Vai trò của Quản lý dự án trong quản trị chiến lược toàn diện

Trong giai đoạn cạnh tranh hiện nay, các tổ chức thường xuyên phải thay đổi, cải tổ, sát nhập, thay đổi cấu trúc, đổi mới sản phẩm. Tuy nhiên, các quá trình triển khai ấy thường gặp phải các khó khăn do thiếu phương pháp quản lý có hệ thống, dẫn đến sự thay đổi đột ngột, phát sinh các rủi ro không lường trước và tạo hiệu ứng ngược lại, kéo tổ chức tụt hậu so với trước đó, thậm chí có tổ chức còn bị phá sản chính vì sự thay đổi không phù hợp này. Vậy làm thế nào để có một giải pháp đối phó với tình huống như vậy? Chúng tôi đề xuất một góc nhìn về “Vai trò của Quản lý dự án trong quản trị chiến lược toàn diện” giúp các tổ chức hệ thống hóa lại các phương pháp quản lý, đưa ra các bước triển khai chiến lược trong thực tế, giải quyết được phần nào các bế tắc thường gặp trong việc quản lý tổ chức.

Sự cần thiết của quản lí dự án

Bất kỳ tổ chức nào cũng tồn tại hai dạng công việc. Một là khởi tạo công việc, sản phẩm, dịch vụ và hai là duy trì, vận hành công việc, sản phẩm, dịch vụ đó. Như vậy ban đầu là tạo lập, sau đó là duy trì. Sau một thời gian, sản phẩm dịch vụ của họ bị đe dọa bởi sự cạnh tranh của đối thủ hay sự không hài lòng của khách hàng, họ buộc phải thay đổi. Chính khi nảy sinh ra ý định thay đổi, đó là lúc bắt đầu của việc tạo lập một đối tượng mới, một sản phẩm, dịch vụ, kết quả mới. Và sau đó lại tiếp tục duy trì nó.

Như vậy việc tạo lập và duy trì là hai việc tồn tại trong suốt vòng đời của một tổ chức. Hai điều này sẽ dừng lại khi tổ chức quyết định chấm dứt hoạt động của chính bản thân nó. Tạo lập và duy trì, rồi tạo lập và duy trì, công việc ấy cứ tiếp tục mãi. Quản lý chiến lược chính là việc cân bằng giữa việc tạo lập và duy trì. Một chiến lược gia giỏi là người phải trả lời được câu hỏi sau một cách chính xác. Tạo lập cái gì? Bằng cách nào? Khi nào? Duy trì ra sao?

Vai trò của quản lí dự án

Việc tạo lập được thể hiện thông qua vai trò của quản lý dự án. Dự án là công việc có thời hạn nhất định được thực hiện để tạo ra kết quả, sản phẩm, dịch vụ. Quản lý dự án chính là dùng các công cụ, kỹ thuật, nguồn lực, kỹ năng, v.v. để đạt được mục tiêu của dự án. Trong giai đoạn này, tổ chức có thể áp dụng các chuẩn mực về quản lý dự án như: PMI, Prince2, v.v. Trong đó các quy trình công cụ quản lý dự án nền tảng có thể tìm thấy trong chuẩn mực PMBOK của PMI.

Duy trì được thực hiện thông qua quản lý vận hành. Duy trì nhằm đảm bảo việc tuân thủ theo các quy trình, hướng dẫn đã thiết lập và đảm bảo được chất lượng đầu ra của sản phẩm, dịch vụ. Giai đoạn vận hành sản phẩm, dịch vụ là giai đoạn sử dụng kết quả từ giai đoạn thực hiện dự án, đưa vào khai thác, sử dụng, phục vụ khách hàng. Đây chính là giai đoạn sản phẩm thực sự đến tay khách hàng, và cần phải có những phương pháp quản lý nhằm sử dụng đúng, hạn chế lỗi xảy ra.

Rất nhiều doanh nghiệp thích cải tiến nhanh chóng và đột phá ngay tại giai đoạn duy trì sản phẩm. Họ thử và sai ngay trong quá trình chuyển giao sản phẩm đến với khách hàng. Đây là một sai lầm lớn thường hay gặp ở các tổ chức, và nhiều tổ chức thất bại cũng chính vì quan điểm này. Vì thế, việc áp dụng các phương pháp quản lý cần phải được cân nhắc và sử dụng phù hợp nhằm đảm bảo đưa đến khách hàng sản phẩm dịch vụ tốt nhất. Tuân thủ các tiêu chuẩn và mô hình quản lý một cách đúng đắn sẽ giúp tổ chức đạt được mục tiêu mong muốn. Ở góc độ duy trì sản phẩm, dịch vụ tổ chức cần phải tách biệt với việc cải tiến và tạo ra sản phẩm dịch vụ mới. Việc cải tiến trong quá trình duy trì sản phẩm, dịch vụ nên được hiểu là cải tiến nhỏ, mang tính chất tịnh tiến, dần dần. Những cải tiến lớn mang tính chất đột phá nên chuyển sang quá trình sáng tạo thiết lập mục tiêu và dùng phương pháp quản lý dự án để quản lý.

Vì thế, quản lý dự án là một phần không thể thiếu trong quản lý chiến lược toàn diện. Bất kỳ tổ chức nào cũng cần trang bị cho ban lãnh đạo, đội ngũ điều hành trong tổ chức những công cụ, phương pháp về quản lý dự án nhằm thực hiện các mục tiêu, sự cải tiến, và sự thay đổi trong tổ chức. Bất kỳ một mục tiêu, thay đổi, cải tiến lớn nào trong tổ chức đều khó có thể hiện thực thành công nếu thiếu vai trò của quản lý dự án.

Quản lý dự án giúp hiện thực tình huống kinh doanh (Business case)

Tình huống kinh doanh (business case) là tài liệu nghiên cứu tính khả thi về kinh tế được sử dụng để đánh giá lợi ích của một thành phần và được dùng làm cơ sở để quyết định tiến hành các hoạt động quản lý dự án. Tình huống kinh doanh liệt kê các mục tiêu và lý do để khởi tạo ra dự án. Nó giúp đánh giá sự thành công của dự án vào lúc kết thúc dự án so với mục tiêu của dự án. Tình huống kinh doanh là một tài liệu được sử dụng xuyên suốt vòng đời dự án. Tình huống kinh doanh có thể được dùng trước khi dự án bắt đầu và có thể dùng để quyết định việc tiến hành hoặc hủy bỏ (go/no-go) dự án. 

Đánh giá nhu cầu (needs assessment) thường diễn ra trước tình huống kinh doanh (business case). Đánh giá nhu cầu liên quan đến việc hiểu mục đích kinh doanh và mục tiêu, các vấn đề, các cơ hội và các đề xuất để giải quyết. Kết quả của đánh giá nhu cầu có thể được tổng hợp trong tài liệu về tình huống kinh doanh (business case).

Quy trình để xác định nhu cầu kinh doanh, phân tích tình huống, đề xuất, và đưa ra tiêu chí đánh giá phải được áp dụng cho mọi dự án trong tổ chức.

Nhu cầu kinh doanh (Business needs):

- Xác định điều gì dẫn tới nhu cầu cần hành động

- Tài liệu mô tả tình huống vấn đề kinh doanh hoặc cơ hội được chỉ ra, bao gồm giá trị sẽ tạo ra cho tổ chức

- Chỉ ra các bên liên quan có ảnh hưởng

- Chỉ ra phạm vi công việc

Phân tích tình huống (Analysis of the situation):

- Nhận ra chiến lược tổ chức, các mục tiêu, mục đích

- Nhận ra nguyên nhân gốc của vấn dề và những đóng góp chính của cơ hội

- Phân tích thiếu hụt về năng lực cần thiết của dự án so với năng lực hiện tại của tổ chức;

- Nhận diện các rủi ro;

- Nhận diện các nhân tố thành công quan trọng;

- Nhận diện các điều kiện quyết định mà từ đó các hành động có thể được đánh giá;

Ví dụ về phân loại các tiêu chí dùng để phân tích tình huống như:

- Yêu cầu (required). Đây là tiêu chí cẩn phải hoàn thành để giải quyết vấn đề hoặc cơ hội

- Mong muốn (Desired). Đây là tiêu chí mong muốn hoàn thành để giải quyết vấn đề hoặc cơ hội.

- Lựa chọn (Optional). Đây là tiêu chí không bắt buộc. Hoàn thành tiêu chí này có thể tạo ra sự khác biệt.

Các lựa chọn (option) có thể là:

- Không làm gì (Do nothing). Chỉ đến trường hợp dự án không được tiến hành.

- Tiến hành một ít công việc để xử lý vấn đề (Do the minimun). 

- Tiến hành nhiều hơn một lượng tối thiểu (Do more than the minumum). Lựa chọn này đáp ứng một số tiêu chí và có thể bao hàm nhiều lựa chọn trong tình huống kinh doanh.

Đề xuất (recommendation)

- Mô tả về các lựa chọn được đề xuất để theo đuổi dự án. Các thành phần trong đề xuất có thể bao gồm: ràng buộc, giả định, rủi ro, sự phụ thuộc giữa các lựa chọn, thước đo sự thành công,

- Phương pháp hiện thực có thể bao gồm: cột mốc (milestones), sự phụ thuộc, vai trò và trách nhiệm.

Đánh giá (Evaluation)

Phát biểu mô tả kế hoạch để đo lợi ích mà dự án tạo ra. Công việc này bao gồm bất kỳ phương diện hoạt động liên tục nào của các lựa chọn được dề xuất trên hiện thực ban đầu.

Tài liệu tình huống kinh doanh sẽ là cơ sở để đánh giá sự thành công và tiến trình thông qua vòng đời dự án bằng cách so sánh kết quả với các mục tiêu và tiêu chí thành công cho trước.

Đánh giá dự án thành công là gì?

Một trong những thách thức của quản lý dự án là xác định xem dự án có thành công hay là không. Theo cách trước đây, các thước đo quản lý dự án như thời gian, chi phí, công việc, và chất lượng là những nhân tố thành công quan trọng nhất dể đánh giá sự thành công của dự án. Gần đây, định nghĩa về sự thành công của dự án chỉ ra theo hướng dạt được mục tiêu. Các bên liên quan trong dự án có thể có ý tưởng khác nhau về sự thành công của dự án và các nhân tố nào là quan trọng nhất. Trong dự án, cần thiết phải lập tài liệu rõ ràng về mục tiêu dự án và lựa chọn mục tiêu nào để đo. Các câu hỏi mà các bên liên quan quan trọng và giám đốc dự án cần trả lời là:

- Dự án thành công là như thế nào?

- Làm thế nào để đo được sự thành công?

- Nhân tố nào ảnh hưởng đến sự thành công?

Các câu hỏi trên phải được lập tài liệu và đồng thuận bởi các bên liên quan và giám đốc dự án. Sự thành công của dự án bao gồm các tiêu chí có liên kết với chiến lược của công ty và tạo ra kết quả kinh doanh. Ví dụ:

- Hoàn thành kế hoạch quản lý lợi ích dự án (project benefits management plan);

- Đáp ứng thước đo tài chính đã được đồng thuận trong tình huống kinh doanh (business case). Những thước đo tài chính này có thể là: Net present value (NPV), Return on investment (ROI), Internal rate of return (IRR), Payback period (PBP), và Benefit-cost ratio (BCR).

- Đáp ứng các mục tiêu phi tài chính của tình huống kinh doanh

- Hoàn thành việc chuyển đổi tổ chức từ trạng thái hiện tại sang trạng thái mong muốn của tương lai

- Hoàn thành các điều kiện của hợp đồng

- Đáp ứng mục tiêu, mục đích, chiến lược của tổ chức

- Đạt được sự hài lòng của các bên liên quan

- Tích hợp kết quả dự án vào trong môi trường vận hành của tổ chức

- Đạt được chất lượng như đã thỏa thuận 

Để có thể tìm hiểu sâu hơn và áp dụng một cách hệ thống về Chiến lược và quản trị hiện đại, cũng như quản lý dự án vận dụng như thế nào nhằm tạo ra được các quản lý chuyên nghiệp, theo những thông lệ quốc tế, mang lại hiệu quả và tin cậy trong phương pháp, có thể tìm hiểu chương trình đào tạo Chiến lược và quản trị hiện đại và khóa học quản lý dự án theo chuẩn quốc tế PMI được tổ chức tại FMIT.

chương trình đào tạo tại fmit

• Giám đốc điều hành
• Quản lý chuỗi cung ứng 
• Quản lý dự án
• Kiểm toán nội bộ
• Quản trị rủi ro
• Kế toán quản trị
• Phát triển năng lực lãnh đạo
• Chiến lược và quản trị hiện đại
• Lean ứng dụng
• Agile
• Giám đốc kiểm toán nội bộ
• Luyện thi chứng chỉ quản lý dự án quốc tế PMP
• Luyện thi chứng chỉ quản lý chuỗi cung ứng quốc tế CSCP
• Luyện thi chứng chỉ kiểm toán nội bộ quốc tế CIA
• Luyện thi chứng chỉ quốc tế kiểm soát nội bộ CICS