Kiểm soát nội bộ là gì? Mục tiêu, vai trò của hệ thống mang lại

Hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả bao gồm việc thiết lập các quy tắc và quy định rõ ràng, giám sát chặt chẽ các hoạt động và đặt ra các biện pháp phòng tránh và dự phòng để đối phó với các rủi ro tiềm ẩn. Từ việc này, chúng ta có thể thấy rằng kiểm soát nội bộ không chỉ là trách nhiệm hằng ngày mà còn là một công cụ quan trọng để định hình và bảo vệ tương lai của công ty. Việc đầu tư vào hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ giúp ngăn chặn rủi ro, mà còn giúp tạo ra một môi trường kinh doanh mạnh mẽ và đáng tin cậy. Hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả bao gồm việc thiết lập các quy tắc và quy định rõ ràng, giám sát chặt chẽ các hoạt động và đặt ra các biện pháp phòng tránh và dự phòng để đối phó với các rủi ro tiềm ẩn. Từ việc này, chúng ta có thể thấy rằng kiểm soát nội bộ không chỉ là trách nhiệm hằng ngày mà còn là một công cụ quan trọng để định hình và bảo vệ tương lai của công ty. Việc đầu tư vào hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ giúp ngăn chặn rủi ro, mà còn giúp tạo ra một môi trường kinh doanh mạnh mẽ và đáng tin cậy.

Tìm hiểu về kiểm soát nội bộ

Kiểm soát nội bộ là quá trình tổ chức và thi hành các kế hoạch, quy tắc và quy định bên trong công ty hoặc doanh nghiệp. Mục tiêu chính của hoạt động này là tối đa hóa hiệu quả kinh doanh và đảm bảo rằng mọi hoạt động diễn ra một cách có tổ chức và an toàn. Thông qua việc giảm thiểu rủi ro và tổn thất, kiểm soát nội bộ đảm bảo rằng công ty hoạt động một cách hiệu quả và bền vững. Điều này bao gồm việc theo dõi từ hệ thống tổ chức đến các phòng ban và cá nhân, đảm bảo không có sự lạc hướng hay thất thoát tài sản nào xảy ra.

Các thông tin chung về kiểm soát nội bộ

Tại sao phải cần đến kiểm soát nội bộ?

Trong thực tế hiện nay, nhiều công ty đang tồn tại hệ thống quản lý lỏng lẻo. Công ty nhỏ thường được điều hành như một gia đình, trong khi các công ty lớn thường phân quyền quản lý mà thiếu đi sự kiểm soát đầy đủ. Cả hai mô hình này đều dựa trên sự tin tưởng cá nhân, thiếu những quy tắc và kiểm tra chéo giữa các bộ phận để ngăn chặn gian lận.

Lý do cần đến việc kiểm soát nội bộ

Việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ là tiến hành xây dựng một cơ chế giám sát mà không chỉ trên niềm tin mà còn dựa vào các quy định rõ ràng nhằm:

• Giảm thiểu nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong kinh doanh như các sai sót không chủ ý gây ra thiệt hại hoặc các rủi ro làm chậm tiến độ, tăng giá thành, giảm chất lượng sản phẩm.
• Bảo vệ tài sản khỏi hỏng hóc, mất mát, hao hụt, gian lận hoặc trộm cắp.
• Đảm bảo tính chính xác của các số liệu về kế toán và báo cáo tài chính.
• Bảo đảm mọi thành viên tuân thủ nội quy của công ty và các quy định của pháp luật.
• Đảm bảo tối ưu hóa sử dụng các nguồn lực và đạt được các mục tiêu được đề ra.
• Bảo vệ quyền lợi của nhà đầu tư và cổ đông, cũng như xây dựng lòng tin từ họ.

>> Xem thêm bài viết Quy trình kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp

Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ

• Hoạt động: Được đánh giá qua việc sử dụng hiệu quả các nguồn lực nội bộ như nhân lực, vật lực và tài chính, đảm bảo hoạt động của công ty là hữu hiệu và hiệu quả.
• Báo cáo: Bao gồm việc cung cấp báo cáo tài chính và phi tài chính cho cả bên ngoài và bên trong công ty. Mục tiêu là đảm bảo rằng các báo cáo này là trung thực, hợp lý và đáng tin cậy.
• Tuân thủ: Bao gồm việc tuân thủ các quy định và luật lệ, bao gồm cả quy định pháp luật được ban hành và quy định của công ty.

Một số mục tiêu quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ

Vai trò của kiểm soát nội bộ

• Giảm thiểu rủi ro tiềm ẩn trong quá trình sản xuất và kinh doanh (như lỗi không chủ ý gây tổn thất, nguy cơ làm chậm tiến độ, tăng chi phí sản xuất, giảm chất lượng sản phẩm...).
• Đảm bảo sự chính xác dữ liệu kế toán và báo cáo tài chính.
• Đảm bảo rằng mọi thành viên tuân thủ các quy tắc, quy định và quy trình của tổ chức cũng như các quy định pháp luật.
• Đảm bảo hoạt động của tổ chức diễn ra hiệu quả, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và đạt được các mục tiêu được đề ra.
• Bảo vệ quyền lợi cho nhà đầu tư cũng như cổ đông.
• Xuất bản báo cáo tài chính đúng thời hạn, hợp pháp và tuân thủ theo các quy định liên quan của pháp luật.

Những vai trò quan trọng của việc kiểm soát nội bộ

Các bộ phận tạo nên hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ được xây dựng từ năm bộ phận tương tác mật thiết: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt động kiểm soát, Thông tin truyền thông và Giám sát.

Môi trường kiểm soát

Yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ là việc tạo ra môi trường trong công ty, nơi nhận được sự ủng hộ từ tất cả các thành viên về hệ thống này. Môi trường kiểm soát được xây dựng dựa trên 5 nguyên tắc cơ bản:

• Cam kết đối với tính trung thực và giữ gìn các giá trị đạo đức: Điều này thể hiện văn hóa tổ chức và quản lý chịu trách nhiệm làm tấm gương để nhân viên theo đuổi.
• Sự độc lập và giám sát của Hội đồng cấp trên: Hội đồng này phải chứng minh sự độc lập và tiếp tục giám sát sự phát triển và hoạt động của hệ thống kiểm soát.
• Thiết lập cấu trúc quy trình báo cáo: Điều này nhằm mục tiêu đạt được mục đích của tổ chức và đảm bảo rằng thông tin được báo cáo đầy đủ và chính xác.
• Tuyển dụng nhân viên đảm bảo công bằng: Doanh nghiệp cần cam kết việc sử dụng những người có năng lực thông qua quy trình tuyển dụng công bằng và phù hợp.
• Trách nhiệm báo cáo của từng cá nhân: Mỗi người trong tổ chức phải chịu trách nhiệm báo cáo theo yêu cầu của cấp trên.

Đánh giá rủi ro

Biện pháp rủi ro là quá trình nhận diện, phân tích các rủi ro đã, đang và sẽ xảy ra trong doanh nghiệp. Nó giúp hạn chế những rủi ro tiềm ẩn để tối đa hóa hiệu quả kinh doanh. Công ty có quy mô và mô hình ra sao, rủi ro vẫn có thể xuất hiện, kể cả những loại mà quản lý chưa từng nghĩ đến. Những rủi ro này có thể nội bộ hoặc ngoại vi và hệ thống kiểm soát nội bộ giúp kiểm soát chúng. Để đánh giá rủi ro một cách chất lượng:

• Cấp trên hướng dẫn nhân viên nhận biết tác động của rủi ro: Quản lý cần chỉ đạo nhân viên nhận thức được hậu quả khi rủi ro xảy ra.
• Chuẩn bị biện pháp phòng tránh và dự phòng: Doanh nghiệp cần chuẩn bị các biện pháp và kế hoạch dự phòng để giảm thiểu thiệt hại và tổn thất.
• Đặt ra mục tiêu cụ thể: Đề xuất mục tiêu rõ ràng để nhân viên có cơ sở để thực hiện công việc theo quy định.

Hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát bao gồm việc thiết lập các chính sách để đảm bảo tuân thủ các quy định và hướng dẫn từ cấp quản lý, thường được thực hiện ở nhiều cấp độ như ủy quyền, xác minh, đối chiếu, bảo vệ tài sản và phân công nhiệm vụ. Chất lượng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ được đánh giá thành công khi:

• Doanh nghiệp xác định được chỉ tiêu tài chính và quản lý: Điều này bao gồm việc tổng hợp và công bố kết quả làm việc và sản xuất từng phòng, từng phân ngành riêng và so sánh kết quả với mục tiêu đã đề ra trước đó để lập kế hoạch bổ sung cho tương lai.
• Ban quản lý cấp phép và phê duyệt các vấn đề tài chính riêng biệt với kế toán: Quy định người có thẩm quyền phê duyệt các vấn đề liên quan đến công tác tài chính.
• Lưu giữ bằng chứng rõ ràng: Doanh nghiệp cần lưu giữ bằng chứng để phân biệt giữa công việc đã thực hiện và phần được giám sát, nhằm tránh sai sót có thể xảy ra.

Thông tin và truyền thông

Truyền thông trong ngữ cảnh này đề cập đến việc trao đổi thông tin với các bên liên quan, bao gồm cả nhân viên trong và bên ngoài doanh nghiệp. Để đảm bảo chất lượng, tính chính xác và sự dễ hiểu của hệ thống thông tin, cần tuân thủ các nguyên tắc sau:

• Cập nhật thông tin thường xuyên cho cấp quản lý: Doanh nghiệp cần liên tục cập nhật thông tin và chia sẻ nó với cấp quản lý để đảm bảo rằng mọi người đều nhận được thông tin mới nhất.
• Hòm thư nóng để báo cáo sự việc bất thường: Thiết lập một hòm thư nóng giúp mọi người báo cáo ngay lập tức về bất kỳ sự việc bất thường nào có thể gây thiệt hại cho công ty hoặc doanh nghiệp.
• Phản hồi nhanh và chính xác: Hệ thống thông tin phải đáp ứng nhanh chóng và chính xác đối với nhiều người nhất có thể, giúp thông tin được truyền tải một cách hiệu quả.
• Lắp đặt hệ thống bảo mật chặt chẽ: Hệ thống thông tin cần được bảo vệ chặt chẽ bằng các biện pháp an toàn như hệ thống bảo mật đề phòng để ngăn chặn mất mát dữ liệu quan trọng của công ty.

Giám sát

Quy trình giám sát trong hệ thống kiểm soát nội bộ đặt ra tiêu chí đánh giá chất lượng để đảm bảo việc thực hiện và cải thiện quy trình làm việc. Để đạt hiệu quả, các quy định sau cần được tuân thủ:

• Hệ thống báo cáo sai sót: Doanh nghiệp cần có hệ thống báo cáo để phát hiện các sai sót so với quy định đề ra. Điều này giúp xác định các lỗi và khắc phục chúng kịp thời.
• Chủ động sửa chữa sai lầm: Doanh nghiệp nên tự chủ động sửa chữa các sai lầm khi chúng được phát hiện bởi bộ phận giám sát. Hành động này đảm bảo rằng các vấn đề được giải quyết ngay từ khi xuất hiện.
• Giám sát bởi nhân viên chuyên nghiệp: Quá trình giám sát nên được thực hiện bởi những nhân viên có trình độ và chuyên môn cao, đảm bảo rằng các vấn đề được đánh giá một cách chính xác và chi tiết.
• Kiểm toán và báo cáo lên cấp cao: Các sai sót và thách thức trong hệ thống cần được kiểm toán để xác định nguyên nhân và hiệu quả của các biện pháp sửa chữa. Sau đó, thông tin này cần được báo cáo lên ban giám đốc để xem xét và đưa ra các quyết định phù hợp.

Nếu các bước trên được thực hiện đúng cách, doanh nghiệp không chỉ tránh được thiệt hại mà còn có thể đạt được lợi nhuận kinh tế cao.

Hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động ra sao?

Hệ thống kiểm soát nội bộ đóng vai trò quan trọng trong việc tìm hiểu cách công ty quản lý mọi hoạt động bao gồm cả những công việc chính thức và không chính thức, để đề xuất quy định và hướng dẫn liên quan đến các yếu tố có thể ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.

Chi tiết hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động

Theo một hướng rộng hơn, kiểm soát nội bộ bao gồm việc quản lý trang thiết bị hoặc các công cụ kiểm soát trong quá trình sản xuất, kinh doanh và phân phối của công ty. Thông tin được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau như giao tiếp với nhân viên cơ sở, điều tra thông qua các cuộc họp và kiểm tra thực tế. Dữ liệu này sau đó được ghi chép dưới dạng biểu đồ cột, bản tường thuật hoặc kết hợp cả hai để tạo ra một hình ảnh chi tiết, hữu ích cho quá trình kiểm soát.

Phòng kiểm soát nội bộ là một phần quan trọng của hệ thống quản lý, có trách nhiệm hỗ trợ giám đốc công ty bằng cách giám sát mọi hoạt động. Nhiệm vụ của họ không chỉ đảm bảo rằng tất cả nhân viên tuân thủ nội quy và quy định của công ty, mà còn đòi hỏi họ phải báo cáo kết quả kiểm tra và đề xuất các giải pháp cần thiết để bảo đảm rằng mọi hoạt động diễn ra an toàn và hợp pháp.

Những dấu hiệu bất ổn của hệ thống

Đây là một vấn đề vô cùng quan trọng. Nếu bạn nhận thấy một trong những dấu hiệu sau đây tại bộ phận kiểm soát nội bộ của công ty, bạn cần khắc phục chúng:

Hệ thống kiểm soát nội bộ cần khắc phục ngay những sự cố có thể xảy ra

• Thiếu văn bản rõ ràng: Công việc chỉ được thực hiện dựa trên các chỉ dẫn "miệng", không có tài liệu hướng dẫn cụ thể. Điều này dẫn đến việc khó kiểm soát hệ thống.
• Nhân viên chấp nhận làm việc không công: Có thể họ tận dụng các kẽ hở trong hệ thống quản lý của công ty để tìm kiếm lợi ích cá nhân.
• Sự chồng chéo và không trao đổi thông tin giữa các bộ phận: Khi có sai sót xảy ra, các bộ phận chỉ trách nhau mà không hợp tác giải quyết vấn đề.
• Không yên tâm về tài chính công ty: Đây có thể là dấu hiệu đáng ngại nhất cho thấy hệ thống kiểm soát nội bộ của bạn đang gặp vấn đề. Nếu bạn cảm thấy không an tâm về quản lý thu chi tài chính của công ty, hãy ngay lập tức xem xét lại hệ thống kiểm soát nội bộ. Thậm chí, có thể bạn không biết liệu công ty có lời hay lỗ, mặc dù trên các hợp đồng và tài liệu tài chính vẫn thể hiện lợi nhuận.

Kỹ năng cần có khi trở thành nhân viên kiểm soát nội bộ

Có kiến thức chuyên môn

Hệ thống kiểm soát nội bộ chặt chẽ liên quan đến tài chính, vì vậy, sự hiểu biết chuyên sâu về lĩnh vực này trở nên vô cùng quan trọng. Để thành công trong lĩnh vực này, bạn cần phải có bằng cấp và kinh nghiệm trong lĩnh vực kế toán hoặc kiểm toán. Với sự gia tăng đáng kể của các doanh nghiệp và công ty, nhu cầu về nguồn nhân lực trong lĩnh vực này càng trở nên lớn hơn.

Ngoài ra, việc sở hữu các chứng chỉ liên quan cũng sẽ giúp bạn nâng cao hiệu quả trong công việc. Kiến thức về luật pháp và quy định kinh doanh cũng được đánh giá cao bởi các nhà tuyển dụng, làm tăng khả năng cạnh tranh của bạn trên thị trường.

Kỹ năng viết và phân tích

Đây là những kỹ năng không thể thiếu đối với mọi nhân viên kiểm soát nội bộ. Những kỹ năng này không chỉ giúp bạn nâng cao hiệu suất làm việc mà còn giúp bạn hoàn thành công việc một cách xuất sắc. Nhân viên trong lĩnh vực này phải có khả năng xác định và đánh giá một cách chính xác và minh bạch về các vấn đề tài chính, kế toán và quản trị.

Họ cần có khả năng dự đoán về các vấn đề có thể xảy ra trong tương lai. Họ phải đặt ra những câu hỏi như liệu công ty có khả năng thành công và sinh lời, hay có thể đối mặt với rủi ro thất bại và tổn thất tài chính? Họ phải cân nhắc về tình hình hiện tại của đối thủ cạnh tranh và hiểu rõ về xu hướng thị trường để đưa ra các quyết định đầy tính chiến lược.

Kỹ năng giao tiếp

Nhân viên kiểm soát nội bộ không chỉ cần chú ý đến các con số, mà còn phải đặt mình vào vị trí đại diện của công ty khi tiếp xúc với các cơ quan kiểm toán khác. Trong quá trình trao đổi với họ, việc tự tin, học hỏi thêm kinh nghiệm và nâng cao kiến thức là chìa khóa để thành công trong công việc này.

Trong bối cảnh ngày nay, hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ đơn thuần là một quá trình hành chính. Đó là bức tranh tổng thể về sức khỏe tài chính và đạo đức của một tổ chức. Bằng việc tìm hiểu sâu về kiểm soát nội bộ, chúng ta có thể thấu hiểu được cách mà doanh nghiệp quản lý các hoạt động một cách hiệu quả mà còn bảo vệ đôi vốn và lòng tin từ khách hàng và đối tác. Điều này không chỉ đòi hỏi những kiến thức chuyên môn vững vàng, mà còn đòi hỏi sự linh hoạt trong việc áp dụng những kỹ năng viết lách và phân tích thông tin. Với những nền tảng này, mỗi nhân viên kiểm soát nội bộ không chỉ là một người quản lý con số, mà còn tạo tính minh bạch, trung thực và bền vững của mọi doanh nghiệp.