

Khóa học

Quản lý dự án

Luyện thi PMP®

Agile scrum expert

Quản trị rủi ro & Kiểm soát nội bộ

Kiểm toán nội bộ

Luyện thi chứng chỉ CIA®

Luyện thi CICS®

Quản lý chuỗi cung ứng

Luyện thi CSCP®

Quản trị cung ứng mua hàng

Luyện thi chứng chỉ CPSM

Phát Triển Năng Lực Lãnh Đạo

Giám đốc điều hành

Giám đốc Kiểm toán nội bộ

Tài chính và Kế toán quản trị

Quản trị doanh nghiệp

Quản trị logistics

Từ điển quản lý

Contract Closeout Procedures

Quy trình kết thúc hợp đồng

  • Định nghĩa:
  • Contract Closeout Procedures là quy trình chính thức để đảm bảo rằng tất cả các nghĩa vụ hợp đồng đã được hoàn thành đầy đủ và chính xác. Quy trình này bao gồm việc kiểm tra, nghiệm thu, thanh toán cuối cùng, và lưu trữ tài liệu hợp đồng.
  • Ví dụ thực tiễn:
  • Ngành xây dựng: Kết thúc hợp đồng thi công bằng cách nghiệm thu công trình, xác nhận rằng tất cả các hạng mục đều đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và tiến hành thanh toán cuối cùng.
  • Ngành công nghệ: Đóng hợp đồng triển khai phần mềm sau khi hoàn thành kiểm thử, bàn giao hệ thống, và cung cấp tài liệu hướng dẫn sử dụng.
  • Ngành sản xuất: Kết thúc hợp đồng mua sắm thiết bị sau khi kiểm tra hàng hóa, nhận đầy đủ chứng từ bảo hành, và hoàn thành thanh toán.
  • Mục đích sử dụng:
  • Đảm bảo rằng tất cả các nghĩa vụ hợp đồng được thực hiện đầy đủ và không có vấn đề tồn đọng.
  • Giải quyết bất kỳ tranh chấp nào trước khi chính thức kết thúc hợp đồng.
  • Lưu trữ tài liệu hợp đồng để phục vụ kiểm tra hoặc sử dụng trong các dự án tương lai.
  • Nội dung cần thiết:
  • Danh sách kiểm tra: Bao gồm các mục cần xác nhận để đảm bảo hợp đồng được hoàn thành đầy đủ.
  • Biên bản nghiệm thu: Ghi nhận rằng tất cả các hạng mục công việc đã được hoàn thành và đáp ứng yêu cầu.
  • Thanh toán cuối cùng: Đảm bảo rằng các khoản thanh toán còn lại được xử lý theo đúng điều khoản hợp đồng.
  • Lưu trữ tài liệu: Bao gồm hợp đồng gốc, báo cáo kiểm tra, biên bản nghiệm thu, và các tài liệu liên quan khác.
  • Vai trò:
  • Quản lý dự án: Giám sát quá trình kết thúc hợp đồng, đảm bảo tính minh bạch và đúng quy trình.
  • Nhóm thực hiện: Hỗ trợ cung cấp thông tin và xử lý các hạng mục còn lại.
  • Bên liên quan: Phê duyệt biên bản nghiệm thu và xác nhận kết thúc hợp đồng.
  • Các bước áp dụng thực tế:
  • Kiểm tra hoàn thành: Đảm bảo rằng tất cả các hạng mục trong hợp đồng đã được thực hiện đúng yêu cầu.
  • Giải quyết tồn đọng: Xử lý bất kỳ vấn đề nào chưa hoàn thành hoặc tranh chấp còn tồn tại.
  • Biên bản nghiệm thu: Chuẩn bị và phê duyệt biên bản nghiệm thu với chữ ký của các bên liên quan.
  • Thanh toán cuối cùng: Xác nhận và thực hiện thanh toán cuối cùng theo điều khoản hợp đồng.
  • Lưu trữ tài liệu: Lưu trữ tất cả các tài liệu liên quan để tham khảo trong tương lai.
  • Lưu ý thực tiễn:
  • Đảm bảo rằng tất cả các tài liệu được lưu trữ ở nơi an toàn và dễ truy cập.
  • Thường xuyên rà soát quy trình kết thúc hợp đồng để cải thiện hiệu quả và giảm thiểu tranh chấp.
  • Sử dụng phần mềm quản lý hợp đồng như SAP hoặc Oracle để tự động hóa quy trình.
  • Ví dụ minh họa:
  • Cơ bản: Một nhóm dự án nhỏ sử dụng Excel để ghi nhận trạng thái hoàn thành các hạng mục và thanh toán cuối cùng.
  • Nâng cao: Một tổ chức lớn sử dụng phần mềm SAP Ariba để quản lý và tự động hóa quy trình kết thúc hợp đồng.
  • Case Study Mini:
  • Dự án xây dựng tòa nhà văn phòng:
  • Ứng dụng: Kết thúc hợp đồng thi công bằng cách nghiệm thu các hạng mục công trình, thanh toán cuối cùng, và lưu trữ tài liệu hợp đồng.
  • Kết quả: Hoàn thành quy trình kết thúc hợp đồng mà không có tranh chấp và giảm thiểu thời gian xử lý xuống còn 20%.
  • Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):
  • Mục tiêu chính của quy trình kết thúc hợp đồng là:
  • a. Tăng tốc độ thực hiện các nhiệm vụ.
  • b. Đảm bảo rằng tất cả các nghĩa vụ hợp đồng được thực hiện đầy đủ và lưu trữ tài liệu hợp đồng.
  • c. Đánh giá hiệu suất của nhóm thực hiện.
  • d. Giảm chi phí hợp đồng ngay lập tức.
  • Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):
  • Hợp đồng của bạn gần kết thúc nhưng vẫn còn một số vấn đề tồn đọng cần giải quyết. Làm thế nào bạn thực hiện quy trình kết thúc hợp đồng để đảm bảo tính minh bạch và hoàn thành đúng quy định?
  • Liên kết thuật ngữ liên quan:
  • Contract Management: Quản lý hợp đồng.
  • Acceptance Criteria: Tiêu chí nghiệm thu.
  • Lessons Learned: Bài học kinh nghiệm.
  • Gợi ý hỗ trợ:
  • Gửi email đến info@fmit.vn.
  • Nhắn tin qua Zalo số 0708 25 99 25.

Đăng ký nhận tin

9 + 5 =

Đối tác

Agile Scrum Master
ISM
Học Viện Sáng Tạo Toàn Cầu
IIA
ICI
PMI

Kết nối với chúng tôi

Icon email Icon phone Icon message Icon zalo