Hotline: 0708 25 99 25
English Tiếng Việt
Viện đào tạo FMIT
Góc bài viết
Tải Brochure
Giải thưởng
Từ điển quản lý
Thi thử
Mentorship Expertise

Khóa học

Quản lý dự án

Luyện thi PMP®

Agile scrum expert

Quản trị rủi ro & Kiểm soát nội bộ

Kiểm toán nội bộ

Luyện thi chứng chỉ CIA®

Luyện thi CICS®

Quản lý chuỗi cung ứng

Luyện thi CSCP®

Quản trị cung ứng mua hàng

Luyện thi chứng chỉ CPSM

Phát Triển Năng Lực Lãnh Đạo

Giám đốc điều hành

Giám đốc Kiểm toán nội bộ

Tài chính và Kế toán quản trị

Quản trị doanh nghiệp

Quản trị logistics

Từ điển quản lý

Contingency Reserve Planning

Lập kế hoạch quỹ dự phòng rủi ro

  • Định nghĩa:
  • Contingency Reserve Planning là quá trình lập kế hoạch và phân bổ một khoản dự phòng trong ngân sách hoặc lịch trình để xử lý các rủi ro đã được xác định trước. Quỹ dự phòng rủi ro nhằm giảm thiểu tác động tiêu cực của các rủi ro có thể xảy ra trong dự án mà không cần điều chỉnh ngân sách hoặc tiến độ tổng thể.
  • Ví dụ thực tiễn:
  • Ngành xây dựng: Một dự án xây dựng cầu dành 8% ngân sách làm quỹ dự phòng để xử lý rủi ro thời tiết xấu hoặc thay đổi thiết kế nhỏ.
  • Ngành công nghệ: Một dự án triển khai phần mềm dành quỹ dự phòng cho các vấn đề kỹ thuật tiềm năng, như lỗi hệ thống hoặc chi phí phát sinh do kiểm thử bổ sung.
  • Ngành sản xuất: Một nhà máy lập kế hoạch dự phòng để xử lý các vấn đề chuỗi cung ứng, như nguyên vật liệu không đến đúng thời gian.
  • Mục đích sử dụng:
  • Chuẩn bị trước các nguồn lực để xử lý rủi ro tiềm năng mà không làm gián đoạn tiến độ dự án.
  • Duy trì tính ổn định và linh hoạt trong quản lý ngân sách và lịch trình.
  • Giảm thiểu áp lực tài chính và rủi ro ảnh hưởng đến các mục tiêu dự án.
  • Nội dung cần thiết:
  • Xác định rủi ro: Liệt kê các rủi ro đã được nhận diện trong kế hoạch quản lý rủi ro.
  • Phân tích tác động: Đánh giá mức độ ảnh hưởng của từng rủi ro để xác định mức quỹ dự phòng phù hợp.
  • Phân bổ quỹ: Phân bổ ngân sách hoặc thời gian dự phòng dựa trên mức độ ưu tiên của rủi ro.
  • Theo dõi: Theo dõi việc sử dụng quỹ dự phòng để đảm bảo hiệu quả và minh bạch.
  • Vai trò:
  • Quản lý dự án: Đảm bảo rằng quỹ dự phòng được lập kế hoạch phù hợp và sử dụng hiệu quả.
  • Nhóm thực hiện: Cung cấp thông tin về rủi ro tiềm năng và hỗ trợ thực hiện các biện pháp dự phòng.
  • Bên liên quan: Phê duyệt quỹ dự phòng và theo dõi các quyết định liên quan đến việc sử dụng.
  • Các bước áp dụng thực tế:
  • Xác định các rủi ro: Sử dụng danh sách rủi ro và kế hoạch quản lý rủi ro để liệt kê các tình huống tiềm năng.
  • Phân tích chi phí: Xác định tác động tài chính của từng rủi ro để tính toán mức dự phòng phù hợp.
  • Phân bổ quỹ: Đưa ra quyết định về phân bổ quỹ dự phòng cho từng nhóm công việc hoặc giai đoạn.
  • Thiết lập quy trình: Xây dựng quy trình yêu cầu và phê duyệt sử dụng quỹ dự phòng.
  • Theo dõi: Cập nhật thường xuyên tình trạng rủi ro và mức sử dụng quỹ dự phòng.
  • Lưu ý thực tiễn:
  • Quỹ dự phòng rủi ro chỉ được sử dụng cho các rủi ro đã xác định trước, không áp dụng cho các vấn đề không liên quan đến rủi ro.
  • Cần phân biệt rõ giữa quỹ dự phòng quản lý (management reserve) và quỹ dự phòng rủi ro (contingency reserve).
  • Sử dụng công cụ quản lý dự án như Microsoft Project hoặc Primavera để theo dõi và tính toán quỹ dự phòng một cách chính xác.
  • Ví dụ minh họa:
  • Cơ bản: Một dự án nhỏ dành 5% tổng ngân sách làm quỹ dự phòng cho các rủi ro tiềm năng.
  • Nâng cao: Một tổ chức lớn sử dụng phần mềm quản lý tài chính như Oracle để theo dõi và quản lý quỹ dự phòng theo thời gian thực.
  • Case Study Mini:
  • Dự án xây dựng bệnh viện:
  • Ứng dụng: Lập kế hoạch quỹ dự phòng 10% ngân sách để xử lý các rủi ro về giấy phép xây dựng và thay đổi thiết kế.
  • Kết quả: Hoàn thành dự án đúng hạn và trong ngân sách nhờ sử dụng quỹ dự phòng hiệu quả để giải quyết các rủi ro phát sinh.
  • Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):
  • Quỹ dự phòng rủi ro được sử dụng để xử lý:
  • a. Các chi phí vận hành thông thường.
  • b. Các rủi ro đã được xác định trước trong kế hoạch quản lý rủi ro.
  • c. Các yêu cầu bổ sung không thuộc phạm vi dự án.
  • d. Tăng tốc độ thực hiện các nhiệm vụ.
  • Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):
  • Một rủi ro đã được xác định xảy ra và gây ảnh hưởng đến ngân sách của dự án. Làm thế nào bạn sử dụng quỹ dự phòng rủi ro để xử lý vấn đề này mà không làm gián đoạn tiến độ?
  • Liên kết thuật ngữ liên quan:
  • Risk Register: Sổ đăng ký rủi ro.
  • Budget Baseline: Đường cơ sở ngân sách.
  • Contingency Planning: Lập kế hoạch dự phòng.
  • Gợi ý hỗ trợ:
  • Gửi email đến info@fmit.vn.
  • Nhắn tin qua Zalo số 0708 25 99 25.

Đăng ký nhận tin

7 * 5 =

Đối tác

Agile Scrum Master
ISM
Học Viện Sáng Tạo Toàn Cầu
IIA
ICI
PMI

Kết nối với chúng tôi

Icon email Icon phone Icon message Icon zalo