Link https://xoilaczzh.tv/ trực tiếp bóng đá
Lập kế hoạch dự án là quá trình tạo ra một bản thiết kế chi tiết về cách thức thực hiện, điều phối và kiểm soát các hoạt động của dự án. Nó là cột mốc quan trọng và đóng vai trò không thể phủ nhận trong việc đảm bảo sự thành công của bất kỳ dự án nào. Để hiểu rõ hơn về quá trình này, hãy cùng đi qua 6 bước cơ bản để lập kế hoạch triển khai một dự án một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.
Tìm hiểu 6 bước lập kế hoạch dự án
Lập kế hoạch dự án là quá trình quan trọng trong việc xác định các mục tiêu, phân công nhiệm vụ và đưa ra chiến lược, chính sách cần thiết cho việc triển khai dự án. Đặc biệt, bản kế hoạch dự án đóng vai trò quan trọng đối với nhà quản lý dự án, giúp họ tiết kiệm thời gian trong việc xử lý thông tin, giải quyết xung đột và xác định rõ ràng các trách nhiệm, nhằm đảm bảo mục tiêu dự án được đạt đến.
Xác định các mục tiêu, phân công nhiệm vụ và đưa ra chiến lược
Mục tiêu cốt lõi của việc lập kế hoạch triển khai dự án là tạo ra một chuỗi hướng dẫn chi tiết để chỉ đạo nhóm dự án theo cách cụ thể về nhiệm vụ, thời điểm thực hiện và nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án thành công.
Bản kế hoạch dự án tạo ra một cái nhìn tổng quan cho đội ngũ dự án và các bên liên quan, là nền tảng vững chắc cho quá trình quản lý dự án. Đặc biệt:
Mục đích và vai trò của lập kế hoạch dự án
Kế hoạch chiến lược đại diện cho kế hoạch tổng thể của một tổ chức hoặc doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu dài hạn của họ. Thường được xây dựng trong khoảng thời gian dài, tập trung vào việc phát triển chiến lược để cạnh tranh và mở rộng thị trường kinh doanh. Mục tiêu chủ yếu của kế hoạch chiến lược thường bao gồm việc tăng trưởng doanh thu, gia tăng thị phần, tối đa hóa lợi nhuận và định hình hướng đi cho tương lai của tổ chức.
Kế hoạch chiến lược (Strategic Plan)
Kế hoạch hành động là bản kế hoạch chi tiết dùng để đạt được mục tiêu cụ thể ngắn hạn hoặc giải quyết các vấn đề đặc biệt của dự án. Nó tập trung vào các hành động cụ thể cần thực hiện, thời gian thực hiện, nguồn lực cần có và người chịu trách nhiệm. Kế hoạch hành động thường được sử dụng để xử lý các vấn đề tạm thời hoặc cấp bách, song cũng có thể được áp dụng để đạt được mục tiêu ngắn hạn hoặc trung hạn.
Kế hoạch tác nghiệp là một kế hoạch chi tiết để thực hiện các hoạt động trong một phạm vi không gian cụ thể (các đơn vị trong tổ chức) và trong khoảng thời gian cụ thể (ngày, tháng, quý, năm...). Thường được thiết lập cho thời gian ngắn hơn so với kế hoạch chiến lược và kế hoạch hành động và thường được cập nhật thường xuyên để đáp ứng các yêu cầu thực tế.
Kế hoạch này tập trung vào các hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu chiến lược của dự án, bao gồm công việc của các bộ phận, quy trình và quản lý nguồn lực.
Mục tiêu của kế hoạch tác nghiệp là đảm bảo rằng quá trình thực hiện dự án diễn ra một cách hiệu quả, đạt hiệu suất cao và đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như các bên liên quan.
Kế hoạch tác nghiệp (Operational Plan)
>> Bài viết có thể bạn quan tâm Quản trị dự án là gì?
Đầu tiên, việc xác định yêu cầu từ các bên liên quan bằng cách tổ chức cuộc họp 1-1 hoặc tiến hành các khảo sát. Qua việc trao đổi và thu thập thông tin từ các bên liên quan, bạn có cơ hội hiểu rõ hơn về yêu cầu và điều này rất quan trọng để thành công của dự án.
Bước 1: Xác định và tương tác với các bên liên quan
Sau khi nắm bắt yêu cầu từ các bên liên quan, nhà quản lý cần thiết lập mục tiêu tổng quan cho dự án. Các mục tiêu cần phải tuân theo nguyên tắc SMART (Cụ thể – Đo lường được – Có thể đạt được – Thực tế – Có thời gian cụ thể).
Quy định thời gian chuyển giao yêu cầu xác định thời điểm cụ thể cho việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ giữa khách hàng và công ty. Điều này liên quan đến việc xác định các giai đoạn nhỏ trong dự án lớn cũng như thời điểm bàn giao, hoàn thành dự án cho các bên liên quan.
Tạo lộ trình chi tiết cho dự án giúp theo dõi tiến độ công việc của nhóm cũng như cung cấp một bức tranh tổng quan cho các bên liên quan. Việc tiếp theo là xác định và sắp xếp việc sử dụng tài nguyên, kiểm tra sự sẵn có của chúng và lên lịch trình theo ưu tiên.
Bước 4: Xây dựng lộ trình dự án
Việc lập kế hoạch hỗ trợ là một phần không thể thiếu trong việc lên kế hoạch cho dự án. Các kế hoạch này có thể bao gồm kế hoạch nhân sự, kế hoạch thông báo và kế hoạch quản trị rủi ro. Để quản lý rủi ro tiềm năng, việc theo dõi và ghi chép từng hành động cụ thể và vấn đề phát sinh là cần thiết.
Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn cần giải thích kế hoạch và đề cập đến mong đợi của các bên liên quan đối với thành viên trong nhóm dự án. Quan trọng là không nên quá chủ quan hay độc đáo khi trình bày kế hoạch, hãy cùng thảo luận mở cửa về những vấn đề chưa được đồng thuận.
Kế hoạch dự án đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với các tổ chức và doanh nghiệp hiện nay bởi những lợi ích đáng kể mà nó mang lại:
Tầm quan trọng của lập kế hoạch triển khai dự án
Lập kế hoạch dự án đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của một dự án. Một kế hoạch dự án chất lượng sẽ giúp đội ngũ dự án xác định rõ ràng mục tiêu, phạm vi, thời gian, chi phí và tài nguyên cần thiết để hoàn thành dự án. Qua nhiều phương pháp khác nhau, quy trình tổng quan bao gồm việc xác định mục tiêu và phạm vi dự án, phân tích yêu cầu cũng như lập kế hoạch chi tiết với thông tin về các nhiệm vụ, thời gian và người chịu trách nhiệm.
Để nâng cao kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả, có thể tham khảo những gợi ý sau đây:
Ngoài ra để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch dự án bạn có thể tham gia các khóa học về quản lý dự án. Viện Fmit cung cấp khóa học quản lý dự án với kiến thức chuyên môn, giúp học viên nắm vững các tiêu chuẩn quốc tế. Bạn sẽ học cách tổ chức, lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát dự án theo chuẩn mực quốc tế. Khóa học cung cấp biểu mẫu và hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý dự án, giúp học viên thực hành trên dự án thực tế, từ đó áp dụng kiến thức được học. Sau khi hoàn thành chương trình và vượt qua kỳ thi cuối khóa, học viên được cấp chứng nhận "Certified Project Management Expert". Đào tạo này cung cấp kiến thức cơ bản để họ tham gia lớp luyện thi PMP® và thi lấy chứng chỉ quốc tế.
Cải thiện kỹ năng lên kế hoạch lập hiệu quả
Liên hệ ngay để được tư vấn và báo giá chi tiết nhất:
Địa chỉ
Điện thoại: (028) 3930 1724
Fax: (028) 3930 1725
Hotline: 0708 25 99 25 (HCM) - 093 848 6939 (HN)
Hotline phản ánh chất lượng dịch vụ: 0988 54 00 11
Email: info@fmit.vn
Chúng ta có thể thấy được sự quan trọng của việc lập kế hoạch dự án và 6 bước để lập hoạch trong bài viết trên đây. Sự tỉ mỉ và chính xác trong việc lập kế hoạch không chỉ làm tăng khả năng thành công của dự án mà còn giúp đưa ra giải pháp cho những thách thức có thể xảy ra.