Lập kế hoạch dự án là gì? 6 bước lập kế hoạch triển khai dự án

Lập kế hoạch dự án là quá trình tạo ra một bản thiết kế chi tiết về cách thức thực hiện, điều phối và kiểm soát các hoạt động của dự án. Nó là cột mốc quan trọng và đóng vai trò không thể phủ nhận trong việc đảm bảo sự thành công của bất kỳ dự án nào. Để hiểu rõ hơn về quá trình này, hãy cùng đi qua 6 bước cơ bản để lập kế hoạch triển khai một dự án một cách hiệu quả và chuyên nghiệp.

Tìm hiểu 6 bước lập kế hoạch dự án

Lập kế hoạch dự án là gì?

Lập kế hoạch dự án là quá trình quan trọng trong việc xác định các mục tiêu, phân công nhiệm vụ và đưa ra chiến lược, chính sách cần thiết cho việc triển khai dự án. Đặc biệt, bản kế hoạch dự án đóng vai trò quan trọng đối với nhà quản lý dự án, giúp họ tiết kiệm thời gian trong việc xử lý thông tin, giải quyết xung đột và xác định rõ ràng các trách nhiệm, nhằm đảm bảo mục tiêu dự án được đạt đến.

Xác định các mục tiêu, phân công nhiệm vụ và đưa ra chiến lược

Mục đích và vai trò của lập kế hoạch dự án

Mục tiêu cốt lõi của việc lập kế hoạch triển khai dự án là tạo ra một chuỗi hướng dẫn chi tiết để chỉ đạo nhóm dự án theo cách cụ thể về nhiệm vụ, thời điểm thực hiện và nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án thành công.

Bản kế hoạch dự án tạo ra một cái nhìn tổng quan cho đội ngũ dự án và các bên liên quan, là nền tảng vững chắc cho quá trình quản lý dự án. Đặc biệt:

• Kế hoạch dự án giúp xác định mục tiêu cụ thể của dự án, đồng thời đề xuất các chiến lược hành động để đạt được mục tiêu đó và đánh giá và xử lý các rủi ro có thể xảy ra.
• Nó giúp xác định các công việc cần thực hiện trong dự án và phân công chúng cho từng thành viên, đảm bảo mỗi người đảm nhận trách nhiệm rõ ràng và đóng góp vào thành công của dự án.
• Kế hoạch dự án là khung tham chiếu giúp nhà quản lý kiểm soát thời gian và nguồn lực dự án một cách hiệu quả, đảm bảo công việc hoàn thành đúng hạn và theo kế hoạch.
• Việc lập kế hoạch dự án cung cấp các giải pháp quản lý rủi ro, giảm thiểu tác động tiêu cực đối với dự án và đảm bảo việc hoàn thành dự án đúng thời hạn và với chất lượng cao nhất.

Mục đích và vai trò của lập kế hoạch dự án

Phân loại kế hoạch triển khai dự án theo chuyên môn

Kế hoạch chiến lược (Strategic Plan)

Kế hoạch chiến lược đại diện cho kế hoạch tổng thể của một tổ chức hoặc doanh nghiệp nhằm thực hiện mục tiêu dài hạn của họ. Thường được xây dựng trong khoảng thời gian dài, tập trung vào việc phát triển chiến lược để cạnh tranh và mở rộng thị trường kinh doanh. Mục tiêu chủ yếu của kế hoạch chiến lược thường bao gồm việc tăng trưởng doanh thu, gia tăng thị phần, tối đa hóa lợi nhuận và định hình hướng đi cho tương lai của tổ chức.

Kế hoạch chiến lược (Strategic Plan)

Kế hoạch hành động (Action Plan)

Kế hoạch hành động là bản kế hoạch chi tiết dùng để đạt được mục tiêu cụ thể ngắn hạn hoặc giải quyết các vấn đề đặc biệt của dự án. Nó tập trung vào các hành động cụ thể cần thực hiện, thời gian thực hiện, nguồn lực cần có và người chịu trách nhiệm. Kế hoạch hành động thường được sử dụng để xử lý các vấn đề tạm thời hoặc cấp bách, song cũng có thể được áp dụng để đạt được mục tiêu ngắn hạn hoặc trung hạn.

Kế hoạch tác nghiệp (Operational Plan)

Kế hoạch tác nghiệp là một kế hoạch chi tiết để thực hiện các hoạt động trong một phạm vi không gian cụ thể (các đơn vị trong tổ chức) và trong khoảng thời gian cụ thể (ngày, tháng, quý, năm...). Thường được thiết lập cho thời gian ngắn hơn so với kế hoạch chiến lược và kế hoạch hành động và thường được cập nhật thường xuyên để đáp ứng các yêu cầu thực tế.

Kế hoạch này tập trung vào các hoạt động cần thực hiện để đạt được mục tiêu chiến lược của dự án, bao gồm công việc của các bộ phận, quy trình và quản lý nguồn lực.

Mục tiêu của kế hoạch tác nghiệp là đảm bảo rằng quá trình thực hiện dự án diễn ra một cách hiệu quả, đạt hiệu suất cao và đáp ứng nhu cầu của khách hàng cũng như các bên liên quan.

Kế hoạch tác nghiệp (Operational Plan)

>> Bài viết có thể bạn quan tâm Quản trị dự án là gì?

Quy trình lập kế hoạch dự án: Các bước lập kế hoạch triển khai dự án

Bước 1: Xác định và tương tác với các bên liên quan

Đầu tiên, việc xác định yêu cầu từ các bên liên quan bằng cách tổ chức cuộc họp 1-1 hoặc tiến hành các khảo sát. Qua việc trao đổi và thu thập thông tin từ các bên liên quan, bạn có cơ hội hiểu rõ hơn về yêu cầu và điều này rất quan trọng để thành công của dự án.

Bước 1: Xác định và tương tác với các bên liên quan

Bước 2: Thiết lập mục tiêu dự án

Sau khi nắm bắt yêu cầu từ các bên liên quan, nhà quản lý cần thiết lập mục tiêu tổng quan cho dự án. Các mục tiêu cần phải tuân theo nguyên tắc SMART (Cụ thể – Đo lường được – Có thể đạt được – Thực tế – Có thời gian cụ thể).

Bước 3: Xác định thời gian chuyển giao

Quy định thời gian chuyển giao yêu cầu xác định thời điểm cụ thể cho việc cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ giữa khách hàng và công ty. Điều này liên quan đến việc xác định các giai đoạn nhỏ trong dự án lớn cũng như thời điểm bàn giao, hoàn thành dự án cho các bên liên quan.

Bước 4: Xây dựng lộ trình dự án

Tạo lộ trình chi tiết cho dự án giúp theo dõi tiến độ công việc của nhóm cũng như cung cấp một bức tranh tổng quan cho các bên liên quan. Việc tiếp theo là xác định và sắp xếp việc sử dụng tài nguyên, kiểm tra sự sẵn có của chúng và lên lịch trình theo ưu tiên.

Bước 4: Xây dựng lộ trình dự án

Bước 5: Tạo kế hoạch hỗ trợ

Việc lập kế hoạch hỗ trợ là một phần không thể thiếu trong việc lên kế hoạch cho dự án. Các kế hoạch này có thể bao gồm kế hoạch nhân sự, kế hoạch thông báo và kế hoạch quản trị rủi ro. Để quản lý rủi ro tiềm năng, việc theo dõi và ghi chép từng hành động cụ thể và vấn đề phát sinh là cần thiết.

Bước 6: Trình bày kế hoạch dự án

Sau khi hoàn thành các bước trên, bạn cần giải thích kế hoạch và đề cập đến mong đợi của các bên liên quan đối với thành viên trong nhóm dự án. Quan trọng là không nên quá chủ quan hay độc đáo khi trình bày kế hoạch, hãy cùng thảo luận mở cửa về những vấn đề chưa được đồng thuận.

Tại sao lập kế hoạch triển khai dự án lại quan trọng?

Kế hoạch dự án đóng vai trò vô cùng quan trọng đối với các tổ chức và doanh nghiệp hiện nay bởi những lợi ích đáng kể mà nó mang lại:

• Cung cấp một cái nhìn tổng quan rõ ràng về dự án, giúp thấy được tổng thể cũng như mục tiêu và hướng đi mà dự án sẽ tiến tới. Việc này giúp trong việc phân bổ thời gian và nguồn lực một cách hợp lý để đạt được các mục tiêu đã đề ra.
• Xác định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận hoặc đơn vị trong tổ chức trong quá trình triển khai dự án.
• Dự tính chi tiết về nguồn lực tài chính cần thiết cho dự án, đồng thời chỉ ra hướng sử dụng nguồn tiền một cách hợp lý.
• Phân tích và nhận diện rõ ràng về tài nguyên, điểm mạnh, điểm yếu của tổ chức trong quá trình triển khai dự án, giúp xây dựng các phương án để khắc phục những điểm yếu và hướng đến mục tiêu cao nhất.
• Đề xuất các rủi ro có thể phát sinh và giải pháp ngăn chặn, giảm thiểu những rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra trong quá trình thực hiện dự án.

Tầm quan trọng của lập kế hoạch triển khai dự án

Phương pháp lập kế hoạch dự án

Lập kế hoạch dự án đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của một dự án. Một kế hoạch dự án chất lượng sẽ giúp đội ngũ dự án xác định rõ ràng mục tiêu, phạm vi, thời gian, chi phí và tài nguyên cần thiết để hoàn thành dự án. Qua nhiều phương pháp khác nhau, quy trình tổng quan bao gồm việc xác định mục tiêu và phạm vi dự án, phân tích yêu cầu cũng như lập kế hoạch chi tiết với thông tin về các nhiệm vụ, thời gian và người chịu trách nhiệm.

Cải thiện kỹ năng lên kế hoạch lập hiệu quả

Để nâng cao kỹ năng lập kế hoạch hiệu quả, có thể tham khảo những gợi ý sau đây:

• Đặt trọng tâm vào mục tiêu: Mục tiêu là trục chỉ đạo cho việc lập kế hoạch. Hãy đảm bảo rằng bạn hiểu rõ mục tiêu của dự án và xây dựng kế hoạch dựa trên nền tảng của mục tiêu đó.
• Xây dựng kế hoạch chi tiết: Một kế hoạch chi tiết sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro và khó khăn không mong muốn. Hãy phân tích kỹ lưỡng các công việc cần thực hiện, thời gian và nguồn lực cần thiết.
• Liên tục cập nhật kế hoạch: Tình hình thực tế có thể thay đổi theo thời gian, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn cập nhật kế hoạch thường xuyên để phản ánh tình hình mới.
• Tận dụng ý kiến từ người khác: Nghe và tham khảo ý kiến của những người có kinh nghiệm sẽ giúp bạn hoàn thiện kế hoạch của mình. Sự đa dạng trong quan điểm có thể là nguồn cảm hứng và sửa đổi cho kế hoạch của bạn.

Ngoài ra để cải thiện kỹ năng lập kế hoạch dự án bạn có thể tham gia các khóa học về quản lý dự án. Viện Fmit cung cấp khóa học quản lý dự án với kiến thức chuyên môn, giúp học viên nắm vững các tiêu chuẩn quốc tế. Bạn sẽ học cách tổ chức, lập kế hoạch, thực thi và kiểm soát dự án theo chuẩn mực quốc tế. Khóa học cung cấp biểu mẫu và hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý dự án, giúp học viên thực hành trên dự án thực tế, từ đó áp dụng kiến thức được học. Sau khi hoàn thành chương trình và vượt qua kỳ thi cuối khóa, học viên được cấp chứng nhận "Certified Project Management Expert". Đào tạo này cung cấp kiến thức cơ bản để họ tham gia lớp luyện thi PMP® và thi lấy chứng chỉ quốc tế.

Cải thiện kỹ năng lên kế hoạch lập hiệu quả

Liên hệ ngay để được tư vấn và báo giá chi tiết nhất:
Địa chỉ

• Trụ sở chính: Tầng 5, 126 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Tp. HCM
• Hà Nội: Tầng 7, Số 18 Lý Thường Kiệt, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội.

Điện thoại: (028) 3930 1724
Fax: (028) 3930 1725
Hotline: 0708 25 99 25 (HCM) - 093 848 6939 (HN)
Hotline phản ánh chất lượng dịch vụ: 0988 54 00 11
Email: info@fmit.vn 

Lời kết

Chúng ta có thể thấy được sự quan trọng của việc lập kế hoạch dự án và 6 bước để lập hoạch trong bài viết trên đây.  Sự tỉ mỉ và chính xác trong việc lập kế hoạch không chỉ làm tăng khả năng thành công của dự án mà còn giúp đưa ra giải pháp cho những thách thức có thể xảy ra.