Acquire Resources là gì

1. Định nghĩa:
Acquire Resources là quá trình thu hút, lựa chọn và phân bổ các nguồn lực cần thiết (bao gồm nhân lực, thiết bị, vật tư, tài chính…) để triển khai các hoạt động trong dự án. Quá trình này đảm bảo rằng dự án có đầy đủ các yếu tố đầu vào cần thiết để đạt được các mục tiêu về thời gian, chi phí và chất lượng.
→ Ví dụ: Trong giai đoạn khởi động dự án xây dựng, quản lý dự án tiến hành thuê kỹ sư công trình, ký hợp đồng mua thiết bị cẩu trục và đặt hàng vật liệu chính – đó chính là hoạt động Acquire Resources.

2. Mục đích sử dụng:
→ Đảm bảo dự án có đầy đủ nguồn lực đúng loại, đúng thời điểm, đúng chất lượng.
→ Giúp thiết lập nền tảng triển khai thực tế các kế hoạch đã xác lập trong giai đoạn chuẩn bị.
→ Giảm rủi ro chậm trễ do thiếu nhân sự, vật tư hoặc thiết bị.
→ Tạo điều kiện thuận lợi để quản lý hiệu quả tiến độ, ngân sách và chất lượng dự án.

3. Các bước áp dụng thực tế:
→ Rà soát yêu cầu về nguồn lực từ WBS và RBS.
→ Xác định nguồn cung: nội bộ (nhân viên, thiết bị sẵn có) hoặc bên ngoài (thuê, mua, thầu phụ).
→ Tiến hành các thủ tục mua sắm, tuyển dụng, hợp đồng hoặc phân bổ nội bộ.
→ Phân công cụ thể vai trò, trách nhiệm và thời gian sử dụng nguồn lực.
→ Ghi nhận tài sản dự án và cập nhật vào hệ thống quản lý để theo dõi trong suốt vòng đời.

4. Lưu ý thực tiễn:
→ Nếu dự án không lập kế hoạch chi tiết cho Acquire Resources, rất dễ gặp tình trạng thiếu hoặc trùng lặp nguồn lực.
→ Các yêu cầu về năng lực, chi phí, mức độ sẵn có và thời điểm cần sử dụng phải được xác định rõ ràng.
→ Nguồn lực thuê ngoài cần có hợp đồng rõ ràng về phạm vi, thời gian và điều kiện thanh toán.
→ Việc thu nhận nguồn lực nên gắn với chính sách nhân sự, pháp lý và ngân sách của tổ chức.

5. Ví dụ minh họa:
→ Cơ bản: Dự án tổ chức hội nghị cần thuê đơn vị hậu cần, đặt phòng họp, và phân công MC – các bước đó thuộc Acquire Resources.
→ Nâng cao: Dự án phát triển sản phẩm mới thiết lập quy trình tuyển dụng kỹ sư R&D qua 3 vòng phỏng vấn, kèm hợp đồng bảo mật và đào tạo trước khi vào dự án chính thức.

6. Case Study Mini:
→ Tình huống: Một dự án CNTT bị chậm tiến độ do tuyển lập trình viên quá trễ và không đúng chuyên môn.
→ Giải pháp: Thiết lập quy trình Acquire Resources ngay từ giai đoạn lập kế hoạch, phối hợp phòng nhân sự và nhà thầu nhân lực.
→ Kết quả: Thời gian thu nhận nhân sự rút ngắn 40%, dự án vào guồng sớm hơn dự kiến.

7. Câu hỏi kiểm tra nhanh (Quick Quiz):
Hoạt động Acquire Resources giúp dự án đạt được điều gì?
a. Tối ưu hóa cách thức kiểm thử phần mềm.
b. Chuẩn hóa quy trình phê duyệt hợp đồng.
c. Đảm bảo có đủ nguồn lực đúng loại, đúng lúc để triển khai các hoạt động dự án.
d. Lập báo cáo tài chính cuối kỳ.

8. Câu hỏi tình huống (Scenario-Based Question):
Dự án bị đình trệ vì chưa có thiết bị thi công kịp lúc và nhân sự chủ chốt chưa sẵn sàng. Quản lý nên cải thiện gì trong quy trình thu nhận nguồn lực?

9. Liên kết thuật ngữ liên quan:
→ Resource Breakdown Structure
→ Resource Management Plan
→ Contract
→ Develop Team

10. Gợi ý hỗ trợ:
→ Gửi email: info@fmit.vn.
→ Nhắn tin qua Zalo: 0708 25 99 25.