Hotline: 0708 25 99 25
Viện đào tạo FMIT
Góc bài viết
Tải Brochure
Giải thưởng
Từ điển quản lý
Thi thử
Mentorship Expertise

Khóa học

Quản lý dự án

Luyện thi PMP®

Agile scrum expert

Quản trị rủi ro & Kiểm soát nội bộ

Kiểm toán nội bộ

Luyện thi chứng chỉ CIA®

Luyện thi CICS®

Quản lý chuỗi cung ứng

Luyện thi CSCP®

Quản trị cung ứng mua hàng

Luyện thi chứng chỉ CPSM

Phát triển lãnh đạo cấp cao

Giám đốc điều hành

Giám đốc Kiểm toán nội bộ

Kế toán quản trị

Quản trị tài chính

Quản trị doanh nghiệp

Quản trị logistics

Từ điển quản lý

Contingency Reserve Monitoring

Giám sát ngân sách dự phòng

  • Định nghĩa:
  • Contingency Reserve Monitoring là quy trình theo dõi và quản lý việc sử dụng ngân sách dự phòng (Contingency Reserve) được lập ra để xử lý các rủi ro đã xác định trong dự án. Quy trình này giúp đảm bảo rằng ngân sách dự phòng được sử dụng hợp lý và không vượt quá mức đã phê duyệt.
  • Ví dụ:
  • Trong một dự án xây dựng, ngân sách dự phòng được sử dụng để xử lý việc tăng chi phí vật liệu do lạm phát. Quản lý dự án giám sát sát sao để đảm bảo rằng chỉ các rủi ro đã xác định mới được sử dụng ngân sách này.
  • Một dự án IT sử dụng ngân sách dự phòng để thuê thêm nhân sự trong trường hợp chậm tiến độ, với mức sử dụng được theo dõi và báo cáo định kỳ.
  • Mục đích sử dụng:
  • Đảm bảo ngân sách dự phòng chỉ được sử dụng cho các rủi ro đã được xác định trước.
  • Duy trì khả năng tài chính của dự án để ứng phó với các vấn đề không mong muốn.
  • Tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm trong quản lý ngân sách.
  • Nội dung cần thiết:
  • Kế hoạch quản lý rủi ro: Danh sách các rủi ro đã xác định và mức ngân sách dự phòng cho từng rủi ro.
  • Ngân sách dự phòng: Tổng số tiền dự phòng đã được phê duyệt.
  • Báo cáo sử dụng: Theo dõi chi tiết các khoản chi từ ngân sách dự phòng và lý do sử dụng.
  • Vai trò:
  • Quản lý dự án (Project Manager): Giám sát việc sử dụng ngân sách dự phòng và phê duyệt các khoản chi.
  • Nhóm tài chính (Finance Team): Ghi nhận và báo cáo việc sử dụng ngân sách dự phòng.
  • Nhà tài trợ (Project Sponsor): Phê duyệt các khoản chi lớn từ ngân sách dự phòng nếu vượt quá mức quản lý dự án có thể xử lý.
  • Các bước áp dụng thực tế:
  • Lập kế hoạch: Xác định mức ngân sách dự phòng cho từng rủi ro đã xác định trong kế hoạch quản lý rủi ro.
  • Theo dõi: Ghi nhận và theo dõi tất cả các khoản sử dụng ngân sách dự phòng, bao gồm nguyên nhân và số tiền.
  • Phân tích: So sánh mức ngân sách dự phòng còn lại với các rủi ro còn tồn tại để dự báo khả năng tài chính.
  • Báo cáo: Trình bày chi tiết việc sử dụng ngân sách dự phòng cho các bên liên quan.
  • Điều chỉnh: Nếu ngân sách dự phòng cạn kiệt, đề xuất phương án bổ sung hoặc điều chỉnh ngân sách dự án.
  • Lưu ý thực tiễn:
  • Ngân sách dự phòng nên được sử dụng một cách minh bạch, và mỗi khoản chi cần được phê duyệt theo quy trình.
  • Kết hợp giám sát ngân sách dự phòng với quản lý rủi ro để đảm bảo tính hiệu quả.
  • Sử dụng phần mềm quản lý tài chính hoặc quản lý dự án để tự động hóa việc theo dõi và báo cáo.
  • Ví dụ minh họa:
  • Cơ bản: Một dự án tổ chức sự kiện sử dụng ngân sách dự phòng để thuê thêm thiết bị âm thanh khi gặp sự cố kỹ thuật, với chi phí được ghi nhận đầy đủ trong báo cáo tài chính.
  • Nâng cao: Một công ty năng lượng giám sát ngân sách dự phòng bằng cách sử dụng công cụ phân tích dữ liệu để dự báo khả năng xảy ra rủi ro và mức độ cần sử dụng ngân sách.
  • Case Study Mini:
  • Tesla:
  • Tesla sử dụng ngân sách dự phòng trong các dự án sản xuất xe điện để ứng phó với các rủi ro liên quan đến chuỗi cung ứng. Việc giám sát chặt chẽ ngân sách dự phòng giúp Tesla xử lý kịp thời các sự cố và duy trì tiến độ sản xuất.
  • Kết quả: Giảm 15% rủi ro gián đoạn chuỗi cung ứng và tăng tính linh hoạt trong quản lý tài chính.
  • Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):
  • Contingency Reserve Monitoring chủ yếu được sử dụng để:
  • a. Theo dõi và quản lý việc sử dụng ngân sách dự phòng cho các rủi ro đã xác định.
  • b. Xác định các rủi ro mới trong dự án.
  • c. Lập kế hoạch ngân sách ban đầu cho dự án.
  • d. Đảm bảo sự tham gia của các bên liên quan.
  • Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):
  • Ngân sách dự phòng của dự án đang cạn kiệt do xử lý nhiều rủi ro phát sinh. Làm thế nào bạn đảm bảo rằng các rủi ro còn lại vẫn được tài trợ nếu xảy ra?
  • Liên kết thuật ngữ liên quan:
  • Risk Management Plan (Kế hoạch quản lý rủi ro): Xác định các rủi ro và mức ngân sách dự phòng tương ứng.
  • Cost Baseline (Cơ sở chi phí): Ngân sách ban đầu được phê duyệt cho dự án.
  • Earned Value Management (EVM): Phương pháp đo lường tiến độ và chi phí.
  • Gợi ý hỗ trợ:
  • Gửi email đến info@fmit.vn.
  • Nhắn tin qua Zalo số 0708 25 99 25.

Đăng ký nhận tin

8 - 4 =

Đối tác

Agile Scrum Master
ISM
Học Viện Sáng Tạo Toàn Cầu
IIA
ICI
PMI

Kết nối với chúng tôi

Icon email Icon phone Icon message Icon zalo