Giới thiệu tổng quan về quản lý dự án

Trong môi trường kinh doanh ngày nay, việc triển khai dự án là hoạt động thường gặp tại nhiều doanh nghiệp. Dự án giúp tạo ra sự thay đổi cho tổ chức. Về góc độ kinh doanh, dự án sẽ giúp tổ chức chuyển đổi từ trạng thái hiện tại (current state) sang trạng thái tương lai (future state) để đạt được mục tiêu cụ thể nào đó. Dự án (project) cũng gúp tổ chức tạo ra giá trị. Giá trị là những lợi ích có thể định lượng từ công việc kinh doanh. Lợi ích có thể vô hình, hữu hình, hoặc cả hai. Giá trị dự án chỉ đến lợi ích mà kết quả của một dự án cụ thể mang lại cho các bên liên quan. Ví dụ, tài sản, vốn cổ đông, thị phần, thương hiệu, uy tín,v.v. Bài viết dưới đây, FMIT sẽ giới thiệu một số thông tin cơ bản về quản lý dự án và phương pháp quản lý dự án. Chi tiết chương trình có thể tìm hiểu tại khóa học chuyên sâu về quản lý dự án được tổ chức thường xuyên tại FMIT.

Dự án là gì?

Dự án (project) là một nỗ lực có thời hạn được thực hiện để tạo ra sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả. Các dự án được thực hiện để đáp ứng mục tiêu bằng cách tạo ra các kết quả (deliverables). Kết quả được định nghĩa là bất kỳ sản phẩm được kiểm tra, kết quả, năng lực thực hiện 1 dịch vụ được tạo ra sau quá trình thực hiện của 1 quy trình, giai đoạn hoặc dự án. Kết quả dự án có thể hữu hình hoặc vô hình.

Ví dụ một vài kết quả dự án như:

• Một bộ phận hỗ trợ cho phân phối hoặc sản xuất của một công ty sản xuất
• Một phần mềm ứng dụng
• Một kết quả nghiên cứu xu thể của khách hàng trong một lĩnh vực nào đó
• Sáp nhập 2 công ty
• Cải tiến quy trình trong tổ chức
• Xây dựng cơ sở hạ tầng.

Các dự án có thể được thực hiện ở nhiều cấp độ như từ 1 cá nhân đến nhóm, từ 1 tổ chức đến nhiều tổ chức có thể tham gia vào 1 dự án.

Bản chất của từ có thời hạn (temporary) của dự án chỉ đến việc dự án luôn có điểm khởi đầu và kết thúc. Có thời hạn không có nghĩa là thời lượng dự án là ngắn mà chỉ đến dự án phải có sự kết thúc. Thời điểm kết thúc của dự án có thể đạt được khi, ví dụ như:

• Dư án đã hoàn thành được mục tiêu;
• Ngân sách dự án đã không còn để phân bổ cho dự án;
• Nhu cầu dự án không còn nữa (ví dụ khi khách hàng không muốn dự án hoàn thành nữa, một thay đổi về chiến lược hoặc độ ưu tiên trong dự án dẫn đến buộc dự án phải kết thúc, hoặc là ban quản lý quyết định kết thúc dự án);
• Dự án kết thúc vì lý do pháp luật;

Tất cả các dự án đều có tính chất tạm thời (temporary), nhưng kết quả dự án có thể vẫn tồn tại lâu dài khi dự án kết thúc. Ví dụ, có những dự án xây dựng sân vận động quốc gia sẽ tạo ra kết quả tồn tại hàng thế kỷ.

Tầm quan trọng của quản lý dự án?

Quản lý dự án (project managmenet) là quá trình vận dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ, và kỹ thuật vào các hoạt động của dự án để đạt được các yêu cầu đề ra của dự án. Quản lý dự án được thực hiện thông qua việc vận dụng phù hợp và tích hợp các quy trình về quản lý dự án đã chỉ ra trong dự án. Quân lý dự án cho phép tổ chức thực hiện dự án một các hiệu quả và tối ưu.

Việc áp dụng đúng kỹ thuật của quản lý dự án sẽ giúp tổ chức:

• Đáp ứng được các mục tiêu kinh doanh; đáp ứng sự mong đợi của các bên liên quan; tăng cơ hội thành công; chuyển giao dự án đúng thời gian và sản phẩm; giải quyết các sự cố và vấn đề; tối ưu việc sử dụng nguồn lực của tổ chức; quản lý được các ràng buộc về thời gian, chi phí, chất lượng của dự án; cân bằng các ràng buộc; quản lý sự thay đổi tốt hơn;

Nếu quản lý dự án kém, có thể dẫn đến các hậu quả:

• Trễ tiến độ; vượt ngân sách; chất lượng kém; làm lại; không kiểm soát được sự phát sinh của dự án; các bên liên quan không hài lòng; thất bại trong việc đạt được các mục tiêu của tổ chức.

Dự án là phương pháp chính để tạo ra giá trị và lợi ích cho các tổ chức. Trong môi trường kinh doanh với những áp lực về yêu cầu phức tạp và biến đổi nhanh, thời gian hạn chế, nguồn lực hạn chế, để duy trì năng lực cạnh tranh, các công ty cần thiết phải áp dựng phương pháp quản lý dự án một cách hiệu quả nhằm tạo ra năng lực chiến lược cho tổ chức.

Quy trình quản lý dự án là gì?

Vòng đời dự án (project life cycle) được quản lý bằng cách thực hiện một loạt các hoạt động quản lý dự án được gọi là quy trình quản lý dự án (project management processes). Mỗi quy trình quản lý dự án đều có đầu vào (inputs), công cụ kỹ thuật (tools and techniques), và đầu ra (outputs). Đầu ra (output) có thể là sản phẩm dự án hoặc một kết quả nào đó (outcomes). Các quy trình quản lý dự án được áp dụng cho mọi ngành nghề. Số lượng các quy trình và tương tác giữa chúng tùy theo nhu cầu của dự án.

Các quy trình có thể được chia thành 3 loại:

• Các quy trình sử dụng 1 lần hoặc tại 1 điểm xác định cụ thể trong dự án. Ví dụ các quy trình như tạo điều lệ dự án (develop project charter) và kết thúc dự án (closse project or phase).
• Các quy trình được thực hiện định kỳ khi cần thiết. Ví dụ như quy trình yêu cầu nguồn lực (acquire resources) được thực hiện khi có nhu cầu về nguồn lực. Hoặc quy trình triển khai thầu (conduct procurement) được thực hiện trước khi cần mua sắm hạng mục nào đó.
• Các quy trình được thực hiện liên tục trong dự án. Ví dụ quy trình xác định hoạt động (define activities) có thể diễn ra trong cả vòng đời của dự án, đặc biệt với các dự án sử dụng kỹ thuật cuốn chiếu (rolling wave planning) hoặc các phương pháp phát triển adaptive. Hoặc là các quy trình thuộc nhóm giám sát (monitoring) được thực hiện liên tục từ đầu đến cuối dự án. Các quy trình quản lý dự án được phân làm 5 loại gọi là 5 nhóm quy trình quản lý dự án (process groups).

Một nhóm quy trình quản lý dự án (Project Management Process Group) là một nhóm có logic các quy trình quản lý dự án (project management processes) để đạt được các mục tiêu cụ thể của dự án. Nhóm quy trình là độc lập sơ với các giai đoạn dự án (project phases). Nhóm quy trình quản lý dự án được nhóm thành 5 nhóm như sau:

Nhóm thiết lập - Initiating Process Group.

Những quy trình này được thực hiện nhằm định nghĩa một dự án mới hoặc một giai đoạn (phase) mới của 1 dự án đang có bằng cách công bố việc bắt đầu dự án hoặc giai đoạn.

Nhóm lập kế hoạch - Planning Process Group.

Các quy trình này được thực hiện nhằm thiết lập ra phạm vi dự án, làm rõ mục tiêu, xác định hành động cần thiết để đạt được mục tiêu dự án. Nhóm lập kế hoạch bao gồm kế hoạch về công việc, thời gian, chi phí, chất lượng, nguồn lực, truyền thông, rủi ro, thầu, các bên liên quan, tích hợp. Nhóm thực thi - Executing Process Group.

Các quy trình này được hiện nhằm hoàn thiện công việc đã được xác định trong kế hoạch để thỏa mãn các yêu cầu dự án.

Nhóm quy trình giám sát và kiểm soát - Monitoring and Controlling Process Group.

Các quy trình này thực hiện nhằm theo dõi, rà soát, và kiểm tra tuân thủ tiến trình, kết quả của dự án; nhận diện ra những thay đổi so với kế hoạch; và có các thay đổi tương ứng;

Nhóm quy trình kết thúc - Closing Process Group.

Những quy trình này được thực hiện nhằm hoàn thành dự án một cách chính thức hoặc đóng dự án, giai đoạn, hợp đồng.

Lĩnh vực kiến thức quản lý dự án là gì?

Ngoài các nhóm quy trình (Process Groups), các quy trình còn được phân loại theo các lĩnh vực kiến thức (Knowledge Areas). Mỗi lĩnh vực kiến thức làm một nhóm các yêu cầu kiến thức được định nghĩa và mô tả theo các quy trình, thực hành, đầu vào, đầu ra, công cụ, và kỹ thuật liên quan.

Mặc dù các lĩnh vực kiến thức là liên quan nhau, nhưng chúng được định nghĩa tách biệt về mặt phương diện quản lý dự án. 10 lĩnh vực kiến thức được xác định trong PMBOK bao gồm:

Quản lý tích hợp (Project Integration Management)

Bao gồm các quy trình và hoạt động để nhận diện, định nghĩa, tích hợp, đồng bộ, và điều phối các quy trình và các hoạt động quản lý dự án khác nhau trong công tác quản lý dự án.

Quản lý công việc (Project Scope management)

Bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo dự án bao gồm các công việc được yêu cầu, và chỉ có những công việc được yêu cầu, để hoàn thành dự án một cách thành công.

Quản lý tiến độ (Project Schedule Management)

Bao gồm các quy trình cần thiết để quản lý việc hoàn thành dự án một cách đúng lúc

Quản lý chi phí dự án (Project Cost Management)

Bao gồm các quy trình như lập kế hoạch, ước tính, lập ngân sách, tài chính, cấp vốn, quản lý, kiểm soát chi phí giúp dự án hoàn thành trong ngân sách được phê duyệt.

Quản lý chất lượng dự án (Project Quality Management)

Bao gồm các quy trình để tuân thủ theo chính sách chất lượng của tổ chức liên quan đến kế hoạch, quản lý, kiểm soát dự án và yêu cầu chất lượng sản phẩm, để đáp ứng được kỳ vọng của các bên liên quan.

Quản lý nguồn lực (Project Resource Management)

Bao gồm các quy trình để nhận diện, yêu cầu, và quản lý nguồn lực cần thiết cho sự thành công của dự án.

Quản lý truyền thông dự án (Project Communication Management)

Bao gồm các quy trình cần thiết để đảm bảo việc lập kế hoạch thu thập, tạo lập, phân phối, lưu trữ, nhận, quản lý, kiểm soát, giám sát thông tin dự án một cách phù hợp và đúng lúc.

Quản lý rủi ro dự án (Project Risk Management)

Bao gồm các quy trình được triển khai nhằm lập kế hoạch, nhận diện, phân tích, xử lý, hiện thực xử lý, và giám sát rủi ro của dự án.

Quản lý thầu (Project Procurement Management)

Bao gồm các quy trình cần thiết để mua sắm sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả từ bên ngoài của nhóm dự án.

Quản lý bên liên quan (Stakeholder Management)

Bao gồm các quy trình cần thiết để nhận diện con người, nhóm, hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án, phân tích kỳ vọng của các bên liên quan và tác động của họ lên dự án, xây dựng các chiến lược quản lý phù hợp và hiệu quả các bên liên quan

Với một số dự án cụ thể có thể yêu cầu nhiều các lĩnh vực kiến thức hơn, ví dụ, dự án xây dựng có thể yêu cầu về quản lý tài chính hoặc an toàn sức khỏe.