Giám đốc điều hành và các bộ phận chính trong tổ chức

Bất kỳ bộ phận nào khi làm việc trong công ty cũng cần hiểu rõ nhiệm vụ để có thể hỗ trợ và phối hợp thực hiện công việc một cách hiệu quả, tăng sự hợp tác, xây dựng niềm tin, và tăng khả năng phối hợp giữa các bộ phận (cross-functional).

Trong bài viết dưới đây, FMIT giới thiệu khái quát vai trò của Giám đốc điều hành và các bộ phận chính thường gặp trong một tổ chức. Với những tổ chức phức tạp hơn, đòi hỏi phải tham khảo các sơ đồ tổ chức và chức năng nhiệm vụ đặc thù trong các chương trình đào tạo theo các chuẩn mực, gắn vai trò trách nhiệm với các hoạt động đặc thù ở mức độ chuyên sâu như: Hội đồng quản trị, các Ủy ban, Kiểm toán nội bộ, các bộ phận trực tiếp thực hiện công việc, các bộ phận hỗ trợ, giám sát, nâng cao năng lực, các đối tác bên trong và ngoài, các hoạt động phức tạp của chuỗi cung ứng và liên minh, liên doanh, quản trị rủi ro, quản lý dự án,  trong các chương trình đào tạo Giám đốc điều hành tại FMIT.

Các bộ phận cốt lõi (core functions) trong tổ chức

Mọi tổ chức đều hành thành các chức năng cốt lõi để có thể hoạt động và thực hiện các nhiệm vụ của họ.

Ban điều hành (executive management)

Ban điều hành (thường gọi là C-suite) có trách nhiệm cuối cùng cho toàn bộ các hoạt động chính của tổ chức và ảnh hưởng lớn đến kết quả hoạt động của toàn tổ chức. Trách nhiệm chính của Ban điều hành có thể bao gồm (không giới hạn) ở việc:

  • Xây dựng và truyền thông chiến lược của tổ chức đến các bộ phận
  • Giám sát và kiểm soát việc thực hiện các chiến lược và hoạt động thông qua các kiểm soát bao gồm kiểm soát môi trường, hoạt động, tài chính, tuân thủ,…
  • Là nơi chịu trách nhiệm chính tương tác và phối hợp giữa các bên liên quan, từ nhà đầu tư, luật pháp, đến khách hàng, và cộng đồng.
  • Dẫn dắt tổ chức thông qua việc chia sẻ tầm nhìn (vision), giá trị đã được thiết lập trong mọi hoạt động của tổ chức
  • Ban điều hành bao gồm các cá nhân có thể có nhiều tên gọi như: Giám đốc điều hành (CEO – Chief Executive Officer), chủ tịch (president), hoặc tổng giám đốc (executive/managing director). Trong công ty đại chúng, vị trí này báo cáo cho Hội đồng quản trị (BOD). Hội đồng quản trị có trách nhiệm rà soát và phê duyệt các chiến lược, chỉ định và bổ nhiệm Ban điều hành, giám sát (oversight) các hoạt động quản trị (governance).
  • Nhiều vị trí khác ở cấp độ điều hành tùy vào sứ mệnh, và giá trị của tổ chức, như đứng đầu về thông tin, đổi mới, rủi ro,… và là người chịu trách nhiệm cuối cùng về nhiệm vụ chuyên môn của bộ phận đó.

Bộ phận tài chính và kế toán

Tài chính và kế toán đều thể hiện mối quan tâm của họ về kết quả hoạt động tài chính của tổ chức, mặc dù chức năng và vai trò của họ khác nhau. Tài chính quan tâm đến việc tổ chức sử dụng các tài sản tài chính như thế nào trong kế hoạch dài, trung, và ngắn hạn của họ. Hoạt động của bộ phận tài chính có thể bao gồm:

  • Hỗ trợ các hoạt động và các dự án chiến lược thông qua việc tạo và giám sát hoạt động và chi tiêu ngân sách, nguồn vốn
  • Đưa ra các phân tích tài chính để sử dụng cho các kế hoạch chiến lược. Ví dụ như các hoạt động mở rộng toàn cầu, đầu tư công nghệ, hợp tác liên minh,…
  • Quản lý các tài sản của công ty thông qua các hoạt động đầu tư và vay

Kế toán thực hiện nhiệm vụ theo dõi các giao dịch tài chính và báo cáo các thông tin tài chính đến bộ phận tài chính (để thực hiện công tác phân tích tài chính và quyết định quản trị), các bên liên quan bên ngoài (như đánh giá mức độ tuân thủ, thuế, và chức năng quản trị). Các hoạt động của kế toán bao gồm:

  • Theo dõi doanh thu và chi phí thông qua công tác kế toán. Các thực hành trong kế toán phải áp dụng theo các quy định cụ thể như báo cáo theo chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế (IFRS), và các nguyên tắc được công nhận rộng rãi (GAAP),..
  • Hỗ trợ cho công tác quản trị trong việc duy trì các hồ sơ tài chính cho công tác kiểm toán định kỳ.
  • Tạo ra các báo cáo tài chính (bảng cân đối kế toán, báo cáo thu nhập, và dòng tiền,…)
  • Tuân thủ theo các quy định về thuế, cổ đông, nhà đầu tư,… Quan tâm đúng mực đến việc minh bạch và tin cậy của thông tin báo cáo tài chính.

Kế toán và tài chính thường đối diện với các thách thức về thay đổi trong luật và quy định. Công nghệ mới cũng ảnh hưởng không nhỏ đến các quy trình và công cụ thực hiện của những bộ phận này. Hành vi gian lận trong môi trường làm việc từ nhiều bộ phận cũng là những điểm gây thách thức.

Marketing và bán hàng

Bộ phận này giúp mang lại doanh thu trong tổ chức. Tùy theo cơ cấu tổ chức, 2 bộ phận này có thể tách biệt hoặc bộ phận này là một cấu phần trong bộ phận còn lại. Hoạt động Marketing thường được mô tả thông qua 4P (price, product, promotion, place) giúp tăng nhận diện của khách hàng, hiểu nhu cầu thị trường, các nguy cơ về cạnh tranh. Với các công ty toàn cầu, có thể bao gồm các hoạt động cân bằng giữa nhận diện thương hiệu, chiến lược toàn cầu, và chiến lược cho từng khu vực địa lý. Marketing có thể thực hiện chiến lược đẩy (push) theo nghĩa mang sẵn sản phẩm dịch vụ đến trước khách hàng. Ví dụ như công ty có các showroom trưng bày sản phẩm tại các khu vực nhất định.

Chiến lược kéo (pull) thu hút khách hàng đến với sản phẩm. Một ví dụ về điều này là ngành công nghiệp đồ uống có ga, đầu tư mạnh vào quảng cáo và khuyến mãi để tạo thương hiệu và thúc đẩy doanh số bán hàng.

Chiến lược bán hàng và năng lực đội ngũ bán hàng ảnh hưởng bởi hệ thống phân phối và chiến lược marketing của tổ chức. Nhiều tổ chức có thể bán hành B2C (trực tiếp cho khách hàng), nhiều tổ chức bán hành B2B (đến doanh nghiệp), nhiều tổ chức bán hàng trực tiếp quan đội ngũ bán hàng (sale forces) hoặc thông qua đối tác chiến lược.

Nghiên cứu và phát triển

Bộ phận nghiên cứu và phát triển (R&D) chịu trách nhiệm cho dòng doanh thu trong tương lai của công ty. Việc đầu tư vào R&D cũng rất khác nhau trong nhiều ngành. Với nhu cầu hiện tại, ngân sách đổi mới và phát triển dành cho R&D tăng lên trên hầu hết các tập đoàn và công ty lớn. Theo khảo sát 1000 đổi mới toàn cầu 2015 (2015 global Innovation 1000) chỉ ra rằng 10 công ty hàng đầu về đổi mới cũng là 10 công ty chi tiêu hàng đầu cho hoạt động R&D.

Bộ phận vận hành

Bộ phận vận hành chịu trách nhiệm phát triển, sản xuất, chuyển giao sản phẩm đến khách hàng. Với nhu cầu phát triển nhanh về quy mô, bộ phận vận hành (operation) ngày nay tích hợp với nhiều hoạt động của chuỗi cung ứng, logistics, giao nhận, kho bãi, sản xuất, … và sử dụng chi tiêu rất lớn trong toàn bộ hoạt động của tổ chức. Bộ phận vận hành hoặc chuỗi cung ứng thường đối diện với các vấn đề về hiệu quả chi tiêu trong khi phải tạo giá trị tốt nhất.

Với xu thế toàn cầu hóa, hoạt động của chuỗi cung ứng mang tính kết nối toàn cầu, sử dụng nguồn lực, nhà máy, và nguồn cung ứng từ nhiều nơi trên thế giới, tạo nên một mạng lưới phức tạp và đòi hỏi nhiều công cụ và phương pháp để quản lý hiệu quả.

Công nghệ thông tin

Với sự ra đời của nhiều hệ thống công nghệ hiện đại và nhu cầu ứng dụng công nghệ trong việc phân tích dữ liệu, chia sẻ thông tin, ứng dụng trong quản lý toàn bộ hoạt động của tổ chức từ quản lý nhà cung cấp (SRM), quản lý khách hàng (CRM), quản lý kho bãi (WMS), quản lý giao nhận (TMS), quản lý nguồn lực (ERP), … làm cho công tác về công nghệ thông tin nâng lên ở cấp độ chiến lược và đóng góp lớn vào sự thành công của tổ chức.

Tuy nhiên, IT cũng đối diện với nhiều thách thức. Thách thức về sự thay đổi công nghệ liên tục, thác thức về bảo mật và an toàn dữ liệu, thách thức về sự hiệu quả của hệ thống trong khi phải đáp ứng các yêu cầu của tổ chức. Hiện tại nhiều hình thức mới như SaaS, Cloud, AI, máy tính lượng tử, .. và các công nghệ hiện đại khác ra đời được vận dụng mạnh mẽ để nâng cao hiệu quả của các chuỗi cung ứng hiện đại trên toàn cầu.

Quản trị nhân lực

Quản trị nhân lực cũng là thách thức lớn của nhiều tổ chức khi mà toàn bộ các hoạt động của tổ chức từ chiến lược, chuỗi cung ứng, tài chính, R&D và bất kỳ bộ phận nào cũng cần có được nhân sự đủ năng lực để đảm trách. Vai trò quản trị nhân lực không chỉ dành riêng cho phòng nhân sự mà còn là cho tất cả các vị trí quản lý, lãnh đạo trong toàn tổ chức nhằm tạo ra một đội ngũ đủ sức để thực hiện các chiến lược của tổ chức hiệu quả.

Trên đây là một số thông tin cơ bản về vai trò nhiệm vụ của các bộ phận chính trong tổ chức. Để hiểu rõ và chi tiết cũng như nắm được các kiến thức để quản trị điều hành doanh nghiệp, có thể tham khảo khóa học Giám đốc điều hành CEO Master tại đây:

 

Icon email Icon phone Icon message Icon zalo