Bạn cần chuẩn bị kiến thức gì khi tham gia kỳ thi chứng chỉ quốc tế PMP®?

Chứng chỉ quốc tế PMP^® được xem là top 10 chứng chỉ hàng đầu thế giới về tính phổ biến và là chứng chỉ uy tín trong lĩnh vực quản lý dự án. Đạt được chứng chỉ PMP^® khẳng định mức năng lực quản lý dự án của bản thân và nâng cao uy tín, mức độ chuyên nghiệp trong công việc.

Kỳ thi chứng chỉ PMP^® đã thay đổi về nội dung và cấu trúc so với trước đây. Kỹ năng con người được nhấn mạnh (chiếm 42%) và các phương pháp quản lý dự án mới ra đời bên cạnh các phương pháp quản lý dự án truyền thống như: predictive, iterative, incremental, Agile, và Hybrid. Nhiệm vụ về quy trình (bao gồm 17 nhiệm vụ) chiếm tỉ lệ 50%. Nhiệm vụ về kinh doanh chiếm 8% trong tổng số các câu hỏi.
Học viên cần phải nắm vững sự khác biệt về tinh thần trong PMBOK 7th và yêu cầu kỳ thi mới đã thay đổi so với trước đây nhằm chuẩn bị hiệu quả cho kỳ thi, tránh ôn luyện những nội dung ít liên quan hoặc đã bị lạc hậu gây tốn kém thời gian và công sức.

Các tài liệu ôn luyện về kỳ thi cũng sẽ khác dựa trên tinh thần thay đổi này. Với nội dung mới, PMI đã phát hành tài liệu PMI^® Exam Prep được cập nhật tại các đối tác đào tạo toàn cầu của PMI.

Để ôn luyện kỳ thi hiệu quả học viên cần có các tài liệu:

• Slide bài giảng của giảng viên và các chú thích quan trọng trên lớp
• Mapping exam content outline và các Grossary (danh sách thuật ngữ) do giảng viên FMIT cung cấp một cách hệ thống theo bài giảng trên lớp giúp học viên dễ dàng hệ thống và nhớ được nguyên tắc.
• Tại FMIT^®, ngoài các tài liệu trên, hệ thống ExamFocus được thiết kế với hơn 2000 câu hỏi trong ngân hàng luyện thi cùng với video tóm tắt trọng tâm, giải thích cụ thể các đáp án sẽ là một trong những lợi thế khi học viên tham dự luyện thi tại FMIT. Hệ thống được cấp cho 1 năm sử dụng và được thiết kế thuận tiện cho việc ôn luyện với 10 cấp độ với mức độ khó tăng dần.
• PMI^® Exam Prep do PMI^® biên soạn, được phát hành bởi các đối tác đào tạo và là tài liệu bắt buộc khi tham gia luyện thi
• PMBOK^® 7th
• PMBOK 6th
• Tài liệu về Agile Practice Guide (do PMI phát hành)

Ngoài ra, việc ôn luyện với giảng viên có nhiều kinh nghiệm, phương pháp giảng dạy tốt và được công nhận là Giảng viên của PMI^® là một trong những điều kiện cần thiết và khá quan trọng.

Phần dưới đây sẽ tóm tắt những kỹ năng chính về quản lý con người được đề cập trong kỳ thi. Học viên cần nắm một cách bài bản, hệ thống, hiểu bản chất, và vận dụng được, phân tích được ở cấp độ chuyên gia để có thể trả lời hiệu quả.

Học viên tham gia chứng chỉ PMP cần nắm 14 nhiệm vụ về con người (people), 17 nhiệm vụ về quy trình (process), và 4 nhiệm vụ về kinh doanh (Business)

Với nhóm kiến thức về quản lý con người, chúng ta cần nắm 14 kỹ năng sau (chiếm 42% tổng số câu hỏi)

1. Kỹ năng quản lý xung đột

• Giám đốc dự án cần hiểu nguồn gốc và giai đoạn của xung đột
• Phân tích được bối cảnh xảy ra xung đột
• Đánh giá, đề xuất các giải pháp tương ứng để giải quyết xung đột

2. Kỹ năng lãnh đạo nhóm

• PM cần có khả năng thiết lập và truyền thông tầm nhìn, sứ mệnh
• Hiểu rõ và tôn trọng sự đa dạng của nhân viên (về hành vi, văn hóa, vùng miền,..)
• Áp dụng được phương pháp lãnh đạo phục vụ (servant leadership) là một trong những phương pháp lãnh đạo quan trọng đối với dự án Agile.
• Xác định các phong cách lãnh đạo phù hợp
• Có khả năng truyền cảm hứng, tạo động lực, và ảnh hưởng nhóm dự án hoặc các bên liên quan thông qua hệ thống thưởng, khích lệ, thỏa thuận và cam kết
• Phân tích và hiểu các bên liên quan
• Đưa ra được các giải pháp lãnh đạo khác nhau cho các nhóm và bên liên quan

3. Hỗ trợ thúc đẩy hiệu quả làm việc của nhóm

• Đánh giá hiệu quả làm việc của nhóm so với các chỉ số KPI
• Hỗ trợ và ghi nhận sự phát triển của nhóm
• Xác định phương pháp phản hồi phù hợp với kết quả
• Xác định việc cải tiến về kết quả

4. Trao quyền cho nhóm dự án và bên liên quan

• Tổ chức nhóm phù hợp với điểm mạnh để giúp đạt mục tiêu tốt hơn
• Hỗ trợ làm rõ nhiệm vụ của nhóm
• Đánh giá việc hoàn thành nhiệm vụ
• Xác định và công bố mức độ thẩm quyền ra quyết định của nhóm

5. Đảm bảo thành viên dự án và các bên liên quan được đào tạo một cách đầy đủ

• Xác định năng lực và nội dung chương trình đào tạo
• Xác định năng lực cần thiết của chương trình đào tạo
• Các định các phương án đào tạo
• Tổ chức chương trình đào tạo một cách hiệu quả
• Đánh giá kết quả đào tạo

6. Xây dựng nhóm

• Đánh giá kỹ năng của các bên liên quan
• Làm mới kỹ năng của nhóm để đáp ứng nhu cầu dự án
• Đảm bảo việc chuyển giao kiến thức giữa các thành viên, nhóm dự án, và tổ chức

7. Nhận diện và loại bỏ các trở ngại, chướng ngại, ngưng trệ trong dự án

• Xác định những trở ngại, chướng ngại, và ngưng trệ trong dự án
• Xác lập độ ưu tiên những trở ngại, chướng ngại, và ngưng trệ trong dự án với nhóm dự án
• Sử dụng mạng lưới và các kỹ thuật quản lý dự án để loại bỏ các trở ngại, chướng ngại, và ngưng trệ
• Đánh giá liên tục để đảm báo luôn nhận diện đầy đủ, kịp thời và xử lý thích hợp các trở ngại, chướng ngại, và ngưng trệ này

8. Đàm phán các thỏa thuận trong dự án

• Phân tích các ràng buộc liên quan đến thỏa thuận trong dự án
• Phân tích độ ưu tiên và xác định các mục tiêu cuối cùng
• Xác nhận các mục tiêu của dự án có đạt được không
• Xác định chiến lược đàm phán

9. Phối hợp với các bên liên quan

• Đánh giá sự tham gia của các bên liên quan
• Tối ưu hóa và điều chỉnh sự phù hợp với nhu cầu, mong đợi của các bên liên quan và mục tiêu của dự án
• Xây dựng niềm tin và ảnh hưởng các bên liên quan trong việc đạt được mục tiêu của dự án

Xây dựng sự hiểu biết thống nhất trong dự án

• Phân tích tình huống để nhận ra được nguyên nhân gốc của việc hiểu không thống nhất
• Khảo sát các bên liên quan cần thiết để đạt được sự nhất quán
• Thúc đẩy sự đồng thuận của các bên liên quan
• Điều tra những phần không thống nhất

11. Hỗ trợ nhóm làm việc từ xa

• Đánh giá nhu cầu của nhóm làm việc từ xa (môi trường, vị trí địa lý, văn hóa, toàn cầu,..)
• Đưa ra các giải pháp khác nhau về công nghệ, sự hợp tác, .. cho nhóm làm việc từ xa
• Hiện thực các giải pháp cho nhóm làm việc từ xa
• Đánh giá hiệu quả của nhóm làm việc từ xa

12. Xác định quy tắc làm việc của nhóm dự án

• Truyền thông nguyên tắc với nhóm và các bên liên quan
• Thiết lập môi trường để thúc đẩy sự tuân thủ về quy tắc làm việc của dự án
• Quản lý việc tuân thúc hoặc vi phạm các quy tắc làm việc của nhóm

13. Kèm cặp các bên liên quan

• Sắp xếp thời gian phù hợp cho quá trình huấn luyện kèm cặp
• Nhận ra và có những hành động và cơ hội cho quá trình kèm cặp

14. Thúc đẩy hiệu quả làm việc và vận dụng trí tuệ cảm xúc

• Đánh giá hành vi thông qua chỉ số tính cách cá nhân
• Phân tích chỉ số tính cách cá nhân để điều chỉnh trí tuệ cảm xúc phù hợp với các bên liên quan

Nhóm kiến thức về quy trình (Process), chúng ta cần nắm 17 nhiệm vụ sau, chiếm 50% tổng số lượng câu hỏi:

1. Thực thi dự án với mức độ khẩn trương cần thiết để tạo ra giá trị kinh doanh

• Nhóm dự án cần đánh giá các cơ hội có thể xem có áp dụng được các chuyển giao giá trị tăng dần (incremental delivery), đặc biệt với các dự án hiện đại, hay không
• Xem xét giá trị kinh doanh trong suốt quá trình triển khai dự án
• Hỗ trợ nhóm phân chia công việc cần thiết để tìm ra được sản phẩm cơ bản (MVP)

2. Quản lý truyền thông

• Phân tích được nhu cầu truyền thông của các bên liên quan
• Xác định phương pháp truyền thông, kênh liên lạc, tần suất, và mức độ thông tin chi tiết cho từng bên liên quan
• Truyền thông các thông tin của dự án và cập nhật thông tin một cách hiệu quả
• Xác nhận thông tin đã nhận và được hiểu hay không

3. Đánh giá và quản lý rủi ro

• Xác định các phương pháp để tiến hành quản lý rủi ro
• Đánh giá và phân mức độ ưu tiên các rủi ro một cách liên tục trong quá trình triển khai dự án
• Quản lý sự tham gia của các bên liên quan

4. Phân tích các bên liên quan về quyền lực, mức độ ảnh hưởng, tác động, lợi ích

• Phân loại các bên liên quan
• Lên chiến lược quản lý các bên liên quan
• Thực hiện chiến lược, đánh giá sự tham gia của các bên liên quan

5. Quản lý ngân sách và nguồn lực

• Ước tính ngân sách dựa và phạm vi dự án và bài học kinh nghiệm từ quá khứ
• Dự kiến những thách thức về mặt ngân sách trong tương lai
• Giám sát sự sai lệch về ngân sách và làm việc theo các quy trình quản trị công ty để điều chỉnh khi cần thiết
• Lập kế hoạch và quản lý nguồn lực

6. Quản lý tiến độ

• Ước lượng thời gian cho các công việc (cột mốc, sự phụ thuộc giữa các công việc, story point nếu sử dụng phương pháp agile)
• Sử dụng phương pháp đối sánh với dự án tương tự hoặc dữ liệu lịch sử
• Lập tiến độ tùy vào phương pháp tiếp cận dự án (agile, predictive,...)
• Đánh giá liên tục tiến độ và điều chỉnh khi cần thiết
• Phối hợp với các dự án và hoạt động khác trong công tác tiến độ

7. Quản lý chất lượng

• Xác định tiêu chuẩn chất lượng cần thiết cho kết quả đầu ra của dự án
• Đề xuất các giải pháp để cải tiến các vấn đề về chất lượng
• Liên tục khảo sát kết quả đầu ra của dự án về chất lượng

8. Quản lý phạm vi dự án

• Xác định yêu cầu và mức độ ưu tiên
• Phân rã công việc (sử dụng WBS, backlog)
• Giám sát và đánh giá phạm vi công việc

9. Tích hợp các hoạt động dự án

• Tích hợp các kế hoạch của dự án/ hoặc giai đoạn
• Đánh giá các kế hoạch dự án một cách tích hợp về sự phụ thuộc, thiếu sót, hoặc giá trị kinh doanh liên tục
• Phân tích và thu thập dữ liệu
• Xác định các yêu cầu thông tin quan trọng

10. Quản lý sự thay đổi

• Nhìn thấy và bám sát nhu cầu thay đổi (áp dụng các kỹ thuật về quản lý sự thay đổi)
• Xác định các chiến lược để quản lý sự thay đổi
• Thực hiện chiến lược quản lý sự thay đổi theo phương pháp cụ thể
• Xác định các thức phản ứng với sự thay đổi để thúc đẩy dự án về phía trước

11. Quản lý mua sắm

• Xác định yêu cầu nguồn lực và nhu cầu
• Truyền thông yêu cầu về nguồn lực
• Quản lý hợp đồng và nhà cung cấp
• Lập kế hoạch và lên chiến lược quản lý mua sắm
• Phát triển các giải pháp chuyển giao

12. Quản lý tài liệu

• Xác định các yêu cầu (cái gì, khi nào, ở đâu, ai, …) cho việc quản lý các tài liệu dự án
• Đánh giá xem thông tin dự án có được cập nhật kịp thời (phiên bản) và có sẵn sàng truy xuất được cho các bên liên quan hay không
• Liên tục đánh giá hiệu quả về việc quản lý các tài liệu dự án

13. Xác định phương pháp quản lý dự án phù hợp

• Đánh giá nhu cầu, mức độ phức tạp, tính chất của dự án
• Đề xuất chiến lược thực hiện dựans
• Đề xuất phương pháp tiếp cận dự án (agile, predictive, hybrid)
• Sử dụng các nguyên tắc về quản lý dự án tăng dần, lặp, hay agile phù hợp với vòng đời dự án.

14. Thiết lập cấu trúc quản trị của dự án

• Xác định phương pháp quản trị tương thích cho dự án
• Xác định cơ chế báo cáo và ngưỡng sai số cho phép

15. Quản lý sự cố của dự án

• Nhận ra khi rủi ro chuyển thành sự cố
• Xử lý sự cố với các hành động tối ưu để đạt được thành công cho dự án
• Phối hợp với các bên liên quan về phương pháp giải quyết các sự cố

16. Đảm bảo chuyển giao kiến thức liên tục trong dự án

• Thảo luận về trách nhiệm dự án với các thành viên trong dự án
• Liệt kê ra các mong đợi trong môi trường làm việc
• Xác nhận phương pháp nào sẽ chuyển giao tri thức trong dự án

17. Quản lý việc kết thúc dự án hoặc chuyển giao

• Xác định tiêu chí để kết thúc dự án thành công
• Đánh giá sự sẵn sàng cho việc chuyển giao
• Thực hiện các hành động để kết thúc dự án đúng quy định (bài học kinh nghiệm, tài chính, nguồn lực).

Nhóm kiến thức về môi trường kinh doanh (chiếm 8%) tổng thời lượng câu hỏi, bao gồm 4 nhiệm vụ sau:

1. Quản lý tuân thủ

• Xác nhận các yêu cầu tuân thủ của dự án (về an ninh, an toàn sức khỏe, tuân thủ quy định)
• Phân loại các yêu cầu tuân thủ
• Xác định những nguy cơ có thể ảnh hưởng đến vấn đề tuân thủ
• Sử dụng các phương pháp để hỗ trợ việc tuân thủ
• Phân tích hậu quả của việc không tuân thủ
• Xác định các phương pháp cần thiết và hành động chỉ chỉ ra nhu cầu tuân thủ (rủi ro, pháp lý).
• Đánh giá mức độ dự án cần phải tuân thủ

2. Đánh giá và chuyển giao lợi ích và giá trị dự án

• Điều tra xem lợi ích có được chỉ ra không
• Lập tài liệu các thỏa thuận về quyền sở hữu cho các lợi ích
• Đánh giá xem hệ thống đo có được thiết lập để theo dõi lợi ích
• Đánh giá các giải pháp chuyển giao để thế hiện giá trị
• Đánh giá các bên liên quan có đạt được giá trị không

3. Đánh giá và chỉ ra sự thay đổi của môi trường kinh doanh bên ngoài ảnh hưởng đến công việc

• Khảo sát sự thay đổi của môi trường kinh doanh bên ngoài (ví dụ luật pháp, công nghệ, thị trường)
• Đánh giá và phân loại các tác động lên phạm vi dự án/ danh mục công việc
• Đề xuất các giải pháp cho sự thay đổi về phạm vi công việc / backlog
• Liên tục đánh giá môi trường bên ngoài về mặt tác động lên dự án

4. Hỗ trợ sự thay đổi trong tổ chức

• Đánh giá văn hóa tổ chức
• Đánh giá sự tác động về sự thay đổi dự án và xác định các hoạt động cần thiết
• Đánh giá tác động của dự án với tổ chức và xác định các hành động cần thiết

Trên đây là các nội dung được trình bày trong chương trình luyện thi chứng chỉ quốc tế PMP tại FMIT, và cũng là các nội dung được đề cập trong kỳ thi.
Lịch khai giảng chi tiết tham khảo tại đây 

chương trình đào tạo tại fmit

• Giám đốc điều hành
• Quản lý chuỗi cung ứng 
• Quản lý dự án
• Kiểm toán nội bộ
• Quản trị rủi ro
• Kế toán quản trị
• Phát triển năng lực lãnh đạo
• Chiến lược và quản trị hiện đại
• Lean ứng dụng
• Agile
• Giám đốc kiểm toán nội bộ
• Luyện thi chứng chỉ quản lý dự án quốc tế PMP
• Luyện thi chứng chỉ quản lý chuỗi cung ứng quốc tế CSCP
• Luyện thi chứng chỉ kiểm toán nội bộ quốc tế CIA
• Luyện thi chứng chỉ quốc tế kiểm soát nội bộ CICS