Kỹ năng lập kế hoạch là gì? 8 bước xây dựng kế hoạch hiệu quả

Kỹ năng lập kế hoạch là một yếu tố quan trọng không chỉ trong cuộc sống cá nhân mà còn trong lĩnh vực công việc và kinh doanh. Để đạt được mục tiêu, việc lập kế hoạch rõ ràng và hiệu quả là điểm khởi đầu quan trọng. Từ việc quản lý thời gian hàng ngày cho đến xây dựng chiến lược phát triển dài hạn, kỹ năng lập kế hoạch đóng vai trò quyết định. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá 8 bước quan trọng để xây dựng một kế hoạch hiệu quả.

Kỹ năng lập kế hoạch là gì? 8 bước xây dựng kế hoạch hiệu quả

Kế hoạch là gì?

Kế hoạch là tổng hợp các yếu tố quan trọng để đạt được mục tiêu và hướng dẫn hoạt động của cá nhân, tổ chức hoặc doanh nghiệp. Nó chịu trách nhiệm hướng dẫn việc thực hiện công việc, giúp đưa ra quyết định hiệu quả, giảm rủi ro và tối ưu hóa sử dụng nguồn lực.

Kế hoạch thường bao gồm các yếu tố sau:

• Mục tiêu: Đây là phần quan trọng nhất của kế hoạch, nó xác định rõ ràng những gì cần đạt được trong một khoảng thời gian cụ thể.
• Chiến lược: Kế hoạch sẽ đề ra hướng đi và phương pháp để đạt được các mục tiêu đã xác định.
• Tác vụ và hoạt động: Nó liệt kê các công việc cụ thể và bước thực hiện cần thiết để hoàn thành chiến lược.
• Phân công trách nhiệm: Xác định người nào sẽ thực hiện từng tác vụ và hoạt động, cũng như mức độ trách nhiệm của mỗi người trong việc đạt được mục tiêu chung.
• Thời gian: Kế hoạch xác định thời gian bắt đầu và kết thúc của mỗi tác vụ, cùng với các điểm mốc thời gian quan trọng liên quan đến mục tiêu tổng quan.
• Nguồn lực: Xác định nguồn lực cần thiết như tài chính, nhân lực, vật liệu để hoàn thành các tác vụ và đạt được mục tiêu.
• Theo dõi và đánh giá: Kế hoạch bao gồm cả việc đánh giá tiến độ và hiệu quả của nó, điều chỉnh khi cần thiết để đảm bảo mục tiêu được đạt được và kế hoạch hoạt động hiệu quả.

Kế hoạch là tổng hợp các yếu tố quan trọng để đạt được mục tiêu

Lập kế hoạch là gì?

Lập kế hoạch là một quá trình quan trọng, đòi hỏi sự logic, tư duy sáng tạo và khả năng dự đoán. Nó bao gồm nhiều bước quan trọng như xác định mục tiêu, phân tích tình hình hiện tại và xác định chiến lược. Sau đó, kế hoạch hoạt động được thiết lập, trách nhiệm được phân công, thời gian và nguồn lực được lập kế hoạch. Quá trình này có thể áp dụng rộng rãi, từ quản lý thời gian cá nhân và công việc hàng ngày đến quản lý dự án lớn, kế hoạch kinh doanh và phát triển chiến lược. Một kế hoạch thực hiện tốt giúp đảm bảo sự tổ chức, hiệu suất và tiến bộ trong việc đạt được mục tiêu đã đề ra.

Lập kế hoạch là một quá trình quan trọng, đòi hỏi sự logic

Kỹ năng lập kế hoạch là gì?

Kỹ năng lập kế hoạch bao gồm việc xác định chiến lược, phương pháp và quy trình quản lý hoạt động để đạt được mục tiêu đã đề ra trong một khoảng thời gian cụ thể. Đây là khả năng quan trọng để định hình một lộ trình rõ ràng và trực quan, có thể áp dụng cho cả mục tiêu ngắn hạn và dài hạn trước khi bắt đầu thực hiện.

Kỹ năng lập kế hoạch thể hiện qua việc:

• Xác định mục tiêu cụ thể và thiết lập thời gian cần để hoàn thành chúng.
• Đề xuất chiến lược và giải pháp sáng tạo để biến mục tiêu thành hiện thực.
• Xác định các nguồn lực cần thiết, bao gồm tài chính, nhân lực và tài nguyên khác, để thực hiện các nhiệm vụ cần thiết để đạt được mục tiêu.
• Sắp xếp công việc một cách có hệ thống để từng bước hoàn thành mục tiêu đúng thời hạn.
• Truyền đạt thông tin, ý tưởng và kế hoạch một cách rõ ràng, cùng với khả năng làm việc hiệu quả với người khác để thực hiện kế hoạch một cách thành công.

Kỹ năng lập kế hoạch bao gồm việc xác định chiến lược

Tại sao kỹ năng lập kế hoạch lại quan trọng với doanh nghiệp ?

Kỹ năng lập kế hoạch là một yếu tố quan trọng trong quá trình quản lý và phát triển doanh nghiệp. Dưới đây là một số lý do vì sao kỹ năng này rất quan trọng:

Đạt được mục tiêu một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian

Khi một doanh nghiệp có một kế hoạch rõ ràng, nó biết chính xác mục tiêu của mình và cách để đạt được chúng. Việc này giúp tránh lãng phí thời gian và công sức vào những việc không cần thiết. Điều này đồng nghĩa với việc tối ưu hóa sự hiệu suất và tăng năng suất làm việc.

Đạt được mục tiêu một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian

Tăng khả năng thành công trong kinh doanh

Một kế hoạch cụ thể cung cấp định hướng rõ ràng cho doanh nghiệp. Nó giúp tạo động lực và quyết tâm để thực hiện kế hoạch đó. Điều này tạo nền tảng để đạt được thành công trong kinh doanh, vì những mục tiêu được thiết lập và đánh dấu trong kế hoạch giúp đo lường và theo dõi tiến trình.

Cải thiện khả năng quản lý nguồn lực

Lập kế hoạch cho phép doanh nghiệp xác định cụ thể cần bao nhiêu nguồn lực (như nhân lực, tài chính và thời gian) để đạt được mục tiêu. Điều này giúp phân bổ nguồn lực một cách hợp lý và tránh bị quá tải. Điều này có thể giúp doanh nghiệp tận dụng nguồn lực hiệu quả hơn và tiết kiệm chi phí.

Cải thiện khả năng quản lý nguồn lực

Giảm rủi ro kinh doanh

Khi doanh nghiệp có kế hoạch dự phòng, nó có khả năng dự đoán và ứng phó với các rủi ro tiềm năng. Kế hoạch này có thể chứa các biện pháp đối phó và kế hoạch khẩn cấp trong trường hợp xảy ra sự cố hoặc thay đổi trong môi trường kinh doanh. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro và đảm bảo tính ổn định trong hoạt động kinh doanh.

>> Xem thêm Kỹ năng giao tiếp là gì?

8 Bước lập kế hoạch xây dựng công việc chi tiết, hiệu quả

• Bước 1: Lập kế hoạch theo thời gian

Kế hoạch chi tiết và hiệu quả bắt đầu bằng việc chia nhỏ nhiệm vụ theo các đợt ngắn hạn như ngày, tuần, quý và năm. Điều này giúp định rõ thời gian cụ thể cho từng giai đoạn của dự án hoặc công việc.

• Bước 2: Xác định mục tiêu

Hãy đặt ra mục tiêu cụ thể và rõ ràng mà bạn muốn đạt được trong mỗi đợt thời gian đã xác định. Mục tiêu giúp tạo hướng và mục đích cho công việc của bạn.

• Bước 3: Liệt kê công việc

Tạo danh sách chi tiết về tất cả công việc cần thực hiện để đạt được mục tiêu. Việc này giúp bạn không bỏ sót bất kỳ công việc quan trọng nào.

• Bước 4: Ưu tiên công việc

Xác định những công việc quan trọng nhất và ưu tiên chúng. Việc này đảm bảo rằng bạn tập trung vào những nhiệm vụ có ảnh hưởng lớn nhất đối với mục tiêu của bạn.

• Bước 5: Phân bổ nguồn nhân lực

Hãy đảm bảo rằng bạn đã phân công người phù hợp cho từng công việc. Sự phù hợp giữa nguồn lực và công việc đóng vai trò quan trọng trong hiệu suất làm việc.

• Bước 6: Triển khai công việc

Bắt đầu thực hiện các công việc theo kế hoạch đã lập. Thực hiện chúng một cách có hệ thống và kỷ luật.

• Bước 7: Linh hoạt đối phó với vấn đề không mong muốn

Sẵn sàng điều chỉnh kế hoạch nếu có sự cố hoặc thay đổi bất ngờ. Linh hoạt trong phản ứng giúp bạn vượt qua khó khăn một cách hiệu quả.

• Bước 8: Đo lường và đánh giá

Sau mỗi đợt thời gian đã định, đo lường và đánh giá tiến trình công việc và năng lực của bạn. Những thông tin này sẽ giúp điều chỉnh kế hoạch cho đợt tiếp theo và đảm bảo sự cải thiện liên tục.

8 Bước lập kế hoạch xây dựng công việc chi tiết, hiệu quả

Nâng cao kỹ năng lập kế hoạch với mô hình 5W 1H 2C 5M

Xác định 5W

• Why (Mục tiêu, yêu cầu công việc): Trước khi bắt tay vào lập kế hoạch, hãy rõ ràng về mục tiêu và lý do tại sao công việc này quan trọng. Điều này giúp tạo động lực và hiểu rõ ý nghĩa của nhiệm vụ.
• What (Nội dung công việc): Liệt kê chi tiết nhiệm vụ cần thực hiện để đạt được mục tiêu. Đi sâu vào từng vấn đề để kế hoạch trở nên cụ thể hơn.
• Where (Địa điểm thực hiện công việc): Định rõ nơi mà từng phần công việc sẽ diễn ra. Việc xác định địa điểm giúp chuẩn bị tốt hơn và tránh sai sót.
• When (Thời gian thực hiện công việc): Xác định thời gian cụ thể cho mỗi nhiệm vụ. Thời gian giúp phân bổ công việc một cách hợp lý và quản lý hiệu quả.
• Who (Người chịu trách nhiệm): Phân công rõ ràng người nào sẽ thực hiện từng phần công việc. Cả trong kế hoạch cá nhân, việc này cũng cần được thực hiện để đảm bảo hỗ trợ từ người khác.

Xác định 1H

How (Cách thức thực hiện): Bước này yêu cầu liệt kê các tài liệu, công cụ cần thiết để thực hiện kế hoạch. Cụ thể hơn về cách thức này giúp tối ưu hóa quá trình tìm kiếm và thực hiện.

Xác định phương pháp với 2C

• Control (Phương pháp kiểm soát): Dựa vào tính chất của công việc, xác định nơi cần kiểm tra và tạo bảng tiêu chuẩn để đánh giá kết quả công việc.
• Check (Phương pháp kiểm tra): Xác định thời điểm kiểm tra, những nội dung cần kiểm tra và người chịu trách nhiệm trong quá trình kiểm tra. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo kiểm tra hiệu quả.

Xác định nguồn lực với 5M

• Man (Nguồn nhân lực): Xác định người thực hiện công việc, đảm bảo có đủ nhân lực với kỹ năng phù hợp.
• Money (Tiền bạc): Đặt nguồn tiền cần thiết để hỗ trợ các công việc.
• Material (Nguyên liệu và vật liệu): Xác định các nguyên liệu cần để thực hiện công việc.
• Machine (Công cụ, máy móc): Đảm bảo có các công cụ cần thiết để thực hiện nhiệm vụ.
• Method (Phương pháp làm việc): Xác định phương pháp làm việc cụ thể để hoàn thành nhiệm vụ.

Xác định nguồn lực với 5M

Các phương pháp xây dựng kế hoạch phổ biến khác

Phân tích theo phương pháp SWOT

Các yếu tố SWOT đóng vai trò quan trọng trong việc đánh giá và phân tích môi trường hoạt động của một dự án hoặc kế hoạch. Điểm mạnh (Strengths) là những khía cạnh tích cực có thể giúp đạt được mục tiêu, trong khi điểm yếu (Weaknesses) là những hạn chế có thể gây trở ngại. Cơ hội (Opportunities) là những tình huống ngoại vi tích cực có thể được tận dụng để thúc đẩy thành công, trong khi thách thức (Threats) là những vấn đề tiêu cực từ môi trường ngoại vi có thể đe dọa hoặc gây khó khăn cho dự án hoặc kế hoạch. Việc hiểu rõ và quản lý những yếu tố này là quan trọng để đảm bảo hiệu suất và thành công của một dự án hoặc kế hoạch.

Để thực hiện phương pháp phân tích SWOT, bạn cần thực hiện các bước sau:

• Xác định mục tiêu của dự án hoặc kế hoạch. Bước này giúp bạn tập trung vào các yếu tố quan trọng cần xem xét khi phân tích SWOT.
• Phân tích điểm mạnh và điểm yếu của dự án hoặc kế hoạch. Điểm mạnh là những yếu tố giúp dự án hoặc kế hoạch đạt được mục tiêu. Điểm yếu là những yếu tố có thể cản trở dự án hoặc kế hoạch đạt được mục tiêu.
• Phân tích cơ hội và thách thức của môi trường bên ngoài. Cơ hội là những yếu tố có thể giúp dự án hoặc kế hoạch thành công. Thách thức là những yếu tố có thể cản trở dự án hoặc kế hoạch thành công.
• Liên kết các yếu tố SWOT với nhau. Bước này giúp bạn xác định các chiến lược để tận dụng các điểm mạnh, khắc phục các điểm yếu, nắm bắt các cơ hội và giảm thiểu các thách thức.

Phân tích theo phương pháp SWOT

Phân tích theo phương pháp sơ đồ mạng lưới (PERT)

Phương pháp sơ đồ mạng lưới (PERT) là một phương pháp giúp lập kế hoạch và quản lý dự án. Phương pháp này sử dụng một sơ đồ mạng lưới để hiển thị mối quan hệ giữa các công việc trong một dự án.

Phân tích theo phương pháp sơ đồ mạng lưới (PERT)

Phân tích theo phương pháp chuyên gia (Professional solution)

Phương pháp chuyên gia (Professional solution) là một phương pháp xây dựng kế hoạch dựa trên ý kiến của các chuyên gia trong lĩnh vực liên quan. Cách lập kế hoạch này thường được sử dụng trong các lĩnh vực phức tạp hoặc có nhiều rủi ro.

Phân tích theo phương pháp Delphi

Phương pháp Delphi là một phương pháp thu thập ý kiến của các chuyên gia một cách kín đáo. Delphi được sử dụng để giảm thiểu sự thiên vị và xung đột trong quá trình thu thập ý kiến.

Phân tích theo phương pháp Delphi

Phương pháp lập kế hoạch theo phân tích chi phí - lợi ích (CBA)

Phân tích chi phí - lợi ích (CBA) là một phương pháp đánh giá hiệu quả của một dự án hoặc kế hoạch dựa trên chi phí và lợi ích của dự án đó. Đây là phương pháp thường được sử dụng trong các dự án có chi phí lớn hoặc có nhiều rủi ro.

Cải thiện kỹ năng lên kế hoạch công việc hiệu quả

Ưu tiên nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và cấp thiết

Khi bạn tạo sắp xếp công việc, quan trọng là hiểu rõ độ ưu tiên và tính quan trọng của từng nhiệm vụ. Điều này giúp bạn tập trung vào những công việc cấp thiết và quan trọng nhất trong kế hoạch.

Ưu tiên nhiệm vụ theo mức độ quan trọng và cấp thiết

Phương pháp lập kế hoạch dựa trên khả năng cá nhân

Đối với việc lập kế hoạch, bạn nên tạo ra một kế hoạch hiển nhiên có thể thực hiện dựa trên khả năng và năng lực của bản thân. Việc này giúp đảm bảo sự thành công và tránh tình trạng thiếu thời gian hoặc áp lực quá lớn.

Đảm bảo tính dân chủ và sự tham gia của tất cả

Trong quá trình lập kế hoạch, việc lắng nghe ý kiến của mọi người và tích hợp ý kiến này một cách hợp lý đóng vai trò quan trọng. Tránh tình trạng tập trung quá nhiều vào một người và thay vào đó, tạo một môi trường đón nhận ý kiến đa dạng.

Hướng mọi người đến mục tiêu chung

Để đảm bảo kế hoạch diễn ra suôn sẻ, quản lý hoặc người lãnh đạo nên thúc đẩy mọi người hướng về mục tiêu chung. Cung cấp mục tiêu cụ thể cho từng cá nhân và theo dõi kết quả mà họ sẽ đạt được sau khi hoàn thành công việc. Điều này sẽ tạo động lực cho mọi người để làm việc chăm chỉ và hướng đến mục tiêu chung.

Hướng mọi người đến mục tiêu chung

Tạo danh sách công việc hàng ngày và hàng tuần

Để quản lý công việc một cách hiệu quả, việc tạo danh sách nhiệm vụ hàng ngày và mục tiêu hàng tuần là cần thiết. Điều này giúp giám sát và quản lý dễ dàng theo dõi tiến trình và sửa lỗi nếu cần.

Sử dụng câu hỏi cụ thể

Tự đặt và trả lời những câu hỏi cụ thể giúp bạn sẵn sàng giải quyết các thách thức mà bạn có thể gặp phải trong quá trình thực hiện kế hoạch. Điều này tạo sự tự tin và chuẩn bị tốt cho mọi tình huống.

Sử dụng câu hỏi cụ thể

Sai lầm trong kỹ năng lên kế hoạch thường gặp

Khi không nắm vững các kỹ năng thì việc lên kế hoạch sẽ thường mắc phải những sai lầm khá phổ biến như:

• Không xác định rõ mục tiêu: Mục tiêu là yếu tố quan trọng nhất của một kế hoạch. Nếu bạn không xác định rõ mục tiêu, bạn sẽ không thể lập kế hoạch một cách hiệu quả.
• Không phân tích tình hình hiện tại: Trước khi lập kế hoạch, bạn cần phân tích tình hình hiện tại để xác định những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức. Điều này sẽ giúp bạn xác định các bước cần thực hiện để đạt được mục tiêu.
• Không lập kế hoạch chi tiết: Kế hoạch cần được lập chi tiết, bao gồm các công việc cần thực hiện, thời gian hoàn thành, người chịu trách nhiệm, nguồn lực cần thiết, v.v. Điều này sẽ giúp bạn thực hiện kế hoạch một cách hiệu quả.
• Không dự trù rủi ro: Khi lập kế hoạch, bạn cần dự trù rủi ro có thể xảy ra. Điều này sẽ giúp bạn chủ động ứng phó với rủi ro khi chúng xảy ra.
• Không theo dõi và điều chỉnh kế hoạch: Kế hoạch cần được theo dõi và điều chỉnh thường xuyên để đảm bảo phù hợp với tình hình thực tế.

Sai lầm trong kỹ năng lên kế hoạch thường gặp

Để tránh những sai lầm ảnh hưởng đến hiệu quả của quy trình lên kế hoạch cho công việc, bạn cần có những kỹ năng cần thiết. Những kỹ năng lập kế hoạch có thể được tích lũy trong quá trình làm việc hoặc thông qua các khóa học đào tạo khả năng quản lý dự án. Nắm bắt được nhu cầu đó, Viết lại đoạn văn với chủ đề và gợi ý sau  Viện FMIT mang đến khóa học quản lý dự án dành cho các nhà quản lý, lãnh đạo.

Viện FMIT đã tạo ra một khóa học quản lý dự án đỉnh cao, đặc biệt dành cho những người quản lý và lãnh đạo xuất sắc. Khóa học này cung cấp cho học viên không chỉ kiến thức mới nhất mà còn cách tiếp cận quản lý dự án theo tiêu chuẩn quốc tế.

Học viên tham gia vào chương trình sẽ học cách tổ chức, lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát dự án một cách chuyên nghiệp, tuân theo các chuẩn mực quốc tế. Khóa học giúp họ có cái nhìn tổng quát và đầy đủ trong việc triển khai dự án.

Chương trình cung cấp chứng nhận chuyên gia "Certified Project Management Expert" từ Viện FMIT® khi học viên hoàn thành và vượt qua kỳ thi cuối khóa. Điều này không chỉ là một ưu điểm trong sự nghiệp mà còn giúp họ có kiến thức nền tảng để tham gia vào lớp luyện thi PMP® tại FMIT® và thi lấy chứng chỉ quốc tế.

Liên hệ ngay để được tư vấn và báo giá chi tiết nhất:

Địa chỉ

• Trụ sở chính: Tầng 5, 126 Nguyễn Thị Minh Khai, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, Tp. HCM
• Hà Nội: Tầng 7, Số 18 Lý Thường Kiệt, Quận Hoàn Kiếm, Hà Nội.

Điện thoại: (028) 3930 1724

Fax: (028) 3930 1725

Hotline: 0708 25 99 25 (HCM) - 093 848 6939 (HN)

Hotline phản ánh chất lượng dịch vụ: 0988 54 00 11

Email: info@fmit.vn

Tham khảo khóa học tại Viện FMIT

Lời kết

Kỹ năng lập kế hoạch là nền tảng quan trọng cho mọi sự tổ chức, lãnh đạo và quản lý, giúp họ đạt được mục tiêu một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa nguồn lực. Mong rằng những thông tin trên sẽ giúp bạn định hình được cách xây dựng kỹ năng lập kế hoạch cho riêng mình.