Quản lý dự án là gì? Vai trò, nhiệm vụ của quản lý dự án

Quản lý dự án là một phương pháp không thể thiếu với bất kỳ doanh nghiệp nào nhằm hiện thực chiến lược, triển khai sản phẩm mới, đổi mới, cải tiến hệ thống bên cạnh những hoạt động thường ngày. Vậy, quản lý dự án là gì? Vai trò và các phương pháp của quản lý dự án ra sao? Để quản lý tốt, doanh nghiệp cần những kỹ năng gì? Cùng Viện FMIT tìm hiểu một cách chi tiết các vấn đề này qua bài viết dưới đây.

Quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án được hiểu là việc áp dụng các kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng, công cụ cần thiết để kiểm soát và điều chỉnh công việc sao cho hiệu quả đạt được tốt nhất khi dự án được đặt trong các giới hạn về thời gian, chi phí và nguồn lực.

Cùng với sự phát triển vượt bậc về khoa học, kỹ thuật, cơ sở hạ tầng đòi hỏi con người thích ứng tốt với công nghệ hiện đại, lúc này vai trò của quản lý dự án được đề cao, nhằm tối ưu những mục tiêu trên.

Khái niệm quản lý dự án là gì?

Mỗi doanh nghiệp cần có phương pháp quản trị dự án phù hợp để thích ứng với công nghệ toàn cầu, thị trường mở rộng, sức mạnh kết nối toàn cầu và nhiều yếu tố khác.

Có 5 phương pháp quản trị dự án hiện nay:

• Dự án nhìn rõ ngay từ đầu: Phương pháp này được áp dụng khi các công việc và phương án tiến hành cho dự án đã rõ.
• Dự án lặp: Sử dụng các kỹ thuật quản lý dự án lặp để tìm ra kết quả tối ưu nhất.
• Dự án tăng dần: Sử dụng kỹ thuật quản lý dự án với những yêu cầu và mục tiêu mở rộng.
• Dự án Agile: Bao gồm cả phương pháp lặp và tăng dần, sử dụng kỹ thuật quản lý dự án theo vòng lặp hoặc dòng chảy.
• Dự án Hybrid: Phối hợp nhiều phương pháp trên vào trong một dự án.

Ban quản lý dự án là gì?

Ban quản lý dự án là bộ phận được thành lập nhằm nâng cao năng lực quản lý dự án cho tổ chức. Ban quản lý dự án - PMO, ra đời với nhiều nhiệm vụ như là: hỗ trợ phát triển năng lực quản lý dự án cho tổ chức, thống nhất phương pháp và quy trình quản lý dự án, đảm bảo nhân sự tham gia quản lý dự án được đào tạo đủ năng lực, đánh giá việc tuân thủ theo quy định quản lý dự án, và cải tiến hệ thống quản lý dự án. Đối với các tổ chức thường xuyên thực hiện các dự án thì việc thành lập PMO là vô cùng cần thiết nhằm chuyên nghiệp hóa hệ thống và năng cao năng lực quản trị.

Chức năng và nhiệm vụ của ban quản lý dự án

Vai trò của quản lý dự án

Quản lý dự án giúp doanh nghiệp có cơ sở phương pháp luận chặt chẽ để triển khai công việc nhằm đạt được mục tiêu cao nhất về tiến độ, chi phí, chất lượng và tạo ra giá trị cho các bên liên quan.

Thực hiện quản lý theo phương pháp hiện đại có thể giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu quan trọng, tối ưu hóa vốn đầu tư và hạn chế phát sinh những chi phí khác. Khi có phương pháp quản lý phù hợp, doanh nghiệp có thể vạch rõ phương pháp và các bước tiến hành dự án một cách hiệu quả.

Ban lãnh đạo hoặc đội ngũ điều hành doanh nghiệp cần trang bị các kỹ năng cần thiết về quản lý dự án để không ngừng cải tiến, đổi mới sản phẩm, dịch vụ nhằm thích ứng tốt với xu hướng công nghệ đang đổi mới không ngừng.

Quản lý dự án thường áp dụng trong lĩnh vực nào?

Quản lý dự án được áp dụng cho tất cả các lĩnh vực. Mỗi lĩnh vực hoạt động trên thị trường hiện nay đều cần quản lý dự án để nâng cao hiệu quả công việc. Một số lĩnh vực có thể kể đến như: tài chính ngân hàng, bất động sản và xây dựng, viễn thông, phát triển phần mềm,... Để quản lý dự án hiệu quả, người quản lý cần phải áp dụng các kiến thức về quản lý quy trình dự án, quản lý con người và kiến thức chuyên môn trong lĩnh vực tương ứng. Mỗi dự án đều có những đặc thù khác nhau về bản chất, nội dung, ngành nghề, quy mô, mức độ phức tạp, … Vì thế, quản lý dự án cần phải điều chỉnh các nội dung quản lý dự án một cách phù hợp với đặc thù của dự án đang triển khai.

Công việc chính của người làm quản lý dự án

12 Nguyên tắc quản lý dự án hiệu quả

Người quản lý cần thuộc nằm lòng 12 nguyên tắc quan trọng dưới đây để quản lý dự án hiệu quả hơn.

Nguyên tắc quan trọng trong quản lý dự án

Nguyên tắc 1: Siêng năng, tôn trọng, cẩn trọng trong trách nhiệm quản lý

Trách nhiệm quản lý là thước đo về sự hiểu biết, trình độ chuyên môn, mức độ tin cậy đối với dự án hoặc doanh nghiệp. Hay nói cách khác, đây được xem là giá trị và đạo đức của người quản lý.

Trách nhiệm quản lý cần đảm bảo thực hiện đầy đủ trách nhiệm bên trong và bên ngoài nhằm hướng đến sự phát triển vững mạnh của doanh nghiệp.

Trách nhiệm bên trong đối với tổ chức bao gồm:

• Người quản lý cần triển khai dự án phù hợp với mục tiêu, chiến lược, tầm nhìn và sứ mệnh phát triển bền vững của doanh nghiệp.
• Tôn trọng và đề cao sự tham gia của các thành viên khi dự án được thực thi.
• Giám sát chặt chẽ nguồn lực của dự án để có những điều chỉnh phù hợp.
• Thực hiện nhiệm vụ chức năng của một người quản lý về các công việc: giải trình giấy tờ hồ sơ cần thiết, thực hiện thi công công trình theo chỉ đạo.

Trách nhiệm bên ngoài đối với tổ chức bao gồm:

• Sử dụng nguyên liệu, nguồn lực tự nhiên theo quy định về bảo vệ môi trường.
• Tạo mối quan hệ với các đối tác bên ngoài khác.
• Ứng dụng chuyên môn để nâng cao hiệu quả thi công dự án
• Không gây ảnh hưởng hay tác động tiêu cực đến các khu vực xung quanh dự án đang thi công.

Nguyên tắc 2: Tạo môi trường hợp tác lý tưởng cho các nhóm dự án

Thông thường, nhóm dự án là tập hợp nhiều cá nhân có kinh nghiệm, kỹ năng, kiến thức đa dạng. Mỗi cá nhân phát huy thế mạnh của mình để hoàn thành một mục tiêu chung.

Mỗi dự án sẽ được một nhóm dự án đảm nhận. Nhóm này có nhiệm vụ tạo môi trường làm việc theo một văn hóa chung và phù hợp với định hướng của tổ chức, giúp các cá nhân được học tập và phát triển tốt hơn.

Một môi trường hợp tác lý tưởng cho nhóm dự án phụ thuộc vào nhiều yếu tố: sự thỏa thuận của nhóm, cơ cấu tổ chức, các quy trình thực hiện. Cụ thể:

• Sự thỏa thuận của nhóm: Nhóm dự án cam kết thực hiện và duy trì những yêu cầu chung về hành vi và cách thức làm việc để hướng đến mục tiêu làm việc tốt nhất.
• Cơ cấu tổ chức: Nhóm dự án cần có những điều chỉnh phù hợp để các công việc được phối hợp một cách chặt chẽ và đúng quy trình. Đồng thời, sự điều chỉnh này cần hướng đến mục tiêu tối ưu hóa và đáp ứng các nhu cầu đặc biệt của dự án.
• Quy trình: Nhóm dự án xây dựng các quy trình làm việc để công việc theo đúng hướng mục tiêu và dễ dàng kiểm soát tiến độ cũng như hiệu suất làm việc.

Nguyên tắc 3: Phối hợp một cách chặt chẽ và hiệu quả với các bên liên quan

Tạo sự gắn kết chặt chẽ với các bên liên quan là phương pháp hữu ích góp phần quan trọng vào sự thành công của dự án và khảo sát được mức độ hài lòng của khách hàng.

Các bên liên quan sẽ có ảnh hưởng trực tiếp hoặc gián tiếp lên nhiều phương diện của dự án như:

• Phạm vi yêu cầu thêm hoặc bớt một số hạng mục.
• Tiến độ công việc.
• Chi phí thi công.
• Giới hạn hoặc bổ sung nhóm nhân sự.
• Cung cấp thông tin cần thiết cho kế hoạch.
• Chi phối kết quả dự án.
• Thiết lập nền văn hóa doanh nghiệp mới.
• Xác định mục tiêu lâu dài để tạo ra lợi ích.
• Đo lường rủi ro để hạn chế.
• Yêu cầu đảm bảo chất lượng.
• Đánh giá sự thành công của dự án.

Việc chủ động liên kết với các bên liên quan giúp quá trình chuyển giao dự án được thuận lợi hơn. Người quản lý cần có những kỹ năng và thái độ ứng xử khéo léo gắn kết các bên liên quan một cách chặt chẽ và hiệu quả.

Chủ động, chính trực, linh hoạt, tôn trọng, thấu hiệu và tự tin là những yếu tố quan trọng giúp tạo ra hiệu ứng tích cực và thúc đẩy sự thành công của dự án.

Nguyên tắc 4: Tập trung vào việc tạo ra giá trị

Người quản lý cần thường xuyên theo dõi tiến độ của dự án để có những điều chỉnh phù hợp và kịp thời. Việc tập trung vào giá trị sẽ giúp doanh nghiệp không ngừng cải tiến và đổi mới, nhằm tối đa hóa giá trị mong đợi.

Giá trị là chỉ số để đo lường kết quả của một dự án. Sự thành công của một dự án phụ thuộc vào giá trị đầu ra của sản phẩm. Giá trị có thể được đo lường bằng sự hài lòng của khách hàng hoặc bằng việc đóng góp cho các nhà đầu tư hoặc các tổ chức nhận được.

Nguyên tắc 5: Ghi nhận, đánh giá và đáp ứng các tương tác trong hệ thống

Một dự án để tiến hành thuận lợi cần sự tương tác và phụ thuộc lẫn nhau của rất nhiều yếu tố. Hệ thống quản lý thường xuyên đổi mới để thích ứng tốt với những thay đổi của các điều kiện bên trong và bên ngoài. Sự tương tác tích cực với hệ thống sẽ giúp nhóm dự án thu thập được những thông tin hữu ích. Nhóm dự án cần trang bị những kỹ năng quan trọng dưới đây để đạt được mục tiêu trong việc ghi nhận, đánh giá và tương tác với hệ thống:

• Thấu hiểu các lĩnh vực kinh doanh để có những kiến thức quan trọng cần thiết trước khi bắt tay vào dự án.
• Tư duy phản biện với mục tiêu xây dựng bức tranh tổng quan về kế hoạch thực hiện cụ thể, chi tiết.
• Áp dụng mô hình tư duy hiện đại và đưa ra các giả định.
• Ứng dụng phương pháp tích hợp tài liệu, thực hành để hiểu và phân tích kết quả đạt được.
• Chủ động trong việc tương tác để đạt được kết quả tốt đẹp trong kinh doanh.

Nguyên tắc 6: Thể hiện hành vi lãnh đạo

Hành vi lãnh đạo ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của dự án. Lãnh đạo hiệu quả sẽ tạo động lực thúc đẩy tinh thần làm việc của nhân viên và góp phần rất lớn vào sự thành công của dự án.

Hành vi lãnh đạo trong một dự án không nhất thiết phải là vai trò của một cá nhân nào mà mỗi cá nhân trong nhóm dự án đều cần thể hiện khả năng lãnh đạo, đưa ra quan điểm, ý kiến thể hiện phong khách, kỹ năng và kinh nghiệm làm việc.

Nguyên tắc 7: Điều chỉnh dựa vào bối cảnh

Người quản lý dự án cần phân tích đánh giá dựa trên bối cảnh của dự án, môi trường xung quanh và các bên liên quan để có kế hoạch phát triển phù hợp và tối đa giá trị, đẩy mạnh tiến độ thi công dự án.

Điều chỉnh dựa vào bối cảnh thực tế là sự chủ động cần thiết nhằm tạo ra kết quả hoàn hảo nhất với phương pháp và quy trình tối ưu.

Nguyên tắc 8: Tích hợp chất lượng vào quy trình và kết quả để tối đa hóa giá trị

Nguyên tắc này cho phép tạo ra sản phẩm chất lượng có khả năng đáp ứng được mục tiêu dự án và những điều kiện của những bên liên quan.

Chất lượng khi tích hợp với quy trình và kết quả có thể được xem xét trên nhiều phương diện:

• Tình trạng sản phẩm hoạt động tại các bên liên quan và nhóm dự án.
• Khả năng ứng dụng và đáp ứng các thông số kỹ thuật.
• Chỉ số thể hiện sự nhất quán trong mỗi lần thực hiện.
• Khả năng ứng biến linh hoạt của sản phẩm trong các tình huống đặc biệt.
• Sự khác biệt của sản phẩm với những sản phẩm khác được sản xuất cùng cách thức.
• Sự tác động của sản phẩm vào nền kinh tế, xã hội và môi trường.

Nguyên tắc 9: Điều hướng sự phức tạp

Việc điều hướng sự phức tạp giúp nhóm dự án thích ứng nhanh với vòng đời của dự án.

Sự phức tạp trong mỗi dự án được hình thành trong các hành vi dân sự, hệ thống tương tác, sự mơ hồ trong kế hoạch thực hiện. Sự phức tạp có thể xuất hiện ở bất kỳ thời điểm nào của dự án, vì thế, nhóm dự án cần có những điều hướng kịp thời để giảm thiểu sự ảnh hướng của sự phức tạp đến kết quả dự án.

Những nguyên nhân chủ yếu gây nên sự phức tạp:

• Hành vi dân sự: Sự phức tạp này được hình thành bởi sự khác biệt về tư duy, tính cách cá nhân, khoảng cách vị trí địa lý đã tạo nên sự xung đột với mục tiêu dự án.
• Hành vi tương tác hệ thống: Sự tương tác và tích hợp của nhiều phần mềm công nghệ khác nhau dễ dẫn đến rủi ro cao về khả năng kết nối lẫn nhau gây ảnh hưởng đến sự thành công của dự án.
• Sự mơ hồ trong kế hoạch thực hiện: Sự mơ hồ có thể do nhiều nguyên nhân như quá nhiều sự lựa chọn, thông tin dự án không rõ ràng, có sự hiểu lầm hoặc sự cố mới nổi.
• Đổi mới công nghệ: Việc ứng dụng công nghệ mới nhưng không có hướng dẫn ứng dụng cụ thể là nguyên nhân gây nên sự phức tạp.

Nguyên tắc 10: Tối ưu hóa quy trình xử lý rủi ro

Để hạn chế tối đa các rủi ro cho dự án, người quản lý không ngừng cập nhật và đánh giá mức độ rủi ro để có những thay đổi phù hợp.

Rủi ro có thể là cơ hội nhưng cũng có thể là nguy cơ, vì thế, người quản lý dự án cần đánh giá và nhận diện để xử lý bằng phương pháp phù hợp nhất. Dự đoán rủi ro là công việc quan trọng đối với bất kỳ dự án nào. Nếu rủi ro đã được tính toán trước sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu thiệt hại và có biện pháp ứng biến linh hoạt đảm bảo dự án vẫn đi đúng hướng và đạt mục tiêu chung.

Nguyên tắc 11: Khả năng thích ứng và hồi phục

Xây dựng khả năng thích ứng và hồi phục là nhiệm vụ cần thiết nhằm đáp ứng sự thay đổi không ngừng của khoa học, công nghệ. Khả năng thích ứng linh hoạt và hồi phục nhanh chóng sẽ giúp nhóm dự án xử lý các tác động một cách kịp thời, hạn chế phát sinh chi phí.

Những yếu tố có thể bổ trợ cho khả năng thích ứng và hồi phục:

• Cải tiến và đổi mới liên tục theo xu hướng.
• Nhóm dự án cần trang bị đa kỹ năng, có kiến thức chuyên sâu trong đa dạng các lĩnh vực.
• Rút được những kinh nghiệm từ dự án trước.
• Lập kế hoạch cụ thể, chi tiết nhưng mang tính cởi mở để gắn kết với các bên liên quan.
• Có khả năng tư duy sáng tạo và làm việc trong môi trường thay đổi linh hoạt.
• Lập mô hình thử nghiệm để dự đoán kết quả của dự án.

Nguyên tắc 12: Cho phép thay đổi linh hoạt để đạt được trạng thái tương lai đã hình dung

Sự thích ứng linh hoạt với từng giai đoạn của dự án là điều kiện cần để dự án đạt được kết quả như mong muốn. Nếu doanh nghiệp chỉ duy trì sự phù hợp của môi trường kinh doanh hiện tại sẽ là mối nguy lớn với mỗi dự án.

Quản lý thay đổi linh hoạt theo từng giai đoạn là phương án toàn diện giúp chuyển đổi cá nhân, nhóm và tổ chức từ trạng thái hiện tại sang tương lai để nhận thấy lợi ích mong muốn.

Các thay đổi có thể từ bên trong hoặc bên ngoài nhưng đều hướng đến mục tiêu chung là thúc đẩy dự án thành công và hạn chế rủi ro.

Quy trình quản lý dự án 5 bước đơn giản

Quy trình quản lý dự án được thực hiện theo 5 bước

Để dự án được quản lý chặt chẽ và đạt được hiệu quả cao, nhóm dự án cần có quy trình thực hiện theo 5 nhóm dưới đây:

• Nhóm thiết lập: Nhóm này có nhiệm vụ định nghĩa lại một dự án mới hoặc một giai đoạn mới của một dự án bằng cách công bố việc bắt đầu dự án hoặc giai đoạn.
• Nhóm lập kế hoạch: Quy trình này được thiết lập nhằm hình thành phạm vi dự án, làm rõ mục tiêu, xác định nhiệm vụ cụ thể để có thể đạt được mục tiêu của dự án. Nhóm lập kế hoạch cần thể hiện rõ các nội dung: thời gian, chi phí, nguồn lực, truyền thông, rủi ro, mua sắm, chất lượng, và các các bên liên quan.
• Nhóm thực thi: Các quy trình này được thực hiện nhằm hoàn thành các hạng mục công việc đã được đề ra theo đúng kế hoạch.
• Nhóm quy trình giám sát và kiểm soát: Quy trình này bao gồm việc giám sát, theo dõi và kiểm tra tiến trình thực hiện kế hoạch. Nếu có sự thay đổi trong lúc tiến trình thực hiện, nhóm này sẽ nhận diện và có những thay đổi linh hoạt tương ứng.
• Nhóm quy trình kết thúc: Quy trình này được tiến hành để hoàn thiện dự án và bắt đầu hoàn thành các thủ tục nghiệm thu và bàn giao.

Cơ hội việc làm quản lý dự án hiện tại và tương lai

Mỗi ngành nghề đều cần có sự quản lý chặt chẽ để đạt được kết quả tốt nhất và hạn chế các rủi ro có thể xảy ra. Để có thể hoàn thành tốt công việc này, người quản lý dự án đòi hỏi phải có kiến thức, kinh nghiệm và kỹ năng chuyên sâu. Vì thế, cơ hội việc làm và mức lương cho công việc này cũng được đánh giá cao.

Cơ hội việc làm rộng mở với ngành quản lý dự án

Ở nước ta hiện nay, nhu cầu mở cửa hội nhập kinh tế ngày càng cao, nhiều nhà đầu tư nước ngoài muốn tận dụng thị trường “màu mỡ” ở Việt Nam để phát triển, chính vì thế, cơ hội việc làm cho vị trí quản lý dự án có xu hướng ngày càng tăng cao.

Người làm quản lý dự án còn có cơ hội thăng tiến cao trong công việc. Khi tích lũy đủ kinh nghiệm, kiến thức chuyên môn, cùng tinh thần ham học hỏi không ngừng phát triển bản thân, người quản lý hoàn toàn có thể trở thành giám đốc quản lý dự án quy mô lớn.

Giới thiệu về khóa học quản lý dự án chuẩn quốc tế PMI tại Viện FMIT

Tại Viện FMIT, các chương trình đào tạo luôn được đánh giá cao không chỉ về nội dung kiến thức mà còn có những kỹ năng tích lũy từ thực tế được truyền tải một cách cụ thể và chân thực.

Tại đây, chương trình đào tạo theo chuẩn chứng chỉ quốc tế PMI, đây là chứng chỉ mang đẳng cấp cao trong lĩnh vực quản lý dự án. Chứng chỉ PMI là thước đo cho sự chuyên nghiệp của một cá nhân hoặc một tổ chức doanh nghiệp có giám đốc đạt chứng chỉ PMI.

Khi tham gia khóa học quản lý dự án tại Viện FMIT, bạn sẽ được đào tạo theo giáo trình đạt chuẩn mực quản lý dự án quốc tế PMBOK 7. PMBOK 7 là tài liệu được tổng hợp từ hàng nghìn chuyên gia quản lý dự án trên toàn thế giới, có thể giúp tổ chức vận hành và quản lý dự án một cách chặt chẽ phù hợp với thời đại mới.

Khóa học quản lý dự án chuẩn quốc tế tại Viện FMIT

Nội dung khóa học quản lý dự án tại Viện FMIT được chia thành nhiều chuyên đề khác nhau, mỗi chuyên đề đảm bảo cung cấp đầy đủ tất cả các kiến thức về quản lý dự án để quý vị có thể áp dụng vào doanh nghiệp của mình.

Trên đây là những chia sẻ của Viện FMIT về chủ đề quản lý dự án. Mong rằng bạn có thể hiểu rõ về khái niệm cũng như vai trò và lợi ích khi ứng dụng các kỹ năng quản lý dự án vào công việc. Nếu bạn cần tìm hiểu chi tiết hơn về khóa học quản lý dự án chuẩn quốc tế PMI, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline hoặc truy cập website để được nhân viên tư vấn và giải đáp thắc mắc một cách tận tình.

Kiểm toán nội bộ Kỹ năng lãnh đạo Quản lý chuỗi cung ứng Quản trị chiến lược Quản trị rủi ro