Business Continuity Management (BCM) – Bảo Vệ Hoạt Động Liên Tục Trong Mọi Tình Huống

Để đảm bảo sự ổn định và phát triển bền vững, các doanh nghiệp cần phải trang bị cho mình các kiến thức và kỹ năng quản trị rủi ro nhằm sẵn sàng đối phó với các tình huống bất ngờ. Khóa học Quản trị Rủi ro và Kiểm soát Nội bộ tại FMIT giúp học viên nắm vững các chiến lược và phương pháp xây dựng hệ thống BCM (Business Continuity Management), đảm bảo khả năng phục hồi và bảo vệ các hoạt động kinh doanh cốt lõi khi xảy ra các sự cố khẩn cấp.

Business Continuity Management (BCM), hay Quản lý Liên tục Kinh doanh, là một chiến lược quản lý tổng thể nhằm chuẩn bị, bảo vệ, và phục hồi các quy trình kinh doanh quan trọng của tổ chức khi xảy ra các sự cố không mong muốn, từ thiên tai, các cuộc tấn công mạng, cho đến các sự cố nội bộ như mất điện hoặc sự cố kỹ thuật. Mục tiêu của BCM là giảm thiểu gián đoạn cho tổ chức và đảm bảo rằng các dịch vụ cốt lõi và hoạt động quan trọng có thể được duy trì hoặc phục hồi nhanh chóng.

Dưới đây là chi tiết từng giai đoạn và thành phần của BCM:

1. Đánh Giá Rủi Ro (Risk Assessment)

Đây là giai đoạn đầu tiên và quan trọng trong BCM, giúp tổ chức xác định và hiểu rõ các rủi ro có thể gây ảnh hưởng đến hoạt động của họ.

• Phân loại rủi ro: Rủi ro có thể bao gồm:
  • Rủi ro tự nhiên: Như động đất, lũ lụt, hỏa hoạn.
  • Rủi ro kỹ thuật: Như mất điện, lỗi phần mềm, hỏng phần cứng.
  • Rủi ro con người: Như lỗi của nhân viên, hành vi phá hoại nội bộ.
  • Rủi ro kinh tế - xã hội: Như dịch bệnh, biểu tình.
• Phân tích rủi ro: Đánh giá mức độ nghiêm trọng và khả năng xảy ra của từng rủi ro, từ đó xếp hạng và ưu tiên các rủi ro cần phải quản lý. Đánh giá này giúp tổ chức tập trung nguồn lực vào những rủi ro có khả năng ảnh hưởng lớn nhất.

2. Phân Tích Tác Động Kinh Doanh (Business Impact Analysis - BIA)

Phân tích tác động kinh doanh giúp xác định mức độ quan trọng của từng quy trình và xác định các hoạt động cần được ưu tiên trong trường hợp xảy ra sự cố.

• Xác định các quy trình quan trọng: BIA giúp xác định những hoạt động nào là thiết yếu để duy trì hoạt động bình thường của tổ chức. Ví dụ, đối với một ngân hàng, các quy trình liên quan đến giao dịch và quản lý tài khoản khách hàng có thể được xem là quan trọng.
• Đặt mục tiêu khôi phục (RTO và RPO):
  • RTO (Recovery Time Objective): Là thời gian tối đa cho phép gián đoạn một quy trình trước khi nó phải được khôi phục. Ví dụ, quy trình giao dịch của một ngân hàng có thể cần RTO ngắn (vài phút) để tránh thiệt hại.
  • RPO (Recovery Point Objective): Là mức độ mất dữ liệu tối đa có thể chấp nhận. RPO giúp xác định tần suất sao lưu dữ liệu, ví dụ, nếu dữ liệu giao dịch cần RPO bằng 0 (không mất dữ liệu), tổ chức có thể phải thiết lập sao lưu liên tục.

3. Xây Dựng Chiến Lược BCM

Từ các thông tin thu thập được trong giai đoạn đánh giá rủi ro và phân tích tác động kinh doanh, tổ chức sẽ xây dựng các chiến lược để bảo vệ và khôi phục hoạt động.

• Chiến lược bảo vệ tài sản và cơ sở hạ tầng: Bảo vệ các hệ thống quan trọng khỏi các mối đe dọa. Ví dụ: Sử dụng máy phát điện dự phòng, xây dựng các trung tâm dữ liệu dự phòng ở vị trí khác nhau để giảm thiểu rủi ro do thiên tai.
• Sử dụng các biện pháp công nghệ: Đầu tư vào các hệ thống sao lưu, khôi phục dữ liệu, và hệ thống bảo mật như tường lửa, phần mềm chống virus để đảm bảo an toàn cho dữ liệu và hệ thống.
• Đối tác hỗ trợ: Tổ chức có thể ký hợp đồng với các đối tác bên ngoài để hỗ trợ khi cần. Ví dụ: Hợp tác với các công ty cung cấp dịch vụ trung tâm dữ liệu đám mây để lưu trữ dữ liệu dự phòng.

4. Lập Kế Hoạch Phục Hồi (Business Continuity Plan - BCP)

BCP là tài liệu chi tiết về các bước cần thực hiện khi có sự cố, từ việc thông báo về sự cố đến khôi phục các hoạt động kinh doanh quan trọng.

• Chi tiết hóa quy trình phản ứng: BCP mô tả rõ ràng từng bước mà các đội ngũ cần thực hiện trong trường hợp xảy ra sự cố, từ việc kích hoạt kế hoạch khẩn cấp, liên lạc với các bên liên quan, cho đến việc khôi phục hệ thống.
• Thiết lập đội ngũ BCM: Đội ngũ này bao gồm các thành viên từ nhiều bộ phận khác nhau như IT, HR, tài chính, pháp lý và quản lý cấp cao. Họ có nhiệm vụ giám sát, thực hiện và điều phối quá trình phục hồi.
• Hướng dẫn chi tiết cho từng vai trò: BCP phân công cụ thể nhiệm vụ cho từng cá nhân và đội ngũ, giúp đảm bảo rằng không có bước nào bị bỏ sót trong quá trình khắc phục.

5. Thử Nghiệm và Đánh Giá (Testing and Exercising)

Để đảm bảo kế hoạch BCP hoạt động hiệu quả, các tổ chức cần thử nghiệm kế hoạch định kỳ.

• Các loại thử nghiệm:
  • Kiểm tra trên giấy (Paper Test): Các nhóm sẽ xem xét kế hoạch trên lý thuyết để đảm bảo tính hợp lý.
  • Thử nghiệm mô phỏng (Simulation Test): Tổ chức mô phỏng một sự cố cụ thể để thử nghiệm kế hoạch trong môi trường gần giống thực tế.
  • Diễn tập thực tế (Full-Scale Exercise): Một cuộc diễn tập đầy đủ, có sự tham gia của tất cả các thành viên liên quan, kiểm tra toàn bộ quy trình từ đầu đến cuối.
• Đánh giá và cập nhật kế hoạch: Sau mỗi lần thử nghiệm, tổ chức cần đánh giá hiệu quả của kế hoạch và sửa đổi để khắc phục các điểm yếu phát hiện trong quá trình thử nghiệm.

6. Duy Trì và Cải Tiến Liên Tục (Maintenance and Continuous Improvement)

BCM không phải là một kế hoạch cố định mà cần được cập nhật liên tục.

• Thường xuyên rà soát: Rà soát lại kế hoạch định kỳ, cập nhật khi có thay đổi trong tổ chức như thay đổi về cấu trúc tổ chức, công nghệ mới hoặc rủi ro mới phát sinh.
• Đào tạo và nâng cao nhận thức: Đảm bảo rằng tất cả nhân viên hiểu vai trò của mình trong BCM và có thể phản ứng nhanh chóng trong trường hợp khẩn cấp.
• Cải tiến từ các bài học thực tế: Khi xảy ra sự cố hoặc sau mỗi lần thử nghiệm, đánh giá và học hỏi từ những gì đã thực hiện, từ đó cải thiện và hoàn thiện kế hoạch.

Lợi Ích Của BCM Đối Với Doanh Nghiệp

• Bảo vệ các quy trình kinh doanh cốt lõi: Giúp tổ chức duy trì hoạt động liên tục hoặc khôi phục nhanh chóng các quy trình quan trọng.
• Giảm thiểu thiệt hại tài chính: BCM giảm thiểu tác động kinh tế bằng cách đảm bảo rằng các gián đoạn không kéo dài quá lâu và chi phí phục hồi thấp nhất có thể.
• Tăng cường niềm tin của khách hàng và đối tác: BCM cho thấy tổ chức có trách nhiệm và sẵn sàng đối phó với rủi ro, tạo dựng niềm tin vững chắc.
• Tuân thủ quy định pháp lý: Nhiều ngành yêu cầu tổ chức phải có kế hoạch BCM để tuân thủ các quy định pháp lý và tiêu chuẩn bảo mật.

Kết Luận

BCM là một quy trình chiến lược quan trọng giúp tổ chức bảo vệ hoạt động và tài sản của mình trong các tình huống không mong muốn. Khóa học Quản trị Rủi ro và Kiểm soát Nội bộ tại FMIT cung cấp cho học viên các kỹ năng quản trị liên tục kinh doanh chuyên sâu, giúp bảo vệ các quy trình cốt lõi, duy trì sự tồn tại của Doanh nghiệp.