Giới thiệu các nhóm quy trình quản lý dự án theo chuẩn quốc tế PMI

Khi nói đến dự án chính là nói đến sự nỗ lực để hoàn thành công việc trong một thời gian nhất định, có điểm khởi đầu và kết thúc để tạo ra sản phẩm, dịch vụ, hoặc kết quả mong muốn. Có rất nhiều dự án thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau như: y tế, xây dựng, công nghệ thông tin, môi trường, dầu khí, cơ khí, viễn thông, giáo dục, chính trị, quân sự,…với những quy mô và yêu cầu phức tạp khác nhau. Câu hỏi đặt ra là làm thế nào để quản lý các dự án để đạt được mục tiêu? Trong bài viết này, chúng tôi xin giới thiệu các nhóm quy trình quản lý dự án theo chuẩn quốc tế PMI được cho là phù hợp nhất (best practice), áp dụng nhiều dự án (most projects), và thường xuyên (most of the time).

Mỗi dự án tùy theo lĩnh vực, quy mô có thể có vòng đời dự án (project life cycle) khác nhau. Tuy nhiên, các nhóm quy trình quản lý dự án là thống nhất cho tất cả các dự án dù là dự án công nghệ thông tin, xây dựng, môi trường, dầu khí, năng lượng,… Các nhóm quy trình quản lý dự án này bao gồm: nhóm quản lý thiết lập dự án, nhóm quản lý lập kế hoạch dự án, nhóm quản lý thực thi dự án, nhóm quản lý kiểm soát và kết thúc dự án. Vòng đời dự án nói lên phương thức (methodologies) để thực hiện công việc trong dự án, còn nhóm quy trình quản lý dự án được xác lập nhằm quản lý việc thực hiện các phương thức ấy.

Nhóm quy trình quản lý dự án theo chuẩn quốc tế PMI

Các nhóm quy trình trong quản lý dự án là gì?

Một nhóm quy trình quản lý dự án (Project Management Process Group) là một nhóm có logic các quy trình quản lý dự án (project management processes) để đạt được các mục tiêu cụ thể của dự án.

Nhóm quy trình là độc lập sơ với các giai đoạn dự án (project phases). Nhóm quy trình quản lý dự án được nhóm thành 5 nhóm như sau:

Nhóm thiết lập - Initiating Process Group.

Những quy trình này được thực hiện nhằm định nghĩa một dự án mới hoặc một giai đoạn (phase) mới của 1 dự án đang có bằng cách công bố việc bắt đầu dự án hoặc giai đoạn.

Nhóm lập kế hoạch - Planning Process Group.

Các quy trình này được thực hiện nhằm thiết lập ra phạm vi dự án, làm rõ mục tiêu, xác định hành động cần thiết để đạt được mục tiêu dự án. Nhóm lập kế hoạch bao gồm kế hoạch về công việc, thời gian, chi phí, chất lượng, nguồn lực, truyền thông, rủi ro, thầu, các bên liên quan, tích hợp.

Nhóm thực thi - Executing Process Group.

Các quy trình này được hiện nhằm hoàn thiện công việc đã được xác định trong kế hoạch để thỏa mãn các yêu cầu dự án.

Nhóm quy trình giám sát và kiểm soát - Monitoring and Controlling Process Group.

Các quy trình này thực hiện nhằm theo dõi, rà soát, và kiểm tra tuân thủ tiến trình, kết quả của dự án; nhận diện ra những thay đổi so với kế hoạch; và có các thay đổi tương ứng;

Nhóm quy trình kết thúc - Closing Process Group.

Những quy trình này được thực hiện nhằm hoàn thành dự án một cách chính thức hoặc đóng dự án, giai đoạn, hợp đồng.

Lập kế hoạch dự án là gì?
Lập kế hoạch quản lý dự án (develop project management plan) là quá trình định nghĩa, chuẩn bị, và phối hợp toàn bộ các thành phần kế hoạch và tích hợp chúng thành kế hoạch quản lý dự án tích hợp (integrated project management plan). Lợi ích của quy trình này là tạo ra một kế hoạch đầy đủ giúp xác định các thành phần cơ bản của công việc dự án và công việc được tiến hành thế nào. Quy trình này được thực hiện 1 lần hoặc tại các thời điểm nhất định trong dự án.

Lập kế hoạch quản lý dự án xác định cách thức dự án được thực hiện, được giám sát, được kiểm soát, và được kết thúc. Nội dung của kế hoạch quản lý dự án khác nhau tùy thuộc vào lĩnh vực áp dụng và độ phức tạp của dự án.

Kế hoạch quản lý dự án có thể ở mức độ tổng quan hoặc mức độ chi tiết. Mỗi thành phần của kế hoạch được mô tả đến mức độ mở rộng cần thiết theo dự án cụ thể. Kế hoạch quản lý dự án nên đủ mạnh để đáp ứng với sự thay đổi của môi trường dự án. Tính chất linh hoạt sẽ tạo ra được các thông tin chính xác khi dự án tiến hành.

Kế hoạch quản lý dự án nên được thống nhất (baselined); nghĩa là nó cần thiết phải định nghĩa ra ít nhất các phương diện như công việc, thời gian, chi phí, vì thế việc thực hiện dự án có thể được đánh giá và so sánh với các phương diện này và kết quả có thể được quản lý. Trước khi được phê duyệt (baselined), kế hoạch dự án có thể được cập nhật nhiều lần nếu cần. Khi đã được baseline, kế hoạch chỉ có thể được thay đổi thông qua quy trình kiểm soát sự thay đổi (perform integrated change control). Sau đó, yêu cầu thay đổi được tạo ra và quyết định có cần xử lý không. Kết quả quá trình này lại làm cho kế hoạch được chi tiết hơn và được kiểm soát và cập nhật cho đến khi dự án kết thúc.

Các dự án tồn tại trong bối cảnh của 1 chương trình hoặc danh mục (portfolio) có thể tạo ra kế hoạch nhất quán với kế hoạch của chương trình và danh mục. Ví dụ, nếu kế hoạch chương trình chỉ ra tất cả thay đổi vượt ra ngoài chi phí xác định sẽ phải được rà soát bởi ban kiểm soát thay đổi (Change control board - CCB), thì khi đó quy trình và ngưỡng chi phí phải được định nghĩa vào trong kế hoạch quản lý dự án.

Thành phần của một kế hoạch quản lý dự án là gì?

Các thành phần của một kế hoạch quản lý dự án bao gồm:

- Kế hoạch quản lý công việc (scope management plan). Chỉ ra cách thức nhận diện, phát triển, giám sát, kiểm soát, và đánh giá công việc

- Kế hoạch quản lý yêu cầu (Requirement management plan). Chỉ ra cách thức phân tích, lập tài liệu, và quản lý các yêu cầu.

- Kế hoạch quản lý tiến độ (Schedule management plan) thiết lập tiêu chí và các hoạt động cho phát triển, giám sát, và kiểm soát tiến độ.

- Kế hoạch quản lý chi phí (cost management plan) thiết lập cách thức lập kế hoạch, cấu trúc, và kiểm soát chi phí

- Kế hoạch quản lý chất lượng (quality management plan) chỉ ra cách hiện thực chính sách chất lượng, phương pháp, và tiêu chuẩn chất lượng.

- Kế hoạch quản lý nguồn lực (resource management plan) chỉ ra hướng dẫn để phân loại, phân bổ, quản lý, và giải phóng nguồn lực.

- Kế hoạch truyền thông (communication management plan) chỉ ra khi nào, cách nào, và ai sẽ nhận thông tin và quản lý thông tin trong dự án.

- Kế hoạch quản lý rủi ro (risk management plan) chỉ ra cách thực hiện các hoạt động quản lý rủi ro trong dự án.

- Kế hoạch thầu (procurrement management plan) chỉ ra cách nhóm dự án yêu cầu hàng hóa dịch vụ bên ngoài thế nào

- Kế hoạch quản lý bên liên quan (stakeholder engagement plan) chỉ ra cách các bên liên quan sẽ tham gia vào trong quyết định, thực hiện, và nhu cầu, lợi ích, tác động của họ.

- Công việc được phê duyệt (scope baseline) chỉ ra phạm vi công việc, WBS, và từ điển công việc được phê duyệt

- Tiến độ được phê duyệt (schedule baseline) chỉ ra mô hình tiến độ được sử dụng để kiểm tra kết quả dự án

- Chi phí được phê duyệt (cost baseline) chỉ ra ngân sách theo thời gian được phê duyệt và sử dụng làm cơ sở để so sánh với chi phí thực tế.

- Kế hoạch quản lý thay đổi (change management plan). Chỉ ra cách thức quản lý thay đổi trong dự án một cách chính thức và tích hợp.

- Kế hoạch quản lý cấu hình (configuration management plan) mô tả cách quản lý thông tin về các thành phần của dự án được lưu trữ và cập nhật để nhất quán với nhau

- Baseline đánh giá kết quả (Performance measurement baseline) tích hợp công việc thời gian và chi phí cho công việc dự án được dùng để so sánh và quản lý kết quả dự án.

- Vòng đời dự án (project life cycle) mô tả các giai đoạn của dự án từ đầu đến kết thúc.

- Phương pháp phát triển (development approach) chỉ ra các sản phẩm, dịch vụ, kết quả được phát triển thế nào như là predictive, iterative, agile hoặc là hybrid.

- Rà soát quản lý (management reviews) chỉ ra những diểm trong dự án khi giám đốc dự án và các bên liên quan rà soát về tiến độ dự án để xác định kết quả có như kỳ vọng không, cần hành động khắc phục hoặc ngăn ngừa gì không. 

Thực thi dự án là gì?
Chỉ đạo và quản lý công việc dự án (Direct and Manage Project Work) là quy trình dẫn dắt và thực hiện công việc được nêu trong kế hoạch quản lý dự án và hiện thực các thay đổi đã được phê duyệt theo mục tiêu của dự án. Lợi ích chính của quy trình này là quản lý tổng quan về công việc và kết quả dự án, từ đó cải tiến khả năng thành công cho dự án. Quy trình này thực hiện xuyên suốt trong dự án.

Chỉ đạo và quản lý công việc dự án bao gồm thực hiện các hoạt động theo kế hoạch để hoàn thành kết quả đầu ra và mục tiêu của dự án. Các nguồn lực được phân bổ, hiệu quả sử dụng được quản lý, và thay đổi trong kế hoạch từ việc phân tích dữ liệu và thông tin kết quả công việc được thực hiện.

Giám đốc dự án, cùng với nhóm quản lý dự án, chỉ đạo kết quả của các hoạt động theo kế hoạch và quản lý các vấn đề về kỹ thuật và tổ chức. Trong quá trình thực thi, dữ liệu kết quả được thu thập và truyền thông dến quy trình kiểm soát để phân tích. Việc phân tích dữ liệu kết cho ra thông tin về mức độ hoàn thành về sản phẩm, và các chi tiết khác của kết quả. 

Kiểm soát dự án là gì?
Kiểm soát và giám sát công việc dự án (Monitor and Control Project Work) là quy trình theo dõi, rà soát, và báo cáo về tổng thể dự án để đáp ứng mục tiêu kết quả nêu trong kế hoạch quản lý dự án. Lợi ích chính của quy trình này là cho phép các bên liên quan hiểu trạng thái hiện tại của dự án, nhận ra các hành động cần thiết để giải quyết bất kỳ sự cố nào, và có được sự rõ ràng về trạng thái tương lai của dự án với các dự báo mới về tiến độ và chi phí. Quy trình này thực hiên xuyên suốt trong dự án.

Giám sát là một phương diện của quản lý dự án được thực hiện trong quá trình dự án. Giám sát bao gồm thu thập, đo lường, và đánh giá các thước đo và xu thế để ảnh hưởng lên cải tiến quy trình. Giám sát liên tục tạo cho nhóm quản lý dự án cách nhìn sâu về sức khỏe của dự án và nhận ra bất kỳ lĩnh vực nào cần thiết phải được chú ý đặc biệt. Kiểm soát bao gồm xác định hành động khắc phục và hành động dự phòng hoặc lập kế hoạc lại và theo dõi các kế hoạch hành động để xác định có nên có hành động giải quyết sự cố không. Quy trình Giám sát và Kiểm soát dự án quan tâm tới:

- So sánh thực tế kết quả dự án so với kế hoạch

- Đánh giá kết quả định kỳ để xác định xem có cần hành động khắc phục hay ngăn ngừa, và sau đó đề xuất những hành động này nếu cần;

- Kiểm tra trạng thái từng rủi ro trong dự án;

- Duy trì cơ sở thông tin kịp thời, chính xác liên quan đến sản phẩm dự án, và các tài liệu tương ứng cho đến khi kết thúc dự án;

- Cung cấp thông tin để hỗ trợ cho báo cáo trạng thái, đánh giá tiến trình, và dự báo;

- Cung cấp dự báo để cập nhật chi phí hiện tại và thông tin tiến độ hiện tại;

- Giám sát việc hiên thực những đề xuất thay đổi đã phê duyệt;

- Cung cấp các báo cáo phù hợp về tiến độ dự án và trạng thái cho quản lý chương trình khi dự án là một phần của chương trình;

- Đảm bảo dự án phù hợp với nhu cầu kinh doanh.

Kết thúc dự án là gì?
Kết thúc dự án hoặc giai đoạn (Close project or phase) là quy trình kết thúc tất cả các hoạt động cho dự án, hoặc hợp đồng. Lợi ích của quy trình này là thông tin về dự án hoặc giai đoạn được lưu trữ, kế hoạch công việc được hoàn thành, nguồn lực dự án được giải phóng cho các công việc mới. Quy trình này được thực hiện 1 lần hoặc và những điểm xác định trước trong dự án.

Khi kết thúc dự án, giám đốc dự án rà soát kế hoạch quản lý dự án để đảm bảo tất cả công việc dự án được hoàn chỉnh và rằng dự án đã đáp ứng các mục tiêu. Các hoạt động cần thiết tiến hành khi kết thúc dự án bao gồm:

- Các hoạt động cần thiết để thỏa mãn điều kiện kết thúc dự án hoặc giai đoạn;

- Đảm bảo tất cả các tài liệu và kết quả dự án được cập nhật và các vấn đề được giải quyết;

- Xác nhận việc chuyển giao và chấp nhận chính thức về kết quả bởi khách hàng;

- Đảm bảo tất cả chi phí được chi trả trong dự án;

- Đóng các tài khoản dự án;

- Phân bổ lại nhân sự;

- Giải quyết những nguyên liệu thừa;

- Phân bổ lại cơ sở vật chất, thiế bị, và nguồn lực khác;

- Báo cáo tổng kết về dự án theo chính sách của tổ chức.

- Xác nhận việc chấp thuận chính thức các công việc của nhà thầu;

- Kết thúc các tránh nhiệm bồi thường;

- Cập nhật hồ sơ để phản ánh kết quả cuối;

- Lưu thông tin để sử dụng cho tương lai;

- Quản lý chia sẻ tri thức và chuyển giao;

- Lưu thông tin dự án để sử dụng trong tương lai;

Bài viết này giới thiệu sơ lược về các nhóm quy trình quản lý dự án. Chi tiết về các quy trình có thể tìm thấy trong chương trình đào tạo quản lý dự án, Luyện thi chứng chỉ quốc tế PMP tại Viện FMIT – đối tác đào tạo toàn cầu của PMI. 

chương trình đào tạo tại fmit

• Giám đốc điều hành
• Quản lý chuỗi cung ứng 
• Quản lý dự án
• Kiểm toán nội bộ
• Quản trị rủi ro
• Kế toán quản trị
• Phát triển năng lực lãnh đạo
• Chiến lược và quản trị hiện đại
• Lean ứng dụng
• Agile
• Giám đốc kiểm toán nội bộ
• Luyện thi chứng chỉ quản lý dự án quốc tế PMP
• Luyện thi chứng chỉ quản lý chuỗi cung ứng quốc tế CSCP
• Luyện thi chứng chỉ kiểm toán nội bộ quốc tế CIA
• Luyện thi chứng chỉ quốc tế kiểm soát nội bộ CICS