Quản lý dự án bằng phương pháp agile đòi hỏi nhóm dự án cũng phải áp dụng tư duy của agile. Bài viết dưới đây FMIT giới thiệu sơ lược một số tính chất liên quan để cách tổ chức và quản lý nhóm dự án agile. Trong đó thể hiện vai trò của lãnh đạo phục vụ (servant leadership), nhóm làm việc liên phòng ban (cross-functional team), đại diện sở hữu sản phẩm (product owner), team facilitator, .. và các hình thức phối hợp nhóm trong dự án agile. Chi tiết nội dung có thể tìm hiểu một cách đầy đủ và hệ thống tại các khóa học liên quan về quản lý dự án, agile, hoặc luyện thi chứng chỉ quốc tế PMP.
Tổ chức và quản lý nhóm dự án phải nói đến vai trò của giám đốc dự án thể hiện và áp dụng phương pháp lãnh đạo phục vụ (servant leadership) và trao quyền (empower) cho nhóm dự án. Servant leadership thể hiện cách thức lãnh đạo thông qua việc hiểu nhu cầu nhóm dự án, phát triển nhóm, truyền thông mục đích dự án đến nhóm dự án, tạo ra môi trường để thúc đẩy văn hóa agile, tập trung và kết quả thay vì quy trình, phát triển các kỹ năng về con người (people skills), đào tạo, huấn luyện, lắng nghe, xây dựng niềm tin, …, nhằm đạt được hiệu quả tốt nhất. Lãnh đạo phục vụ là phương pháp phù hợp với với môi trường và cách thức triển khai dự án agile.
Kỹ năng lãnh đạo và quản lý con người bao gồm nhiều kỹ năng như:
Nhóm dự án bao gồm các thành viên và sự tương tác giữa các thành viên là trọng tâm và nguyên tắc của Agile Manifesto. Thông thường, các nhóm agile hiệu quả đa phần có quy mô từ 3 đến 9 thành viên. Lý tưởng nhất là các thành viên được bố trí cùng không gian làm việc với nhau. Các thành viên được tổ chức theo kiểu nhóm tự quản lý (self-managing team), trong đó nhóm tự quyết định ai sẽ chịu trách nhiệm phần công việc nào trong phạm vi công việc trong vòng lặp nào đó. Nhóm được lãnh đạo bởi phương pháp servant leadership. Nhóm cũng có thể kết hợp theo hình thức liên phòng ban (cross functional team) và được trang bị đủ kỹ năng để hoàn thành công việc.
Thành viên nhóm dự án có thể phối hợp theo nhiều cách như theo cặp (pairing – hai thành viên làm việc cùng nhau phối hợp tại cùng 1 máy để thực hiện công việc cùng lúc) hoặc Mob (toàn nhóm làm việc trên cùng công việc, tại cùng thời điểm, cùng vị trí, cùng máy tính) và tránh cách làm theo kiểu mini-waterfall. Nhóm tập trung vào số lượng nhỏ các đặc điểm cần hoàn thành và chuyển giao thay vì chỉ ra tất cả các yêu cầu.
Fishbowl window thiết lập liên kết thời lượng dài (long-lived video conferencing) giữa các nhóm làm việc từ xa bắt đầu từ đầu ngày và kết thúc vào cuối giúp nhóm dự án thấy và tham gia đồng thời vào công việc, giảm chậm trễ trong việc phối hợp và khoảng cách địa lý.
Làm việc theo cặp từ xa (remote pairing) là công cụ làm việc từ xa bằng việc chia sẻ các màn hình, giọng nói, và liên kết video, có thể làm theo hình thức face-to-face paring.
Nhóm cross-functional team bao gồm các thành viên với đầy đủ kỹ năng cần thiết để làm việc. Trong phần mềm, nhóm này có thể bao gồm designers, developers, testers và các vị trí cần thiết khác. Việc thiết lập nhóm liên phòng ban như vậy rất hữu ích vì đảm bảo đủ các kỹ năng cần thiết, chuyển giao kết quả trong thời gian ngắn nhất, ít phụ thuộc vào bên ngoài.
Product ower chịu trách nhiệm hướng dẫn về định hướng cho sản phẩm dự án. Product owner sắp hạng ưu tiên các công việc dựa vào giá trị và lĩnh vực kinh doanh đặc thù của dự án. Product owner làm việc với nhóm dự án hàng ngày để đưa ra các phản hồi về sản phẩm và định hướng các chức năng tiếp theo. Điều này có nghĩa là các công việc đưa ra thường nhỏ và rất nhỏ.
Product owner làm việc với các bên liên quan, khách hàng, và nhóm dự án để xác định định hướng sản phẩm. product owner đòi hỏi phải có kiến thức về lĩnh vực kinh doanh và chuyên môn để đưa ra quyết định. Tuy nhiên, product owner vẫn có thể yêu cầu trợ giúp từ những người có chuyên môn sâu. Product owner cũng cần được đào tạo về agile để nắm rõ cách thức vận hành dự án agile và dòng công việc.
Product owner tạo ra danh mục công việc (backlog) cho nhóm dự án. Backlog giúp nhóm thấy được cách thức tiến hành thế nào để tạo ra được giá trị cao nhất và tránh các lãng phí. Tập trung vào giá trị sản phẩm là một nhân tố thành công quan trọng hàng đầu của dự án agile, hoặc nếu không nhóm dự án sẽ lãng phí hoặc tạo ra sản phẩm không được đề cao.
Vai trò team facilitator hay còn gọi là lãnh đạo phục vụ (servant leader). Vai trò này có thể gọi là project manager, scrum master, project team lead, team coach, hoặc là team facilitator.
Nhóm dự án agile cần phương pháp lãnh đạo servant leadership. Mọi người cần thời gian để xây dựng kỹ năng lãnh đạo, thuc đẩy (facilitation), huấn luyện (coaching), và loại bỏ các trở ngại (impediment).
Nhóm agile cần có không gian để làm việc cùng nhau, để hiểu về trạng thái công việc, và phối hợp với nhau. Các nhóm dự án agile có thể cùng làm việc trong 1 phòng. Một số nhóm có thể bố trí nơi làm việc khác nhau nhưng không gian họp cho standup hoặc báo cáo kết quả (chart) ở một khu vực cùng nhau. Thi thoảng nhóm cũng cần các không gian riêng để có thể tập trung và suy nghĩ bên cạnh các không gian phối hợp, không gian mở. Vì thế, công ty cần thiết kế các văn phòng với khu vực riêng và không gian chung.
Nếu dự án phân tán ở nhiều khu vực khác nhau, nhóm có thể sẽ phải quyết định thời lượng phân bố hợp lý giữa phối hợp từ xa (virtual) và vật lý. Các công nghệ như chia sẻ tài liệu, video conferencing, và các công cụ hỗ trợ làm việc từ xa cần thiết phải được khai thác để hỗ trợ hiệu quả quá trình làm việc.
Để nhóm agile làm việc hiệu quả cần tạo xây dựng niềm tin và môi trường an toàn trong đó đảm bảo ý kiến của mỗi thành viên đều được lắng nghe và xem xét một cách công bằng. Các rào cản và trở ngại do cách làm việc riêng lẻ theo phòng ban (silo) cũng phải được chỉ ra và loại bỏ bằng cách phối hợp giữa các phòng ban.