Hotline: 0708 25 99 25
Viện đào tạo FMIT
Góc bài viết
Tải Brochure
Giải thưởng
Từ điển quản lý
Thi thử
Mentorship Expertise

Khóa học

Quản lý dự án

Luyện thi PMP®

Agile scrum expert

Quản trị rủi ro & Kiểm soát nội bộ

Kiểm toán nội bộ

Luyện thi chứng chỉ CIA®

Luyện thi CICS®

Quản lý chuỗi cung ứng

Luyện thi CSCP®

Quản trị cung ứng mua hàng

Luyện thi chứng chỉ CPSM

Phát triển lãnh đạo cấp cao

Giám đốc điều hành

Giám đốc Kiểm toán nội bộ

Kế toán quản trị

Quản trị tài chính

Quản trị doanh nghiệp

Quản trị logistics

Từ điển quản lý

Communication Requirements Documentation

Tài liệu hóa yêu cầu giao tiếp

  • Định nghĩa:
  • Communication Requirements Documentation là tài liệu ghi nhận các yêu cầu về giao tiếp trong dự án, bao gồm nội dung, tần suất, phương thức, và đối tượng giao tiếp. Tài liệu này đảm bảo rằng thông tin được truyền đạt một cách rõ ràng, hiệu quả và phù hợp với nhu cầu của các bên liên quan.
  • Ví dụ thực tiễn:
  • Ngành xây dựng: Ghi nhận yêu cầu báo cáo tiến độ hàng tuần cho chủ đầu tư và cập nhật hàng ngày cho nhóm thi công.
  • Ngành công nghệ: Xác định rằng các báo cáo lỗi phần mềm sẽ được gửi qua hệ thống quản lý lỗi (Jira) và email mỗi ngày.
  • Ngành tài chính: Tài liệu hóa yêu cầu tổ chức các cuộc họp định kỳ với nhà đầu tư hàng tháng để báo cáo tình hình tài chính của dự án.
  • Mục đích sử dụng:
  • Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan nhận được thông tin đúng, đủ và kịp thời.
  • Giảm thiểu hiểu nhầm và xung đột thông qua việc truyền đạt thông tin một cách hiệu quả.
  • Tăng cường khả năng phối hợp và ra quyết định dựa trên dữ liệu chính xác.
  • Nội dung cần thiết:
  • Đối tượng giao tiếp: Xác định các bên liên quan và vai trò của họ trong dự án.
  • Nội dung thông tin: Mô tả chi tiết các loại thông tin cần truyền đạt (tiến độ, chi phí, rủi ro…).
  • Phương thức giao tiếp: Quy định cách thức truyền đạt thông tin (email, họp trực tuyến, báo cáo…).
  • Tần suất giao tiếp: Xác định lịch trình hoặc thời gian cụ thể cho các hoạt động giao tiếp.
  • Người chịu trách nhiệm: Chỉ định ai sẽ thực hiện và đảm bảo các hoạt động giao tiếp.
  • Vai trò:
  • Quản lý dự án: Xác định và giám sát việc thực hiện các yêu cầu giao tiếp.
  • Nhóm thực hiện: Cung cấp thông tin và tham gia các hoạt động giao tiếp theo yêu cầu.
  • Bên liên quan: Nhận và sử dụng thông tin để đưa ra các quyết định hoặc phản hồi.
  • Các bước áp dụng thực tế:
  • Xác định nhu cầu giao tiếp: Thu thập thông tin từ các bên liên quan về nhu cầu thông tin của họ.
  • Lập tài liệu: Ghi nhận các yêu cầu giao tiếp vào tài liệu và phân loại thông tin theo đối tượng.
  • Triển khai: Thực hiện các hoạt động giao tiếp theo kế hoạch đã đặt ra.
  • Theo dõi và cập nhật: Kiểm tra hiệu quả của các hoạt động giao tiếp và điều chỉnh khi cần thiết.
  • Báo cáo: Ghi nhận kết quả và phản hồi từ các bên liên quan để cải thiện quy trình giao tiếp.
  • Lưu ý thực tiễn:
  • Đảm bảo rằng tất cả các yêu cầu giao tiếp được ghi nhận rõ ràng và minh bạch trong tài liệu.
  • Sử dụng các công cụ như Microsoft Teams, Zoom, hoặc Asana để hỗ trợ quản lý và theo dõi các hoạt động giao tiếp.
  • Định kỳ rà soát tài liệu để đảm bảo rằng các yêu cầu giao tiếp vẫn phù hợp với tình trạng dự án.
  • Ví dụ minh họa:
  • Cơ bản: Một dự án nhỏ sử dụng bảng Excel để ghi nhận các yêu cầu giao tiếp và lịch trình họp định kỳ.
  • Nâng cao: Một tổ chức lớn sử dụng phần mềm quản lý dự án như Monday.com để tích hợp tài liệu hóa yêu cầu giao tiếp và tự động hóa các thông báo.
  • Case Study Mini:
  • Dự án triển khai phần mềm quản lý khách hàng:
  • Ứng dụng: Ghi nhận rằng các báo cáo tiến độ sẽ được gửi qua email mỗi tuần và tổ chức họp trực tuyến với khách hàng mỗi tháng.
  • Kết quả: Tăng 30% hiệu quả giao tiếp và giảm thiểu xung đột nhờ vào việc đáp ứng đúng nhu cầu thông tin của các bên liên quan.
  • Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):
  • Tài liệu hóa yêu cầu giao tiếp chủ yếu nhằm mục đích:
  • a. Đảm bảo rằng tất cả các bên liên quan nhận được thông tin đúng, đủ và kịp thời.
  • b. Tăng tốc độ hoàn thành dự án.
  • c. Đánh giá hiệu suất cá nhân trong nhóm thực hiện.
  • d. Loại bỏ hoàn toàn các xung đột trong dự án.
  • Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):
  • Một số bên liên quan trong dự án của bạn không nhận được thông tin đúng hạn, gây ra hiểu nhầm và chậm trễ. Làm thế nào bạn tổ chức tài liệu hóa yêu cầu giao tiếp để giải quyết vấn đề này?
  • Liên kết thuật ngữ liên quan:
  • Communication Plan: Kế hoạch giao tiếp.
  • Stakeholder Analysis: Phân tích các bên liên quan.
  • Performance Reporting: Báo cáo hiệu suất.
  • Gợi ý hỗ trợ:
  • Gửi email đến info@fmit.vn.
  • Nhắn tin qua Zalo số 0708 25 99 25.

Đăng ký nhận tin

7 + 4 =

Đối tác

Agile Scrum Master
ISM
Học Viện Sáng Tạo Toàn Cầu
IIA
ICI
PMI

Kết nối với chúng tôi

Icon email Icon phone Icon message Icon zalo