Hoạt động và chức năng quản lý kho bãi trong chuỗi cung ứng

Quản lý kho bãi cùng với giao nhận là những hoạt động chính trong logistics và cũng là những nhiệm vụ chủ yếu trong hoạt động của quản lý chuỗi cung ứng. Bài viết dưới đây FMIT giới thiệu sơ lược một số hoạt động cơ bản, thông tin chi tiết có thể tìm thấy tại khóa học chuyên sâu về quản lý chuỗi cung ứng.

Các hoạt động sau có thể diễn ra trong kho bãi. (Một vài hoạt động có thể được xem là giá trị cộng thêm, như là tối ưu, nhưng hoạt động kiểm tra trong quá trình nhận hàng có thể được xem là không tạo giá trị).

• Nhận hàng (Receiving) được định nghĩa bao gồm việc tiếp nhận thực tế vật liệu, kiểm tra lô hàng có phù hợp với đơn đặt hàng (số lượng và thiệt hại), xác định và giao hàng đến nơi, và chuẩn bị các báo cáo nhận hàng.
• Đóng gói lại (Prepackaging) đề cập đến tình huống trong đó sản phẩm được nhận theo số lượng lớn từ một nhà cung cấp sau đó cần đóng gói lại với số lượng nhỏ hơn hoặc kết hợp với hàng hóa khác để hình thành một bộ khác hoặc phân loại khác.
• Cất hàng (Put-away) bao gồm việc loại bỏ nguyên liệu từ bên tàu (hoặc vị trí nhận hàng), chuyển nguyên liệu vào khu vực lưu trữ, đặt nguyên liệu lên khu vực dàn và di chuyển nó vào vị trí cụ thể, và lưu việc di chuyển và nhận diện vị trí nơi nguyên liệu đã được đặt.
• Lưu trữ (Storing) chỉ đến việc đưa hàng hóa vào kiểm soát của kho (trong một vị trí lưu trữ thượng nguồn ở một bộ phận)
• Chọn đơn hàng (Order picking) chỉ đến việc lựa chọn một số lượng cần thiết sản phẩm cụ thể để di chuyển đến 1 khu vực đóng gói (thường đáp ứng theo một hoặc nhiều yêu cầu giao hàng) và lập tài liệu rằng nguyên liệu đã được di chuyển từ 1 vị trí để giao nhận.
• Di chuyển (Moving) là việc di chuyển vật lý tồn kho từ vị trí này sang vị trí khác.
• Giao hàng (Shipping) là chức năng thực hiện nhiệm vụ giao hàng bên ngoài về thành phần, phụ kiện, sản phẩm. Nó bao gồm đóng gói, dán nhãn, cân, bốc hàng để vận chuyển.
• Đóng gói (Packaging) là dùng vật liệu bao quanh một món đồ để bảo vệ nó khỏi bị hư hại trong quá trình vận chuyển; loại bao bì ảnh hưởng đến mức độ nguy hiểm của thiệt hại đó.
• Đóng gói và dán nhãn (Packing and marking) gồm các hoạt động đóng gói để vận chuyển an toàn và hợp nhất một hoặc nhiều mặt hàng của một đơn hàng, đặt chúng vào một thùng chứa thích hợp, đồng thời đánh dấu và dán nhãn thùng chứa với dữ liệu điểm đến vận chuyển của khách hàng cũng như các thông tin khác có thể được yêu cầu.

Chức năng kho bãi và dịch vụ giá trị cộng thêm

Chức năng kho bãi ngày nay có những lợi ích về kinh tế và dịch vụ vượt xa những gì chỉ gọi là nơi để chứa nguyên liệu, thành phần, và hàng hóa. Về phương diện kinh tế, hoạt động kho bãi có thể giảm chi phí chung và logistics bởi hiệu quả và đầy đủ trong việc nhận hàng hóa và đóng gói hoặc sắp xếp chúng để vận chuyển lại. Cùng lúc đó, hoạt động kho bãi cũng có thể cải tiến dịch vụ khách hàng bằng cách giảm thời gian, đóng gói hàng hóa để dễ quản lý và nhận diện, và sắp xếp chuyến hàng cho phù hợp với nhu cầu của người nhận. Kho bãi là nơi xảy ra các hoạt động của nhân công và máy móc về dỡ hàng, lưu kho, lấy hàng, đóng gói lại, sắp xếp, bốc hàng để có thể thực hiện ATO.

Các chức năng có thể tăng giá trị kinh tế và dịch vụ cho chuỗi cung ứng bao gồm:

• Tổng hợp (Consolidation ) nguyên liệu cho vận chuyển
• Chia nhỏ (Break-bulk) hoặc chuyển tiếp (cross-dock)
• Gia công thêm (Postponement)
• Lưu trữ theo mùa (Stockpiling seasonal inventory)
• Lưu trữ tập trung trước vận chuyển (Spot-stocking advance shipments)
• Phân loại (Assortment - similar to spot-stocking)
• Pha trộn (Mixing - similar to break-bulk)

KHO Tổng hợp (consolidation WAREHOUSE)

Việc hợp nhất xảy ra khi một kho nhận nguyên vật liệu từ nhiều nhà máy và kết hợp chúng thành các lô hàng chở hàng (containerload - CL) hoặc xe tải (truckload - TL) gửi đi (lô hàng lấp đầy toàn bộ khoang hàng) cho một khách hàng cụ thể. Nó làm giảm chi phí hậu cần thông qua tính kinh tế theo quy mô, bởi vì các lô hàng hợp nhất đủ điều kiện để được chiết khấu CL và TL. Nó cũng làm giảm tắc nghẽn tại bến tàu của khách hàng. Tuy nhiên, nhà kho có thể phải bổ sung khả năng phân loại và có lẽ là lắp ráp. Sẽ có đào tạo và có thể có chi phí thuê mướn — cộng với chi phí tu sửa nếu cần thêm không gian.

KHO Chia hàng (Break-bulk WAREHOUSE)

Là việc (1) chia các xe tải, toa tàu hoặc thùng chứa các mặt hàng đồng nhất thành các khối lượng nhỏ hơn, thích hợp hơn để sử dụng. (2) Một trung tâm phân phối chuyên về các hoạt động số lượng lớn. Một cơ sở số lượng lớn (break-bulk facility) có thể đóng các xe tải mới với nhiều loại hàng hóa, tất cả đều dành cho một địa điểm nhất định.

Một ví dụ về hoạt động chia nhỏ (break-bulk ) là các nhà bán lẻ thực phẩm. Họ nhận được đầy đủ (full truckloads ) các đơn đặt hàng của khách hàng kết hợp từ các nhà sản xuất. Nhà kho số lượng lớn phân loại (break-bulk warehouse ) hoặc chia nhỏ các đơn đặt hàng riêng lẻ và vận chuyển chúng cho các khách hàng bán lẻ. Vì vận chuyển đường dài là một lô hàng lớn nên chi phí vận chuyển thấp hơn và ít khó khăn hơn trong việc theo dõi. Ví dụ: khách hàng của Walmart là các cửa hàng bán lẻ của Walmart. Nếu một nhà cung cấp gửi một đơn đặt hàng cũi cắm trại với số lượng lớn, thì số lượng phù hợp sẽ được đưa vào mỗi xe tải gắn với một địa điểm bán lẻ khác nhau như một phần của loại hàng hóa cho cửa hàng đó. Sự phân loại đó tự nó có thể tạo thành TL.

KHO Chuyển hàng (cross-docking WAREHOUSE)

Khái niệm về việc đóng gói các sản phẩm trên các lô hàng đến để chúng có thể dễ dàng được phân loại tại các kho trung gian hoặc cho các lô hàng đi dựa trên điểm đến cuối cùng. Các mặt hàng được vận chuyển từ điểm xuất bến của xe đến mà không cần lưu kho tại kho. Kết nối chéo giúp giảm đầu tư hàng tồn kho và yêu cầu về không gian lưu trữ.

Các vị trí chia hàng và chuyển hàng (Break bulk và cross dock) tạo nên lợi ích của việc tích hợp, vận chuyển đầy toa vào 1 vị trí, ra khỏi vị trí, hoặc cả hai. Điều này giúp giảm chi phí quản lý vì không cần phải cất đi hoặc chọn hàng.

KHO Gia công (Postponement WAREHOUSE)

Hàng hóa đi vào trung tâm gia công ở dạng thành phần để sau đó có thể lắp ráp. Mục tiêu là cho phép về hiệu quả sản xuất và cả khả năng linh hoạt. Việc lắp ráp cuối cùng về sản phẩm sẽ dời lại cho đến khi có đơn hàng đến, cho phép lắp ráp đúng với đơn hàng cụ thể. Ví dụ: vì châu Âu sử dụng bốn phích cắm khác nhau cho điện, các máy in chung sẽ đến một trung tâm phân phối của châu Âu và sau khi nhận được đơn đặt hàng, công nhân sẽ thêm đúng loại cáp cùng với tài liệu và nhãn được viết bằng ngôn ngữ chính xác.

Các thành phần thường có thể được lưu trữ hiệu quả hơn các thành phẩm. Ngoài ra, dự báo đối với nhóm sản phẩm có thể được lắp ráp từ các bộ phận sẽ dễ dàng hơn so với các sản phẩm cuối cùng riêng biệt. Nếu kho chứa thành phẩm thì cần có kho an toàn cho từng mặt hàng. Tuy nhiên, sẽ có chi phí đào tạo hoặc thuê nhân viên có kỹ năng sản xuất cuối cùng. Việc chế biến tại nhà kho có thể đắt hơn so với việc hoàn thiện sản phẩm tại nhà máy.

KHO Dự BÁO (anticipation – stockpiling WAREHOUSE)

Tồn kho dự đoán, như quần áo theo mùa, sản phẩm nông nghiệp, được lưu tại kho theo dự đoán về nhu cầu tương lai.

Dự trữ cho phép sử dụng hiệu quả hơn năng lực sản xuất bằng cách giảm nhu cầu tăng công suất cho nhu cầu theo mùa. Trong trường hợp sản phẩm nông nghiệp, đó là "sản xuất" mang tính thời vụ hơn là nhu cầu. Vì vậy, sản phẩm được lưu trữ với số lượng lớn hơn khi có sẵn và sau đó được phân phối khi có nhu cầu. Một nhược điểm của việc dự trữ là cần nhiều sức chứa nhà kho hơn mức cần thiết đối với hệ thống giao hàng Just-in-Time.

Kho tập trung (spot-stocking WAREHOUSE)

Dự trữ giao ngay tập trung vào các thị trường chiến lược. Nó phân bổ hàng tồn kho trước nhu cầu lớn ở các thị trường chiến lược thay vì hàng tồn kho được dự trữ quanh năm hoặc vận chuyển khi nó đang được sản xuất.

Các chuyến hàng trước từ một nhà máy sẽ được gửi đến các thị trường trọng điểm để đảm bảo rằng chúng có gần khách hàng trong mùa vụ. Các sản phẩm nông nghiệp được dự trữ ngay trong mùa thu hoạch để đưa đến các thị trường trọng điểm và sau đó được nhập kho tập trung cho những tháng còn lại trong năm.

Khách hàng và nhà sản xuất được hưởng lợi từ việc dự trữ tại chỗ các mặt hàng tại các thị trường chính để giảm thiểu nguy cơ thiếu hụt trong thời gian cao điểm nhu cầu.

Kho phân loại (assortment WAREHOUSE)

Nhập kho phân loại là một kỹ thuật lưu trữ hàng hóa gần khách hàng để đảm bảo thời gian giao hàng của khách hàng ngắn.

Phân loại mang lại lợi ích cho khách hàng bằng cách giảm số lượng nhà cung cấp mà họ phải giao dịch để có được các loại hàng hóa. Nó cũng làm giảm chi phí vận chuyển bằng cách cho phép số lượng vận chuyển lớn hơn.

KHO Hỗn hợp (Mixing WAREHOUSE)

Việc hỗn hợp (mixing) giống như chia đơn hàng (break-bulk) nhưng bao gồm các đơn hàng từ nhiều hơn 1 nhà sản xuất. Trong một hình thức hỗn hợp, kho nhận nhiều đơn hàng đầy toa hoặc sản phẩm khác nhau từ các nhà sản xuất ở nhiều vị trí khác nhau, với mỗi chuyến hàng nhận với số lượng chiết khấu đầy toa. (Giảm giá khi đầy tải là chiết khấu theo tỷ lệ số lượng được cung cấp cho CL hoặc TL, ví dụ: thường được đặt ở mức 10.000 pound (4.536 kg) cho tải trọng. Tình trạng đầy tải có thể xảy ra khi thể tích khối đầy hoặc khi giới hạn trọng lượng là đạt được, tùy điều kiện nào đến trước.)

Tại nhà kho, các lô hàng được chia nhỏ và lắp ráp thành hỗn hợp sản phẩm theo mong muốn của từng khách hàng hoặc thị trường. Một lô hàng gửi đi cụ thể có thể chứa hàng hóa vừa mới đến (như hàng rời hoặc hàng ghép), hoặc có thể kết hợp lô hàng hiện tại với các sản phẩm từ kho.

Việc trộn sẽ tránh được nhiều lô hàng nhỏ hơn từ mỗi nhà sản xuất cùng với việc xử lý, bảo quản và trưng bày riêng biệt theo yêu cầu. Nó cũng giúp sử dụng hiệu quả hơn không gian lưu trữ trong nhà kho.

Để tìm hiểu thông tin chi tết và chuyên sâu về hoạt động quản lý kho bãi trong chuỗi cung ứng, có thể tìm hiểu tại khóa học quản lý chuỗi cung ứng tại đây. 

chương trình đào tạo tại fmit

• Giám đốc điều hành
• Quản lý chuỗi cung ứng 
• Quản lý dự án
• Kiểm toán nội bộ
• Quản trị rủi ro
• Kế toán quản trị
• Phát triển năng lực lãnh đạo
• Chiến lược và quản trị hiện đại
• Lean ứng dụng
• Agile
• Giám đốc kiểm toán nội bộ
• Luyện thi chứng chỉ quản lý dự án quốc tế PMP
• Luyện thi chứng chỉ quản lý chuỗi cung ứng quốc tế CSCP
• Luyện thi chứng chỉ kiểm toán nội bộ quốc tế CIA
• Luyện thi chứng chỉ quốc tế kiểm soát nội bộ CICS