Change Request Evaluation and Approvals

Định nghĩa:

Change Request Evaluation and Approvals là quá trình xem xét, đánh giá và phê duyệt các yêu cầu thay đổi trong dự án. Quá trình này đảm bảo rằng các thay đổi được quản lý một cách có hệ thống, phù hợp với mục tiêu dự án và không gây ra tác động tiêu cực đến tiến độ, phạm vi, hoặc ngân sách.

Ví dụ: Một dự án xây dựng nhận được yêu cầu thay đổi từ khách hàng để bổ sung thêm khu vực bãi đậu xe. Yêu cầu này được đánh giá về tác động chi phí và thời gian trước khi phê duyệt.

Mục đích sử dụng:

Đảm bảo rằng các thay đổi được đánh giá kỹ lưỡng trước khi thực hiện.

Quản lý tác động của các thay đổi đến phạm vi, chi phí, và tiến độ dự án.

Đảm bảo sự đồng thuận từ các bên liên quan về các thay đổi được phê duyệt.

Các bước áp dụng thực tế:

Thu thập yêu cầu thay đổi: Ghi nhận yêu cầu thay đổi từ khách hàng hoặc các bên liên quan.

Phân tích tác động: Đánh giá tác động của thay đổi đến các yếu tố như phạm vi, tiến độ, ngân sách, và chất lượng.

Tham khảo ý kiến chuyên gia: Nếu cần, nhờ chuyên gia phân tích để đảm bảo tính khả thi và độ chính xác của đánh giá.

Phê duyệt hoặc từ chối: Trình bày kết quả đánh giá với nhóm quản lý dự án hoặc hội đồng phê duyệt để đưa ra quyết định.

Lập kế hoạch thực hiện: Nếu thay đổi được phê duyệt, cập nhật kế hoạch dự án và thông báo đến các bên liên quan.

Lưu ý thực tiễn:

Đảm bảo rằng tất cả các thay đổi đều được ghi nhận và quản lý thông qua hệ thống kiểm soát thay đổi chính thức.

Không nên thực hiện bất kỳ thay đổi nào mà không có sự phê duyệt chính thức.

Đánh giá cả tác động tích cực và tiêu cực của thay đổi trước khi đưa ra quyết định.

Ví dụ minh họa:

Cơ bản: Một dự án IT nhận được yêu cầu thay đổi giao diện người dùng. Sau khi đánh giá, thay đổi được phê duyệt do không ảnh hưởng lớn đến ngân sách và tiến độ.

Nâng cao: Một dự án năng lượng tái tạo nhận được yêu cầu thay đổi thiết kế tuabin để tăng hiệu suất. Yêu cầu này được phê duyệt sau khi phân tích kỹ lưỡng tác động tài chính và lợi ích dài hạn.

Case Study Mini:

Toyota:

Toyota áp dụng quy trình đánh giá và phê duyệt yêu cầu thay đổi trong dây chuyền sản xuất:

Phát hiện: Yêu cầu thay đổi thiết kế linh kiện từ nhà cung cấp để cải thiện chất lượng sản phẩm.

Hành động: Đánh giá tác động đến chi phí và tiến độ sản xuất, sau đó tổ chức hội đồng phê duyệt.

Kết quả: Thay đổi được phê duyệt, giúp giảm tỷ lệ lỗi sản phẩm và cải thiện độ hài lòng của khách hàng.

Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):

Quy trình đánh giá và phê duyệt yêu cầu thay đổi nhằm mục đích gì?

a. Đảm bảo rằng các thay đổi phù hợp với mục tiêu dự án.

b. Thực hiện tất cả các yêu cầu thay đổi mà không cần đánh giá.

c. Từ chối mọi yêu cầu thay đổi để giữ nguyên kế hoạch ban đầu.

d. Bỏ qua các tác động của thay đổi đến ngân sách và tiến độ.

Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):

Một dự án nhận được yêu cầu thay đổi bổ sung một tính năng mới. Làm thế nào để đánh giá và quyết định phê duyệt yêu cầu này?

Liên kết thuật ngữ liên quan:

Integrated Change Control (Kiểm soát thay đổi tích hợp): Quản lý và phê duyệt các thay đổi một cách đồng bộ trong dự án.

Impact Analysis (Phân tích tác động): Đánh giá tác động của thay đổi đến các yếu tố của dự án.

Change Control Board (CCB): Hội đồng chịu trách nhiệm phê duyệt các thay đổi trong dự án.

Scope Management (Quản lý phạm vi): Đảm bảo rằng các thay đổi không vượt quá phạm vi đã định nghĩa của dự án.

Gợi ý hỗ trợ:

Gửi email đến info@fmit.vn.

Nhắn tin qua Zalo số 0708 25 99 25.