Agile trong mối liên hệ với các lĩnh vực kiến thức của quản lý dự án

Quản lý dự án Agile là một trong những phương pháp quản lý dự án mới phù hợp với các dự án có tính chất yêu cầu không ổn định, nhiều rủi ro, không chắc chắn, và có thể phát sinh nhiều thay đổi trong suốt quá trình triển khai dự án. Trong mối liên hệ với các lĩnh vực kiến thức (knowledge areas) của quản lý dự án, bài viết dưới đây FMIT sẽ giới thiệu việc vận dụng các lĩnh vực dự án trong Agile thể hiện sự linh hoạt và điều chỉnh phù hợp (tailoring) về cách thức áp dụng các lĩnh vực kiến thức trong dự án. Chi tiết về chương trình có thể tìm hiểu chuyên sâu ở khóa học Quản lý dự án Agile tại FMIT.

Quản lý dự án cần áp dụng 10 lĩnh vực kiến thức một cách đầy đủ và toàn diện được xem là các nhân tố thành công quan trọng của bất kỳ dự án nào. Bao gồm như sau:

Quản lý tích hợp dự án (Project Integration Management)

Các phương pháp lặp và agile thúc đẩy sự tham gia của các thành viên nhóm dự án với tư cách là các chuyên gia trong quản lý tích hợp. Nhóm dự án xác định cách lập kế hoạch và các thành phần tích hợp với nhau thế nào.

Sự kỳ vọng về vai trò của giám đốc dự án trong quy trình quản lý tích hợp là không thay đổi với agile, nhưng việc kiểm soát về kế hoạch chi tiết và chuyển giao được ủy quyền cho nhóm. Giám đốc dự án tập trung vào xây dựng ra môi trường ra quyết định một cách hợp tác và đảm bảo nhóm có đủ năng lực để đáp ứng lại sự thay đổi. Phương pháp cộng tác này có thể thúc đẩy mạnh hơn khi các thành viên sở hữu kỹ năng rộng hơn là chuyên môn hẹp.

Quản lý phạm vi công việc dự án (Project Scope management)

Các các dự án với yêu cầu mở rộng, rủi ro cao, có nhiều sự không ổn định, phạm vi thường không được hiểu rõ ngay từ đầu của dự án và sẽ mở rộng trong quá trình dự án. Phương pháp agile chủ ý tốn ít thời gian vào xác định và đồng thuận phạm vi dự án trong giai đoạn đầu của dự án nhưng dành nhiều thời gian cho việc thiết lập quy trình để khám phá và điều chỉnh phạm vi liên tục. Nhiều môi trường với các yêu cầu phát sinh cho thấy có sự lệch giữa yêu cầu kinh doanh thực tế và yêu cầu được mô tả ban đầu. Vì thế, các phương pháp agile chủ đích xây dựng và rà soát các mẫu hình và các phiên bản chuyển giao nhằm điều chỉnh yêu cầu. Kết quả là, phạm vi được xác định và xác định lại trong suốt dự án. Trong phương pháp Agile, các yêu cầu hình thành lên backlog.

Quản lý tiến độ dự án (Project Schedule Management)

Các phương pháp thích ứng (adaptive) sử dụng vòng lặp ngắn để thực hiện công việc, rà soát kết quả, và thích ứng khi cần thiết. Những vòng lặp này đưa ra phản hồi nhanh chóng về phương pháp và sự phù hợp của kết quả, và thường biểu hiện như là tiến độ lặp (iterative) hoặc là nhu cầu (on-demand), tiến độ kéo (pull-based).

Trong các tổ chức lớn, sẽ có sự pha trộn giữa các dự án nhỏ và các dự án lớn yêu cầu lộ trình (roadmap) dài hạn để quản lý sự phát triển của các chương trình này sử dụng các nhân tố mở rộng (ví dụ, nhóm dự án, triển khai trên khu vực địa lý, luật áp dụng, sự phức tạp của tổ chức và phức tạp về kỹ thuật). Để xử lý chu kỳ chuyển giao cho các hệ thống toàn tổ chức, lớn hơn, 1 loạt các kỹ thuật sử dụng phương pháp predictive, adaptive, hoặc cả 2, có thể được triển khai. Tổ chức có thể cần kết hợp các thực hành từ nhiều phương pháp khác nhau, hoặc triển khai phương pháp đã thực hiện, và triển khai 1 số nguyên tắc và thực hành của phương pháp truyền thống hơn.

Vai trò của giám đốc dự án không thay đổi trong cách quản lý các dự án sử dụng vòng đời phát triển predictice hoặc là quản lý dự án trong môi trường adaptive. Tuy nhiên, để thành công trong việc sử dụng phương pháp adaptive, giám đốc dự án sẽ cần làm quen với các công cụ và kỹ thuật để hiểu các áp dụng chúng một cách hiệu quả.

Quản lý chi phí dự án (Project Cost Management)

Các dự án với mức độ không ổn định cao hoặc những nơi mà phạm vi công việc không được xác định đầy đủ có thể không lợi ích gì trog việc tính chi phí chi tiết vì sự thay đổi thường xuyên. Thay vào đó, các phương pháp ước tính tương đối có thể được sử dụng để tạo ra dự báo chung, nhanh về chi phí nhân công dự án, và có thể điều chỉnh khi thay đổi diễn ra. Ước tính chi tiết được dành cho lập kế hoạch ngắn hạn trong cách thức JIT.

Trong nhiều trường hợp khi mà các dự án biến đổi cao cần có ngân sách chặt chẽ, phạm vi và tiến độ thường được điều chỉnh nằm trong giới hạn ngân sách.

Quản lý chất lượng dự án (Project quality management)

Để có thể điều hướng sự thay đổi, các phương pháp agile yêu cầu các bước rà soát chất lượng thường xuyên được xây dựng trong suốt dự án thay vì đợi đến cuối dự án.

Bài học kinh nghiệm thường xuyên kiểm tra hiệu quả của các quy trình về chất lượng. Chúng tìm kiếm ra các nguyên nhân gốc của vấn đề sau đó đề nghị các thử nghiệm phương pháp mới để cải tiến chất lượng. Bài học kinh nghiệm sau đó đánh giá các quy trình thử nghiệm để xác đinh xem liệu chúng có hoạt động và nên tiếp tục hoặc điều chỉnh mới hoặc loại bỏ hay không.

Nhằm thúc đẩy việc chuyển giao tăng dần, thường xuyên, các phương pháp agile tập trung vào một lô nhỏ công việc, tích hợp nhiều thành phần của kết quả dự án có thể có. Các hệ thống lô nhỏ nhằm khám phá ra sự không nhất quán và vấn đề chất lượng từ sớm trong vòng đời dự án khi tổng chi phí thay đổi còn thấp.

Quản lý nguồn lực dự án (Project Resource Management)

Các dự án với sự biến động cao có lợi từ cấu trúc nhóm có sự tối đa tập trung và hợp tác, như là các nhóm tự tổ chức self-organizing với các chuyên gia đa kỹ năng.

Sự hợp tác nhằm dự định thúc đẩy năng suất và thúc đẩy giải quyết vấn đề sáng tạo. Nhóm hợp tác có thể thúc đẩy sự tích hợp các các hoạt động công việc rời rác, cải tiến truyền thông, tăng chia sẻ kiến thức, và tạo sự linh hoạt về phân chia nhiệm vụ và nhiều ưu điểm khác.

Mặc dù lợi ích của sự hợp tác cũng được vận dụng cho các môi trường dự án khác, nhóm hợp tác thường quan trọng với sự thành công của các dự án với mức độ biến động cao và thay đổi nhanh, vì có ít thời gian cho các nhiệm vụ và ra quyết định một cách tập trung.

Lập kế hoạch cho nguồn nhân lực và vật lý là ít có khả năng dự đoán được trong các dự án biến động. Trong những môi trường này, sự đồng thuận về cung ứng nhanh và phương pháp lean là quan trọng để kiểm soát chi phí và đạt được tiến độ.

Quản lý truyền thông dự án (Project communication management)

Các môi trường dự án với các thành phần khác nhau về tính mơ hồ và thay đổi có nhu cầu cơ bản về truyền thông tăng cao và chi tiết, thường xuyên, và nhanh chóng. Điều này đã tạo cho nhóm dự án truy xuất vào thông tin, kiểm tra nhóm thường xuyên, và collocating nhóm thành viên nhiều nhất có thể.

Hơn nữa, đưa ra các tài liệu dự án trong một cách minh bạch, và giữ sự rà soát của các bên liên quan thường xuyên là chủ đích để truyền thông với ban quản lý và các bên liên quan.

Quản lý rủi ro dự án (Project Risk Management)

Trong các môi trường biến động cao, định nghĩa, thường xảy ra sự không chắc chắn và rủi ro. Để giải quyết điều này, các dự án được quản lý sử dụng phương pháp thích ứng adaptive sử dụng việc rà soát tăng dần sản phẩm công việc và nhóm liên phòng ban để thúc đẩy chia sẻ kiến thức và đảm bảo rủi ro được hiểu và quản lý. Rủi ro được xem xét khi lựa chọn nội dung của mỗi vòng lặp, và các rủi ro cũng sẽ được nhận diện, phân tích, và quản lý trong mỗi vòng lặp.

Hơn nữa, yêu cầu là giữ cho các tài liệu được cập nhật thường xuyên, và công việc có thể là phân loại lại sự ưu tiên khi dự án triển khai, dựa và sự hiểu biết nhiều hơn về mức độ rủi ro hiện tại.

Quản lý mua sắm dự án (Project Procurement Management)

Trong môi trường agile, các nhà thầu cụ thể có thể sử dụng để mở rộng nhóm làm việc.

Mối quan hệ công việc cộng tác có thể dẫn đến một mô hình mua sắm chia sẻ rủi ro mà ở đó cả người mua và người bán chia sẻ rủi ro và lợi nhuận tương ứng trong dự án.

Với các dự án lớn có thể sử dụng phương pháp adaptive với một số kết quả và một số phương pháp ổn định cho những phần khác. Trong các trường hợp này, một thỏa thuận đồng ý như là hợp đồng dịch vụ tổng thế (Master Service Agreement) có thể được sử dụng cho sự tham gia tổng thể, với công các công việc thích ứng được đưa vào phụ lục.

Điều này cho phép thay đổi xảy ra trên phạm vi thích ứng mà không tác động vào tổng thể hợp đồng.

Quản lý bên liên quan dự án (Project Stakeholder management)

Các dự án có mức độ thay đổi cao yêu cầu sự tham gia tích cực của các bên liên quan. Để thúc đẩy sự thảo luận hiệu quả, kịp thời, và ra quyết định đúng, nhóm thích ứng tham gia với các bên liên quan trực tiếp hơn là thông qua các tầng quản lý. Thường các khách hàng, người dùng, và người phát triển trao đổi thông tin trong quy trình hợp tác sáng tạo để dẫn đến sự tham gia mạnh hơn của bên liên quan và sự hài lòng cao hơn. Sự tương tác thường xuyên với cộng đồng bên liên quan trong suốt dự án giúp giảm rủi ro, xây dựng niềm tin, và hỗ trợ điều chỉnh sớm trong vòng đời dự án, vì vậy giảm chi phí và tăng khả năng thành công cho dự án.

Nhằm thúc đẩy việc chia sẻ thông tin trong tổ chức, các phương pháp agile thúc đẩy sự minh bạch. Dự định mời các bên liên quant ham gia vào trong cuộc họp dự án và rà soát hoặc là đưa ra các tài liệu dự án trong không gian chung là để tương tác nhanh chóng có thể về bất kỳ sự lệch nào, sự phụ thuộc, hoặc các vấn đề liên quan đến thay đổi dự án.